Saiba como implementar compliance na empresa

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Adequar os processos internos do seu negócio às normas estabelecidas para a certificação ISO, manter a conformidade fiscal e contábil e obedecer às leis trabalhistas são apenas algumas atividades que o empresário precisa manter em dia. Para executá-las com eficiência, implementar compliance na empresa é fundamental.

Se você ainda não conhece esse conceito, mas busca sempre inovar e deseja se destacar no mercado pela transparência e ética do seu negócio, o artigo de hoje foi feito para você. Acompanhe!

O que é compliance?

Trata-se de uma palavra em inglês e significa “estar em conformidade”. Ou seja, na prática, essa função é utilizada para manter controles internos e externos dentro das políticas e diretrizes da organização.

Implementar compliance na empresa é assegurar que ela está cumprindo à risca todos os padrões dos órgãos de regulamentação, nas esferas fiscal, ambiental, contábil, previdenciária, financeira, jurídica e ética.

Como implementar compliance na empresa alinhado à sua missão e valores?

Quando esse conceito chegou ao Brasil, no início dos anos 90, o compliance era adotado nas instituições bancárias como sinônimo de adequação e idoneidade jurídicas.

Com o passar do tempo, companhias de outros setores da economia perceberam que era possível adequar esse conceito e estendê-lo a outros procedimentos de conformidade, envolvendo estratégias de gestão de pessoas, metodologias de trabalho e processos internos. Isso enriquecia, consolidava e agregava valor à organização.

Para adotar compliance em seu negócio, é importante impulsionar as ações para a criação de programas de monitoramento e prevenção, em conjunto com seus stakeholders (pessoas de interesse), como fornecedores, parceiros comerciais, colaboradores, gestores e clientes.

A sinergia de todos os envolvidos com as regulamentações, normas e controles internos representa maior qualidade e confiabilidade na sua atividade empresarial, redução de custos (com multas, punições e penalidades judiciais) e a consolidação da sua marca no mercado, tendo como principais características a seriedade e a ética.

Quais são os principais objetivos e responsabilidades do compliance na organização?

O compliance pode influenciar positivamente os processos de sua empresa. Acompanhe a seguir seus principais objetivos e responsabilidades:

  • analisar e avaliar de forma meticulosa os riscos operacionais;
  • gerenciar controles internos em todas as áreas do negócio, garantindo a sinergia entre os processos;
  • desenvolver procedimentos de melhoria contínua para adequação às normas ligadas ao seu segmento de trabalho;
  • prevenir fraudes (contábeis e fiscais, principalmente);
  • monitorar constantemente a segurança da informação, visando proteger seus dados sigilosos;
  • realizar auditorias para corroborar a lisura do negócio;
  • trabalhar na elaboração de procedimentos de conduta e desenvolver uma política de compliance integrada com a cultura organizacional.

Quais os benefícios de um programa de compliance para a empresa?

São várias as vantagens obtidas com a implementação do compliance no negócio. Veja algumas:

  • aumento da credibilidade e confiabilidade da marca por parte de fornecedores, clientes, investidores e todas as pessoas físicas ou jurídicas que venham a ter relações com a companhia;
  • vantagem competitiva para empresas que buscam mercados externos;
  • maior qualidade e eficiência nos produtos e serviços prestados;
  • aumento da governança corporativa;
  • prevenção de multas e sanções perante órgãos governamentais e de regulamentação.

Como criar um setor de compliance?

1. Procure um especialista

Para implementar compliance na empresa com sucesso, é necessário contar com um profissional que tenha amplo conhecimento no tema (especialmente em normas e leis regulatórias ligadas às atividades do empreendimento).

É importante que o compliance officer tenha autonomia e acesso direto a gestores e pessoas do alto setor da companhia. Advogados, auditores ou empresas de consultoria são boas escolhas para auxiliar na criação e implantação do programa.

2. Faça a análise de riscos

De acordo com a Lei Anticorrupção, o compliance deve ser ajustado de acordo com a realidade de cada empreendimento.

Por exemplo: uma organização que participa constantemente de licitações com o governo está sujeita a maiores riscos do que outra que trabalha apenas com o setor privado.

Para fazer uma análise de riscos efetiva, mapeie quais setores do seu negócio têm relações com o governo e agentes públicos. Quanto maior a interação, mais rígido deverá ser o seu programa de compliance.

3. Estabeleça um novo código de ética

Após a realização das etapas anteriores, é hora de implantar ou revisar o código de ética da sua empresa.

Esse documento deve ser o mais detalhado possível, incluindo recomendações práticas para os colaboradores e as penalidades às quais estão sujeitos, caso descumpram as regras.

É importante que esse código seja divulgado de forma ampla e esteja acessível a todos os funcionários.

4. Crie um setor de fiscalização

De nada adianta seguir todos os passos acima se a companhia não contar com um setor que fiscalize se todas as normas e procedimentos estão sendo cumpridos corretamente.

Esse setor também deve fazer a apuração de possíveis denúncias de irregularidades e se manter aberto por meio de um canal, para que os próprios colaboradores possam comunicar eventuais desvios de conduta, sem ameaças nem represálias.

5. Treine seus colaboradores

Tão importante quanto os passos acima é o treinamento dos funcionários para efetuar a mudança na cultura corporativa. É isso que vai evitar um comportamento duvidoso de um profissional que pode levar a marca a ter o seu nome manchado no futuro.

Para que o compliance seja adotado e passe por aperfeiçoamento constante, o empresário deve adotar o programa como uma das prioridades da empresa.

Quais os principais parâmetros para garantir a eficácia do compliance?

Algumas medidas são essenciais para que a adoção do compliance obtenha êxito. Confira a seguir:

  • promova a transparência da alta administração até o chão de fábrica, fomentando condutas éticas e endossando os processos de compliance;
  • demonstre a todos os colaboradores os benefícios dessa nova política e elimine falsos conceitos para obter maior apoio;
  • estabeleça metas realistas para a redução de riscos;
  • dê voz e vez a seus funcionários por meio de um canal de denúncias, para que problemas sejam detectados, reportados e resolvidos;
  • estabeleça métricas para o setor e promova melhorias contínuas.

Em geral, as companhias brasileiras ainda relutam em implementar compliance na empresa, pois muitas ainda preferem remediar em vez de prevenir problemas. Se você deseja ver seu negócio crescer, prosperar e gerar alta confiança no mercado interno e externo, adote esse programa sem medo e veja os resultados!

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