Como os relatórios de ERP ajudam no controle financeiro da empresa?

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Um bom controle financeiro deve ser realizado com a ajuda de ferramentas de automação integradas, capazes de fornecer dados confiáveis e fazer apontamentos relevantes que ajudem na tomada de decisão.

Por isso, é fundamental contar com um software ERP alinhado às estratégias do negócio e que seja parametrizado com relatórios e informações gerados por todos os departamentos da empresa.

O objetivo deste post é mostrar como um software de gestão ERP pode contribuir para uma gestão financeira focada em resultados e quais são os aspectos influenciados pela utilização de uma ferramenta de automação na empresa.

Como a tecnologia pode ajudar as empresas na atualidade?

Quando uma empresa sobrevive aos assombrosos primeiros anos — pesquisas apontam que a maioria não ultrapassa de 3 a 5 anos de vida devido às falhas nos processos e na gestão — é sinal de sucesso. Isso indica que um crescimento poderá ser identificado ao longo da trajetória.

Mas como em todo negócio, o crescimento deve ser sustentado pelo controle financeiro e pela visão geral dos processos inerentes. Quando isso não acontece há sérios riscos de o negócio ser afetado pelo descontrole e começar a gerar prejuízo em vez de lucro.

A inovação tecnológica chegou para proporcionar às empresas melhores condições de gestão e total suporte nas atividades que envolvem os principais departamentos — financeiro, fiscal, vendas, RH, atendimento ao cliente, faturamento etc.

Para evitar intercorrências negativas, um dos caminhos naturais percorridos por empresas que desejam ter melhor e maior controle, o ideal é usar a tecnologia a favor da lucratividade e implementar um sistema alicerçado por um software ERP.

O que é o ERP?

Do inglês Enterprise Resource Planning ou algo como Planejamento de Recursos da Empresa no Brasil, o ERP pode ser compreendido como um integrador das diversas atividades e operações executadas diariamente em todos os departamentos integrados pela solução.

O uso do ERP estimula a centralização e a padronização, uma vez que os departamentos passarão a subsidiar informações uns dos outros, o que incentiva todos ao cumprimento de cada etapa para evitar que um gargalo se instaure ao final do processo.

Se um departamento deixar de gerar as informações em tempo hábil, será possível detectar a falha, corrigi-la a tempo e promover um diálogo interno para fortalecer a ideia do trabalho coletivo.

Um sistema de gestão ERP é dividido por módulos setorizados que, quando agrupados e integrados, produzem conteúdo informativo alimentando a base de operação em um ritmo cíclico.

Cada um dos módulos operando ativamente produz as informações e reproduz ao próximo departamento para dar continuidade até chegar ao destino final — as mãos do cliente ou o arquivo documental da empresa.

Veja alguns dos principais módulos:

Como os relatórios ERP estão influenciando o controle das finanças?

Um relatório existe para agrupar um conjunto de informações e apresentar resultados de períodos determinados conforme o que se deseja analisar ou mensurar. Um sistema ERP permite a emissão de diversos tipos de relatórios com finalidades distintas.

Tudo o que fizer referência ao desempenho da empresa — relacionado a projetos, produção ou gestão de pessoas — cedo ou tarde terá resvalo no controle das finanças, independentemente se estivermos falando de um saldo positivo ou negativo.

Dessa forma, muitos são os ganhos com a utilização de um ERP para melhorar o controle financeiro. A visualização comparativa abre leque para uma série de providências que devem ser tomadas tão logo sejam realizados os apontamentos.

Veja como os relatórios influenciam o controle financeiro e quais são as vantagens para a empresa que usa esse tipo de software!

Integração das informações de todos os setores

Citamos a integração desde o início deste post e sem ela não será possível otimizar os processos e obter informações centralizadas. Um bom software garante um caminho transparente das informações com deságue progressivo nos departamentos envolvidos.

Geração de relatórios mais acessíveis

A tecnologia avançou e os relatórios que antes eram robustos e de difícil entendimento ganharam uma nova roupagem. A parametrização permite ajustar os módulos para fornecer informações de acordo com a necessidade do momento.

O acesso tornou-se ainda mais fácil e qualquer um que tenha permissão para a operacionalização está apto a emitir os relatórios conforme a solicitação. Com um bom treinamento, um sistema de ERP é capaz de auxiliar até nas tarefas diárias.

Maior controle dos prazos de pagamento

Depois da aquisição de um ERP o controle dos prazos de pagamento será mais fácil e organizado. O software deve ser programado para apresentar as datas de vencimento em ordem adequada ao trabalho dos profissionais do departamento financeiro.

Atividades como contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária e baixas de títulos apresentam maior facilidade de controle pela conexão dentro do próprio sistema e contribuem para um melhor acompanhamento do fluxo de caixa.

Muitos sistemas dispõem de comunicação direta com o Banco de operação da empresa, o que possibilita a geração de arquivos de remessa e de retorno, além de posterior baixa automática quando os títulos forem compensados.

Automatização das informações

Informações automatizadas eliminam ou minimizam consideravelmente a morosidade dos trabalhos manuais e o retrabalho. Essa é uma prática que eleva o motivacional da equipe e melhora o desempenho individual.

No caso de finanças, por exemplo, as baixas manuais darão lugar às automáticas, minimizando os riscos de erros e de cobranças indevidas. O pagamento de juros e de multas por esquecimento deixará de existir se o ERP dispuser de um sistema de alertas.

Garantia de mais segurança dos dados

As planilhas eletrônicas são boas ferramentas, mas não garantem que os dados estejam seguros ou que não se perderão caso o arquivo seja corrompido. Uma empresa em crescimento carece de um sistema que acompanhe a evolução.

Como um ERP esse risco não existe. Afinal, todas as informações geradas, além de serem armazenadas no software, sofrem backups contínuos que podem ser programados de acordo com o planejamento da empresa.

Melhoria no controle e na análise do ROI da empresa

O ponto alto de um software ERP está na possibilidade de levantar informações verídicas para a análise do ROI. Os dados extraídos do sistema darão maior credibilidade ao cálculo e ao resultado obtido.

É o momento de saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo, comparando o que foi investido com a receita e os custos — a apuração dessa equação norteará os passos futuros da gestão rumo a uma saúde financeira equilibrada e livre de grandes embaraços.

Como você pôde perceber, contar com um software de gestão ERP não apenas ajuda no controle financeiro, mas promove maior agilidade e praticidade na execução de tarefas de rotina, garantindo mais eficiência e aumento de tempo da equipe para a realização de outras tarefas.

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