Afinal, quando trocar de software de gestão?

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Muitos empresários não conseguem alavancar o seu negócio como gostariam por causa da deficiência de vários processos na cadeia produtiva, no setor operacional, TI, entre outros.

Se esse é o seu caso, chegou a hora de pensar em quando trocar de software de gestão, que pode ser um vilão, caso não ofereça as ferramentas essenciais para tornar a organização mais eficiente e produtiva.

O melhor sistema para realizar e integrar a gestão é justamente aquele que tem a capacidade de atender às demandas corporativas em médio e longo prazo.

Se você está perdido, neste artigo vamos chamar a atenção para alguns aspectos importantes que podem ajudar você a identificar quando trocar a sua solução de gerenciamento. Acompanhe!

Carência das funcionalidades necessárias

Ao adotar um software de gestão para o seu empreendimento, você certamente espera que ele ofereça uma plataforma completa para que seus colaboradores executem suas tarefas com o máximo de qualidade e eficiência.

Além disso, ele precisa organizar os dados e oferecer relatórios para avaliar o desempenho dos funcionários, a performance das equipes como um todo e prestar informações completas para auxiliar o gestor na tomada de decisões estratégicas para o negócio.

Se o seu sistema atual não consegue suprir essas necessidades, faça uma lista das funcionalidades que são ineficientes ou estão em falta e faça uma análise de quando trocar de software de gestão.

Custo x benefício abaixo do esperado

Quando o sistema de gestão atual gera mais gastos para empresa do que resultados, é um sinal de que algo está errado. Afinal, esse tipo de solução é justamente voltado para empresários que desejam maior agilidade com menor custo.

Em alguns casos, isso acontece devido à ineficiência das funcionalidades, como mencionado no tópico anterior, mas também pode ser um resultado de um erro na etapa de planejamento e implantação do sistema.

Procurar de imediato um substituto mais barato não é uma boa ideia. Uma ferramenta de gestão implementada às pressas acaba trazendo ainda mais problemas e dores de cabeça para gestores e donos de negócio.

No sentido oposto, esse processo precisa ser estudado de forma meticulosa levando em conta a realidade do empreendimento.

Incompatibilidade com as tecnologias em nuvem

Sim, isso é um grande problema. Grande parte das tecnologias e aplicativos utilizados para facilitar a vida de empreendedores e seus funcionários é baseada em soluções na nuvem, já incorporadas na maioria das ferramentas de gestão atuais.

Se você tem um software que não oferece compatibilidade com a nuvem, é a hora certa de modernizar o seu negócio e investir em um Enterprise Resource Planning (ERP) eficaz, que possa otimizar todos os seus processos.

Ausência de suporte técnico demonstra quando trocar de software de gestão

Se você trabalha com uma ferramenta que já não conta com um suporte técnico como antes, é sinal de que ela já está obsoleta e, portanto, precisa ser trocada por uma mais moderna que ofereça toda a assistência de que a empresa precisa.

Além disso, infelizmente existem fornecedoras de software de gestão que contam com uma comunicação de péssima qualidade em relação aos seus clientes. Sem apoio técnico, fica mais difícil capacitar suas equipes para extrair o melhor do produto e ensiná-las a utilizar seus recursos disponíveis em prol do seu trabalho.

Mas, se o sistema já está fora de uso, não adianta mesmo. Sua manutenção será mais cara e ele não será tão ágil como o da concorrência. Pense nisso!

Atraso do crescimento empresarial

Todo e qualquer empreendedor deseja fazer o seu negócio crescer e prosperar. Mas ao utilizar um software obsoleto, essa tarefa fica bem complicada.

Soluções de tecnologia voltadas para clientes corporativos promovem justamente o oposto: sistemas simples, intuitivos e que auxiliem na tomada de decisões voltadas para a expansão e crescimento do negócio.

Por isso, um software de gestão antigo não consegue auxiliar a organização a crescer, pois não conta com a escalabilidade de que o negócio precisa, além de apresentar instabilidade ao longo do uso.

Demora na atualização de informações

Uma das funções de um sistema de gestão empresarial é realizar a emissão de notas, para o controle das informações que serão disponibilizadas aos órgãos de fiscalização, para o cumprimento de suas obrigações legais como pessoa jurídica.

Quando uma ferramenta desatualizada está em operação, podem ocorrer erros nas esferas contábil e fiscal, o que pode resultar em pesadas multas para o seu negócio.

Baixo compartilhamento de informações

Sistemas mais modernos permitem que a organização trabalhe de forma integrada em todos os seus setores, elevando a produtividade das equipes, já que os colaboradores não precisam ir a outros departamentos buscar informações que já estão disponíveis no próprio software.

Um compartilhamento de informações deficiente torna a empresa vulnerável, mais lenta na execução de suas atividades e sujeita a erro humano, pois não possui a mesma precisão de um moderno sistema de gestão.

Falta de atualizações

Soluções mais antigas geralmente não permitem a adição de novas atualizações, módulos e complementos, como alterações de bugs, mecanismos de compras, logística, informações sobre produtos e processos, de engenharia, entre outros.

Se isso já ocorre na organização, é hora de mudar e buscar outro sistema de gestão que seja adequado à nova realidade corporativa e garanta a competência do seu negócio frente a concorrência.

Adquirir um novo sistema tem sim o seu custo, mas continuar a utilizar um software obsoleto pode gerar um prejuízo muito superior. Falhas nos processos de gerenciamento, de vendas e de contabilidade podem acarretar multas para a empresa, principalmente se a solução estiver desatualizada em relação à legislação vigente.

Finalmente, se o empresário perceber que suas metas e indicadores estão abaixo do esperado, isso também pode ser um sinal de alerta. Se somados aos problemas listados nos itens anteriores, é possível saber quando trocar de software de gestão para acelerar o crescimento do seu negócio.

E o seu provedor de serviços? Também se preocupa com a qualidade do software de gestão? Oferece tudo o que a empresa precisa? Se você quiser tirar quaisquer dúvidas sobre ERP e seus benefícios, entre em contato conosco!

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