Como sistemas integrados de gestão ajudam no controle de distribuição?

Os sistemas integrados de gestão — mais conhecidos como ERPs — foram responsáveis pela modernização das atividades corporativas e industriais nos últimos anos. Por meio da automatização e da centralização de ferramentas gerenciais, aumentou-se bastante a eficiência e a produtividade nos negócios em departamentos chave, como o controle de distribuição.

Hoje em dia, esses sistemas trazem soluções para todos os setores de uma empresa desde a logística até o relacionamento com o cliente. Obviamente, tornaram-se aliados essenciais para ganhar vantagem competitiva em um mercado cada vez mais disputado. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe!

O que são sistemas integrados de gestão?

Os sistemas integrados constituem uma categoria de softwares voltados para a solução de problemas de gestão corporativa de maneira global, atingindo vários setores. Com o desenvolvimento da tecnologia B2B, várias empresas criaram softwares específicos para determinados departamentos, como o marketing, o RH, as finanças etc.

Isso acabou trazendo um desafio: os colaboradores precisavam trabalhar com várias janelas simultaneamente. Por consequência, o tempo gasto com transição de telas e transmissão de dados entre os softwares gerava uma perda de produtividade significativa. Além disso, o custo com a infraestrutura de hardware aumentava, pois era necessário usar computadores e servidores mais potentes para lidar com as exigências de cada programa.

Então surgiram os sistemas integrados, que reuniam funcionalidades para os mais diversos setores no mesmo software. Inicialmente, eles integravam áreas parecidas, como era o caso do Customer Relationship Management, com ferramentas para o marketing e para as vendas.

Felizmente, a tecnologia se desenvolveu bastante e começaram a surgir soluções completas, que atingiam praticamente todos os setores das empresas, como:

• marketing;
• vendas;
• desenvolvimento de produtos;
• recursos humanos;
• logística;
• cadeia de suprimentos;
• finanças e contabilidade.

Eles foram denominados ERPs (Planejamento de Recursos Empresariais, em português), mais popularmente conhecidos como sistemas integrados de gestão empresarial. Assim, na mesma plataforma, você tem vários módulos com ferramentas específicas para cada setor, que já vêm integradas em um banco de dados unificado. Portanto, há maior agilidade e menor chance de erros.

Como eles ajudam no controle de distribuição?

As relações de controle de distribuição são bastante complexas, pois incluem desde as etapas mais precoces da produção, como o contato com os fornecedores, até a entrega do produto para o cliente final. Por isso, um bom sistema é essencial, preferencialmente com muitas ferramentas automatizadas para reduzir o trabalho manual. A seguir, vamos falar de algumas delas.

EDI

O EDI é uma sigla para Electronic Data Interchange. Ele é capaz de conectar o seu sistema ERP com o do seu fornecedor para trocar dados relevantes. Assim, dentro do próprio software, você consegue fazer um pedido para os seus fornecedores a fim de adquirir insumos e produtos. No módulo de vendas, ele pode enviar para você a fatura e as informações sobre a entrega.

A troca de dados também pode ser realizada entre clientes internos, isto é, um setor tem a capacidade de solicitar informações a outro dentro do ERP. Essa comunicação facilitada permite reduzir o tempo de entrega e, portanto, da produção, resultando em mais eficiência e lucratividade.

Controle de estoque

Outra ferramenta essencial é o controle de estoque automatizado e integrado. Assim que um produto chegar na sua empresa, os funcionários poderão registrá-lo imediatamente no software usando funcionalidades interessantes, como categorização e etiquetagem para deixar o estoque mais organizado. Automaticamente, será gerada a nota fiscal de entrada, que ficará disponível logo em seguida para que a contabilidade faça suas transações fiscais.

Depois disso, cada movimentação também pode ser registrada: do estoque para as prateleiras e das prateleiras para o caixa de vendas. Assim que um cliente efetuar o pagamento, será dada a baixa automática no estoque.

