O que é Business Process Management?

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Você já ouviu falar em Business Process Management (BPM)? Mesmo que desconheça o conceito, fique tranquilo. Esse termo não é tão famoso como outras metodologias de gestão e há muita gente que ainda não conhece o assunto. O BPM, porém, vem ganhando importância e as empresas que aderiram à prática se destacaram no mercado.

Em bom português, podemos traduzir BPM como Gerenciamento de Processos de Negócio. Em linhas gerais, trata-se de um conjunto de ferramentas e estratégias que foca no aprimoramento dos processos internos, visando tornar as organizações ainda mais competitivas e eficientes.

Ficou interessado no tema? Então, continue a leitura deste artigo. Vamos explicar o que é BPM, quais as principais vantagens para quem utiliza essa metodologia e suas diferenças frente a outras estratégias de gestão. Boa leitura!

Afinal, o que é Business Process Management?

O BPM nasceu a partir do princípio de que uma empresa precisa conhecer melhor a si mesma para crescer e se diferenciar entre os concorrentes. É uma metodologia criada para entender a fundo todos os processos que são executados dentro de uma corporação.

Assim, pode-se mensurar tais processos, analisá-los e, com isso, gerenciá-los da melhor forma possível.

Para entender bem o que é BPM, vamos fazer uma comparação: nNa sua empresa os gestores monitoram o fluxo de caixa, não é verdade? As planilhas detalham os gastos, os fornecedores e o faturamento da empresa.

Com base nessas informações, os gestores identificam gargalos e oportunidades de melhorias para definir as estratégias mais assertivas, que maximizem os resultados.

O BPM faz algo parecido, mas focado nos processos internos. O objetivo é conhecer cada processo a fundo. Dessa forma, percebe-se onde estão os erros, o que pode ser melhorado e quais processos são realmente eficientes.

Quais as vantagens do BPM

O Business Process Management nasceu para expor a realidade de como os processos são executados. Tais informações viram matéria-prima nas mãos dos gestores, que se baseiam nelas para traçar estratégias.

Com o BPM funcionando de maneira adequada, a empresa observa diversos benefícios e impactos positivos na rotina dos funcionários. Abaixo, destacamos alguns dos principais. Acompanhe:

  • oferece mais transparência em cada etapa de todos os processos da empresa. Com mais clareza, os funcionários entendem melhor os propósitos do trabalho;
  • permite à diretoria ter domínio detalhado sobre o que acontece na prática. Isso porque o BPM mapeia as ações da empresa e deixa muito mais fácil tomar decisões estratégicas;
  • aumenta a produtividade e reduz custos. Afinal, os processos formam o coração de qualquer empresa. Quando funcionam bem, tudo flui melhor e o caixa agradece;
  • aprimora a elaboração de relatórios. Ao rastrear os processos, o BPM permite que os diretores recebam relatórios e análises com mais velocidade e precisão.

Como implementar um BPM na prática

Agora que você entendeu bem o que é BPM e as vantagens de aplicá-lo, vamos iniciar uma seção para explicar como sair da teoria e passar para a prática. Este tópico mostra as principais etapas para a empresa ter sucesso na implementação do Business Process Management.

Definição da equipe de trabalho

Neste ponto, o objetivo é destacar dentre os funcionários aqueles que serão os responsáveis em ajudar no processo de implementação do BPM. É importante que os nomes escolhidos para a equipe realizem e trabalhem diariamente nos processos.

O conhecimento prático dos colaboradores é fundamental para detalhar a rotina e escrever o passo a passo de cada processo com precisão. Só com profissionais capacitados é que o BPM funcionará da forma correta.

Identificação dos processos

Essa é a etapa mais “mão na massa” de todas. O grupo de trabalho vai debruçar-se sobre a rotina da empresa e apontar quais os processos que a empresa realiza diariamente.

Cabe ressaltar também a importância em citar aqueles processos não-formais, ou seja, que são realizados mesmo sem serem planejados e que muitas vezes ficam “escondidos” na rotina.

Durante a etapa de identificação, é vital sublinhar os indicadores de desempenho utilizados, quais as tecnologias (softwares, hardwares, soluções em cloud e outras ferramentas) adotadas no dia a dia e as atribuições/responsabilidades de cada funcionário.

Análise e proposição de melhorias

Com os processos identificados e descritos, chegou a hora de obter conclusões com o trabalho realizado. É uma fase de extrema importância.

O objetivo é entender quais os problemas existentes em cada um dos processos, onde é possível melhorar a rotina e quais as áreas com mais oportunidades. Pode ser, por exemplo, a tecnologia da informação, a jornada de vendas ou a contratação de novos colaboradores.

Diante dessa análise, os gestores poderão tomar as melhores decisões para aprimorar a produtividade da empresa. A boa gestão só é possível quando os gestores conhecem bem a organização.

Automatizar as tarefas

Depois da etapa de análise, chegou a hora de descobrir quais processos podem ser automatizados. Um exemplo comum é na gestão de e-mails: muitos serviços disponibilizados na internet permitem que você responda mensagens automaticamente.

Dessa forma, não é necessário destacar um funcionário para realizar essa tarefa. Assim como o e-mail, existem outros processos realizados por humanos, mas que podem começar a ser executados por sistemas informatizados.

Com essa estratégia, você deixará sua equipe de trabalho focada em funções que exigem mais criatividade e que geram valor para a empresa. Tarefas repetitivas são para computadores, não colaboradores.

Qual a diferença entre ERP e BPM

Ao longo deste artigo você deve ter feito a seguinte pergunta: será que preciso de BPM se já trabalho com ERP (Enterprise Resource Planning)? A resposta é sim. Na verdade, os dois conceitos andam sempre de mãos dadas.

O BPM foca na organização e melhoria dos processos, enquanto o ERP tem como missão concentrar e reunir todas as informações e dados da empresa, aprimorando a comunicação e o fluxo dos processos.

Perceba a complementaridade entre as duas estratégias: na prática, o ERP torna-se a melhor ferramenta para maximizar as vantagens do BPM.

Para uma gestão moderna, o Business Process Management tornou-se uma arma fundamental de diferencial competitivo. O BPM é realmente uma metodologia poderosa e traz benefícios incríveis às empresas, por isso não deixe de implementá-la também na sua organização.

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