Nos primeiros meses da empresa, o gestor pode até controlar os seus processos através de simples planilhas e anotar tudo no papel. Mas, conforme ela vai crescendo, surgirá a necessidade de fazer um upgrade das ferramentas que ele utiliza para garantir a eficiência da equipe e a qualidade dos serviços prestados. Nessa hora, os softwares de gestão empresarial surgem como importantes aliados.
Mas quanto custará para o negócio contar com todos os benefícios gerados pelo ERP? O custo depende do tamanho da empresa e da quantidade de usuários que o utilizará, bem como de customizações. A seguir, listamos os principais fatores que influenciam no valor total da implementação do software, que certamente lhe ajudarão no processo de avaliação:
O porte da empresa e a quantidade de usuários
No mundo corporativo, todas as empresas são diferentes, mesmo que seja num único aspecto. Logo, nem sempre há a necessidade de um gestor adquirir todos os módulos que compõem um pacote ERP. Uma fábrica de médio porte que atua a cinco anos no mercado, por exemplo, exige mais complexidade do que uma pequena empresa que iniciou suas atividades a seis meses.
O grande benefício do ERP é que a organização pode pagá-lo de acordo com o número de usuários simultâneos e o nível de acesso que cada um deles exigirá do sistema. Há ainda as licenças para “usuários leves” – aqueles que têm acesso limitado ao sistema, que normalmente custam algumas centenas de dólares. Recomenda-se que o gestor busque soluções implantadas modularmente de acordo com a necessidade atual e adicionadas conforme o crescimento dos negócios.
A implementação
O custo real de um ERP é influenciado por diversos fatores, como o tamanho da empresa, o volume aguardado de transações, o número de integrações de terceiros e a complexidade da implementação. Quanto ao custo desta, devemos calculá-lo com base nos serviços contratados para que ela ocorra. Quanto menos a empresa depender de fornecedores externos, menores serão os custos de implementação.
As personalizações
Poucos sistemas ERP podem ser usados logo após a sua implementação. Isso porque, antes de ser incorporado ao fluxo de trabalho da equipe, ele precisa passar por uma personalização. A quantidade de programação, bem como de testes e treinamentos, vai depender das atividades do negócio. Para facilitar essa personalização, inúmeras empresas já oferecem aplicações sob medida, que se adequam às necessidades de processos de negócios específicos.
O custo total do software
Para calcularmos o custo total de um ERP, devemos levar em consideração fatores como licenças, personalizações, manutenções do software e treinamentos com os colaboradores. Nele, também são abordados os gastos com sistemas de backup, servidores e refrigeração, que serão instalados num espaço físico na empresa. Contudo, quando o software de gestão empresarial é hospedado na cloud computing, todos os custos com infraestrutura e equipe de TI são eliminados, já que ele rodará num ambiente virtual e será monitorado pelo seu provedor.
Compreendeu os custos envolvidos numa implementação ERP? Caso ainda tenha alguma dúvida sobre eles, basta deixa-la nos comentários. Teremos o prazer de ajuda-lo em sua tomada de decisão!