Gestão de frotas e entregas

Outra função muito importante é a gestão de frotas. As empresas e indústrias geralmente precisam contar com uma distribuição eficaz para o cliente, garantindo que o frete seja rentável e eficaz em vez de representar um gasto para a empresa. Isso é possível por meio de um SCM, ou seja, um Módulo de Gestão de Cadeia de Suprimentos.

Nele, você cadastra todos os seus veículos ou distribuidores terceirizados, registrando o que foi enviado em cada remessa e as atualizações do status do pedido. Em um sistema ideal, essas informações também são enviadas para o cliente automaticamente. Além disso, você poderá gerenciar os gastos com contração, combustíveis, manutenção de veículos etc.

Quais são as vantagens de um sistema integrado?

As vantagens de um sistema integrado são assunto de livros inteiros da área de gestão. Entre elas estão: melhor tomada de decisões, agilidade, aumento da lucratividade, maior satisfação dos colaboradores, melhor comunicação com o cliente, maior produtividade, menor taxa de erros etc. Falamos sobre algumas delas brevemente nos itens anteriores, mas agora focaremos em duas, essenciais para o controle de produção.

Informação em tempo real

Para o controle de distribuição, talvez esse seja o benefício mais importante. Afinal, além da possibilidade de alimentar o sistema com dados de diversas fontes, a utilização de um banco de dados unificado permite que toda a movimentação feita na cadeia de suprimentos seja percebida instantaneamente e registrada no sistema.

Por exemplo, quando um produto chega do fornecedor, o setor de vendas é notificado assim que ele é registrado. Com isso, um colaborador pode ligar rapidamente para um cliente informando sobre a entrega. Da mesma forma, na hora de tomar uma decisão importante, todas as informações sobre métricas, indicadores, clientes e operações estarão na palma da mão com os dados mais atualizados.

Redução de custos

Como muitas tarefas de integração manual são automatizadas, a necessidade de contratar mais pessoal à medida que o negócio cresce é menor — o que reduz os custos. Além disso, como algumas tarefas que antes demoravam horas para serem concluídas são realizadas em segundos, você pode focar todo o seu esforço diretamente na otimização da fabricação dos seus produtos, diminuindo os gastos com atividades secundárias.

Como implementar um sistema integrado de gestão no seu negócio?

Implantar um sistema ERP não é uma tarefa difícil atualmente, visto que há fornecedores e consultores especializados que cuidam de todas as etapas, como:

• mapeamento de capacidade: os especialistas fazem um diagnóstico completo tanto da sua infraestrutura de TI quanto do nível de conhecimento dos seus funcionários para lidar com a nova ferramenta. A partir disso, conseguem avaliar o que é preciso melhorar para a estratégia ter sucesso;
• treinamento e capacitação: o primeiro passo é informar a todos os colaboradores sobre a ferramenta e verificar resistências. Depois disso, busca-se um treinamento personalizado conforme as necessidades individuais. Um erro muito grande em relação à implementação é não preparar as equipes tanto cognitiva quanto emocionalmente para os desafios de um ERP;
• instalação do software: essa etapa deve ser muito bem planejada para evitar que haja uma parada de operações significativa na sua empresa. Um bom fornecedor geralmente cria um plano de implementação que é discutido com os gestores e se adapta perfeitamente ao dia a dia do negócio.

Portanto, os sistemas integrados de gestão se tornaram uma ferramenta indispensável nos negócios atualmente. Estamos vivendo na era da Transformação Digital e da Indústria 4.0, na qual o acesso e a gestão de informações se tornaram imprescindíveis para aumentar a eficiência, importantíssima para ganhar vantagem competitiva.

Quer saber mais sobre como fazer uma boa gestão de desempenho e produtividade por meio de dicas simples e práticas? Então, não deixe de conferir o nosso post sobre o assunto!