A automação de processos é algo que tem se mostrado cada vez mais significativo para as empresas nos últimos anos. Independentemente do porte da organização, tem sido muito comum identificar a presença de sistemas como o seu diferencial. Mas será que você sabe de que maneira a automação pode ser útil para o seu empreendimento em especial? Ou como escolher o sistema ERP, por exemplo?

Confira então, neste artigo, tudo o que você precisa saber para identificar as principais necessidades da sua empresa e escolher as alternativas certas para transformar a automação em resultados positivos. Acompanhe!

Identifique suas necessidades

Antes de mais nada é preciso conhecer bem a sua empresa, considerando peculiaridades de cada departamento para somente então seguir em busca de soluções automatizadas.

Tudo começa com um mapeamento dos processos internos e posterior análise. Quando você conhece com riqueza de detalhes os procedimentos que fazem parte do dia a dia de seu negócio, fica muito mais fácil encontrar erros e situações que precisam de melhorias. Consequentemente, você terá maior facilidade para implementar soluções automatizadas, visando o aperfeiçoamento dos procedimentos.

Procure também, além de mapear, analisar e aperfeiçoar os processos, criar uma rotina de acompanhamento capaz de garantir que estejam sempre em dia com os interesses da gestão. A isso chamamos Otimização de Processos.

Concilie o sistema às suas necessidades, não o contrário

A etapa anterior é fundamental para que você não cometa um erro muito comum em empresas: adotar o sistema da moda e tentar se adaptar a ele.

Acredite: por mais que um sistema seja bom, e alguns deles realmente o são, de nada adianta investir em algo que não tem a ver com a realidade de seu empreendimento. Uma empresa é uma organização que pode ser constituída de diversas formas diferentes por inúmeros elementos. Isso quer dizer que aquilo que serve para determinada empresa pode não servir para outra.

Neste caso, uma vez mapeados os processos e compreendido o funcionamento de sua empresa, é hora de ir em busca das soluções em função das análises realizadas. Isso certamente garantirá eficiência e economia.

Você verá que, adotando essa postura, as opções diminuirão, mas, consequentemente, a qualidade de cada uma delas aumentará.

Procure por recursos que ofereçam dinamismo à sua gestão

Um sistema ERP capaz de aperfeiçoar a gestão de sua empresa deve ter, fundamentalmente, flexibilidade. Isso, em tempos modernos, implica em ser responsivo.

Não sabe o que significa isso? Responsividade tem a ver com a capacidade que algo tem de ser usado em diferentes tipos de plataformas, neste caso, falamos mais especificamente em dispositivos mobile.

Um sistema responsivo permite não somente que você atue na gestão de sua empresa, mas também, que o faça onde quer que esteja e da maneira mais prática possível.

Imagine ter uma reunião com um cliente ou fornecedor importante e ainda assim poder lidar com questões da rotina de trabalho da empresa via smartphone? Agora, compare essa experiência com a de alguém que precisa estar o tempo todo gerenciando o sistema do desktop. Consegue perceber o ganho na primeira situação?

Com um sistema responsivo é possível garantir agilidade nos processos, uma vez que não será preciso estar sempre presente diante do computador onde roda o sistema para trabalhar com ele.

Procure por uma alternativa que seja útil no futuro

Para trazer benefícios reais ao seu empreendimento, um sistema deve oferecer aquilo que chamamos escalabilidade. Este conceito diz respeito à capacidade que o ERP tem de expandir sua base de dados em função do crescimento da empresa.

Você não quer que seu empreendimento passe os próximos anos com a mesma estrutura que possui hoje, quer? Pois, então. Seu sistema precisa estar preparado para continuar sendo útil quando sua empresa chegar onde você deseja. Mais do que isso: ele precisa se manter útil a cada nova etapa, independentemente do que acontecer nela.

Dessa forma, é preciso que o sistema tenha a capacidade de crescer da mesma maneira que sua empresa cresce. Assim, o ERP adotado deve reunir condições para comportar a maior quantidade de informação e seguir como um diferencial para a gestão, oferecendo qualidade e garantindo segurança.

Não se esqueça de considerar a assistência técnica ao escolher o sistema ERP

Trabalhar com sistemas exige também qualificação da equipe que presta esse tipo de serviço. Imagine se você tem algum tipo de contratempo na gestão de seu empreendimento e o ERP simplesmente falha. Neste caso, se você não tiver à sua disposição pessoas qualificadas para contornar a situação, é bem provável que sua empresa perca dinheiro.Sendo assim, é preciso contar com profissionais capazes de resolver o problema. É hora de entrar em cena o time de suporte.

Procure por empresas que ofereçam como diferencial um bom suporte técnico para seu serviço, de preferência que estejam disponíveis além do horário comercial. Além disso, é importante que você tenha como entrar em contato com esses profissionais de maneira fácil, seja através do telefone ou então via internet.

Uma maneira de avaliar isso é na maneira como a empresa oferece o serviço. Empresas que investem no suporte técnico costumam apresentar isso como diferencial.

Avalie a relação custo x benefício

Por fim, é fundamental destacar que nem sempre o sistema mais caro representa o melhor investimento, muito embora, quando pensamos em longo prazo, é evidente que investir em um produto ou serviço sem boa qualidade pode representar uma série de gastos desnecessários e prejuízo para a empresa.

Sendo assim, o que fazer? Neste caso é preciso agir com prudência. Jamais deixe de analisar as diferentes opções disponíveis. Elementos como os diferenciais que cada empresa oferece, adequação aos seus interesses, entre outros, são fundamentais para que você faça sua melhor escolha. Entre esses elementos também está o preço, mas este deve ser considerado em função de todos os outros.

Lembre-se: ao escolher o sistema ERP de maneira correta você garante um reforço e tanto para o futuro de seu empreendimento, portanto, faça com cuidado.

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