Qual a importância da gestão de estoques e como um ERP pode ajudar?

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Você sabe qual a importância da gestão de estoques para o sucesso da sua empresa?

Muitos empresários ainda confundem a gestão de estoque com o processo de acompanhar a entrada e saída de mercadorias. Mas no contexto do varejo e da indústria, esse modelo se refere à gestão de todos os recursos materiais que, de uma forma ou de outra, podem ajudar a empresa a gerar ou economizar receita no futuro.

Continue a leitura deste artigo e saiba qual é a importância da gestão de estoques para a sua empresa. Veja também como um ERP pode ajudar:

O que é gestão de estoque?

É uma das funções da administração das empresas, sendo a responsável pelas ações de controle, registro e previsão da movimentação dos recursos. Possui como principal objetivo a adequação dos investimentos para que possam ser direcionados de forma eficiente, minimizando o total de capital que fica parado no armazenamento de produtos.

Considera-se estoque todo volume de material que deve ser utilizado de forma imediata ou futura pelas operações da empresa:

  • matérias-primas: insumos utilizados na fabricação de produtos;
  • produtos em processo: itens que não estão finalizados e aguardam as próximas etapas do processo de fabricação;
  • produtos acabados: itens finalizados;
  • peças para manutenção e reposição do maquinário;
  • embalagens.

Nos mais diversos tipos de empresa, pode-se identificar a necessidade de manutenção dos itens de reserva, pois haverá quase sempre a carência de ajustar o volume de produtos estocados em função da demanda.

Existem outros motivos (muitos até genéricos) para que as empresas mantenham os materiais em reserva:

  • material disponível quando for necessário;
  • redução de custos por meio de compras em lote;
  • diminuição na frequência de pedidos;
  • variação do índice inflacionário do mercado;
  • distância ou burocracia em relação ao fornecedor.

O controle de estoque ocupa um lugar estratégico dentro da empresa, pois compõe o capital de giro. Por esse motivo, é importante que essa área esteja alinhada com as demais divisões da organização.

Algumas variáveis que compõem a dinâmica do gerenciamento de estoques, como o ritmo da produção, a velocidade de expedição e o volume de solicitações, estão diretamente interligadas aos demais setores, como vendas e financeiro.

Qual a importância da gestão de estoques para sua empresa?

Já que a gestão de estoque é um dos ativos mais importantes da empresa (pois pode ser liquidada a qualquer momento), ela deve ser vista pela organização como algo estratégico para o seu sucesso, necessitando estar integrada aos demais setores. Quando o controle é malfeito, pode gerar prejuízos por meio da perda de oportunidades de venda.

A falta de um determinado produto costuma levar o consumidor a buscar um parecido entre os concorrentes da sua marca. Por outro lado, o excesso de produtos armazenados também gera prejuízo a partir do momento em que é visto como dinheiro parado. Demora-se muito tempo até que o capital investido nesses itens seja recuperado.

A importância da gestão de estoques se revela de outros modos, por exemplo:

Otimização de recursos

O controle de estoque com qualidade permite reduzir a quantidade de insumos e mercadorias a um nível ideal, ou seja, sem excedentes. Isso cria uma vantagem competitiva para a empresa em relação ao bom uso dos recursos financeiros, pois eles não ficam comprometidos sem necessidade.

Redução de desperdícios e prejuízos

Faz parte da responsabilidade do controle de estoque identificar os desperdícios de material e os consequentes prejuízos causados por sua má organização. Um ambiente limpo e arrumado reduz a quantidade de eventuais quebras, defeitos, furtos e até o esquecimento de produtos.

Integração com a gestão financeira

Passe a ver o estoque como um modelo de aplicação do seu dinheiro. Para ter aqueles itens estocados, você precisou investir financeiramente neles. Por isso, é importante observar que a gestão de estoque indica o aumento ou a redução das demandas, direcionando a produção e os novos investimentos que deverão ser feitos.

Reação em cadeia

O estoque mal gerenciado compromete não apenas os lucros da organização, mas também a reputação dela no mercado. A falta de matéria-prima para produção ou de um produto finalizado para entregar ao cliente são falhas graves, que promovem uma negativa reação em cadeia.

O cliente deixa de enxergar a empresa como portadora de uma boa reputação e fica mais fácil de ser conquistado pelos concorrentes, o que afeta os resultados.

Como um ERP pode ajudar a gerir o estoque?

ERP (Enterprise Resource Planning, ou, em português, sistema de gestão empresarial) centraliza as operações da empresa em uma plataforma única.

Trata-se de um software que gerencia informações relacionadas aos processos administrativos, gerenciais e operacionais, e tem o controle sobre os processos de desenvolvimento das atividades da empresa.

Ele dá aos gestores um poder ainda maior de controle e serve como auxílio na tomada de decisões, pois a consolidação dos dados garante segurança no planejamento das ações.

A gestão de estoque a partir de um sistema ERP apresenta muitas vantagens. Conheça algumas:

Conferência constante do estoque

O controle preciso garante a redução nas perdas e desvios dentro do estoque. O ERP apresenta funcionalidades como o inventário flexível, permitindo que a quantidade de itens armazenados seja checada constantemente e exigindo o mínimo de esforço da equipe. Pode-se colocar um alerta para quando um determinado produto atingir um número limite.

Poder durante as negociações com os fornecedores

O ERP torna mais confiáveis as informações relacionadas ao consumo da empresa, permitindo que você tenha uma negociação mais eficiente com os seus fornecedores. Ao identificar os períodos de maior e menor demanda de insumos e produtos, torna-se possível organizar melhor as datas para negociar, pagar e discutir valores com os parceiros.

Adquire-se, também, a capacidade de identificar o momento certo para fazer uma compra de longo prazo sem que os produtos fiquem parados no estoque por muito tempo.

Análise individual da performance dos produtos

As informações cadastradas no ERP permitem a geração de relatórios que apresentem a movimentação dos produtos no estoque e a quantidade armazenada de cada um deles. Isso torna possível inúmeras tomadas de decisão, como a criação de estratégias comerciais para os produtos com baixa rotatividade.

Eficiência operacional da empresa

automatização possibilita ganhos em eficiência operacional, afinal as informações da empresa serão integradas. Quando uma nota de compra for cadastrada, o estoque será avisado automaticamente para que o item seja separado e preparado para envio. Reduzem-se, desse modo, as chances de errar e perder dinheiro.

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