Sistema ERP: 10 formas de otimizar a força de trabalho do seu time

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No atual mundo dos negócios, é difícil apontar uma ferramenta ou tecnologia com impacto tão positivo na rotina de uma empresa quanto o sistema ERP. De maneira prática — e trazendo ganhos visíveis —, o sistema ERP é capaz de trazer melhorias a todos os processos nos quais é utilizado, independentemente do setor ou tamanho da organização.

Dois dos principais benefícios do sistema ERP são o aumento da produtividade e a capacidade de otimizar trabalho. Confira algumas das maneiras pelas quais o ERP consegue fazer isso com maestria em trabalhos simples ou mais complexos.

1. Facilita o trabalho dos colaboradores

É inquestionável que o ERP melhora a produtividade organizacional, facilitando o trabalho dos colaboradores. Um funcionário que trabalha enfrentando uma rotina repleta de processos ineficientes tende a trabalhar insatisfeito e desmotivado a cumprir suas funções. O sistema ERP, por ser mais simples, prático e rápido, torna o colaborador mais produtivo e mais interessado em realizar um trabalho mais satisfatório, visando o sucesso da empresa em que ele trabalha.

2. Melhora a comunicação

O sistema ERP melhora a comunicação ao permitir alertas de fluxo de trabalho, procedimentos consistentes e notificações imediatas sempre que houver necessidade.

Isso significa que os processos não são prejudicados por uma falta de alinhamento de informações entre interessados ou demoras provocadas pela não comunicação entre os sistemas.

Quando há uma nova informação ou mudança no andamento do trabalho, o sistema ERP notifica as partes interessadas, acelerando todos os processos.

3. Elimina trabalhos pouco produtivos

Muitas horas de trabalho são jogadas fora todos os anos por conta de tarefas simples que geram pouco valor, tais como preenchimento de faturas, arquivamento de documentos e preenchimento manual de relatórios, por exemplo.

Com uma solução de ERP criada especificamente para o seu negócio, tarefas que não agregam valor podem ser automatizadas e simplificadas, ou até mesmo eliminadas. Isso significa mais tempo para tarefas produtivas que beneficiam diretamente à organização.

4. Conduz a melhores tomadas de decisões

Quando uma organização não utiliza um sistema ERP, seus funcionários precisam tomar decisões com base apenas nas informações imediatamente disponíveis e no bom senso. Mesmo que esse processo não automatizado possa, às vezes, render bons resultados, decisões tomadas com embasamento precário ou insuficiente podem se tornar mais e mais frequentes.

A utilização de um sistema ERP elimina esse tipo de risco, pois as informações são disponibilizadas quase em tempo real e organizadas de modo adequado. Então, em vez de decisões tomadas de modo aleatório ou sem muita certeza, as empresas passam a ter um controle maior e mais preciso do processo decisório, graças à riqueza de informações disponíveis de maneira rápida, ordenada e clara.

5. Traz consistência aos processos

Quando as empresas utilizam diferentes soluções e processos, é difícil manter um padrão entre todos os sistemas. Dados podem ser incluídos mais de uma vez, informações podem divergir e os processos gastam muito mais recursos e demandam mais trabalho e, portanto, mais tempo.

Quando um sistema ERP substitui várias soluções distintas, é possível fazer com que os processos sejam mais consistentes e falem melhor entre si. Com isso, a necessidade de ajustes diminui; as informações ficarão disponíveis de maneira uniforme a todos os interessados, ao mesmo tempo; e as decisões serão tomadas com base em um entendimento compartilhado dos dados presentes no sistema.

Com isso, mais tempo é destinado ao aumento da produtividade.

6. Aumenta a eficiência nos processos

Um sistema ERP elimina processos repetitivos e reduz consideravelmente a necessidade de inserir informações manualmente. O sistema também simplifica processos de negociações e torna a coleta de dados pelas empresas interessadas mais fácil e eficiente.

7. Faz com que as informações sejam devidamente integradas

Em vez de ter informações distribuídas em vários bancos de dados diferentes, com o sistema ERP todos os arquivos e documentos estarão localizados em um único local. Os dados também podem ser facilmente atualizados e corrigidos para manter a consistência dos processos.

8. Torna a emissão e a análise de relatórios mais simples

O sistema ERP facilita a emissão de relatórios, além de permitir que eles sejam personalizados de acordo com a necessidade de cada colaborador ou com a etapa do processo. Com recursos aprimorados, sua empresa pode atender a complexas solicitações de dados de maneira mais ágil. Os usuários também podem extrair seus próprios relatórios sem precisar mobilizar o setor de TI.

9. Promove melhorias no atendimento ao cliente

É mais fácil fornecer um serviço de alta qualidade ao cliente usando um sistema ERP. As equipes de vendas e serviço de atendimento ao cliente podem interagir melhor com os compradores e aprimorar o relacionamento e a imagem da marca diante desse público. Isso é possível por meio do acesso mais rápido e preciso às informações de cadastro e compras anteriores.

10. Aumenta consideravelmente a segurança das informações

Uma solução ERP irá melhorar a precisão, a consistência e a segurança dos dados. As restrições ao acesso às informações confidenciais são otimizadas por meio de diferentes perfis de acesso.

Entendendo melhor o que é o sistema ERP

A sigla ERP, que em português quer dizer planejamento de recursos empresariais, refere-se aos sistemas e pacotes de software utilizados pelas organizações para gerenciar as atividades diárias envolvendo negócios, tais como contabilidade, contratos, gerenciamento de projetos e aspectos logísticos.

O sistema ERP “amarra” e define uma infinidade de processos de negócios e permite o fluxo de dados entre eles. Ao coletar as informações transacionais compartilhadas de várias fontes em uma empresa, essa solução elimina a duplicação de dados e faz com que eles tenham uma origem unificada.

Atualmente, os sistemas ERP são essenciais para gerenciar milhares de negócios em todo o mundo, de todos os tamanhos e em todos os nichos. Para essas empresas, o ERP é tão indispensável quanto a eletricidade que mantém suas máquinas funcionando.

A ideia é otimizar o trabalho em toda a empresa e, por consequência, fazer com que seu negócio se torne mais lucrativo? Um sistema ERP é a solução indispensável para essa finalidade.

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