Muito já se fala a respeito de BI (Business Intelligence), mas, na prática, ainda são poucas as empresas que entendem como essa ferramenta de gestão pode trazer benefícios reais ao negócio.

Por isso, para te ajudar a compreender esse panorama, de fato, neste post vamos te explicar como e por que usar o Business Intelligence na sua empresa. Então, continue lendo e confira!

O que é Business Intelligence?

Depois de várias décadas de sistemas complicados, telas pouco amigáveis, rotinas complexas e milhões de controles e planilhas para cada departamento, o BI chegou para agilizar e organizar de vez a vida das empresas.

Por meio da aplicação de raciocínios parametrizáveis, políticas e metodologias aplicadas, o Business Intelligence tem como objetivo principal captar todas as informações, de maneira a fazer disposições relevantes para a geração de significado para tantos números e indicadores.

Em outras palavras, a meta é conseguir traduzir dados, inicialmente desconexos, em informações úteis.

Assim, por meio de combinações de relatórios, gráficos objetivos e da criação de dashboards, é possível entender todo o panorama de uma vez só — e, a partir dele, passar para a elaboração do planejamento estratégico do negócio.

Por que usar o Business Intelligence e como ele pode ajudar as empresas?

Aplicando uma boa solução de BI, a empresa pode conseguir respostas mais objetivas para seus problemas e desafios, mapeando toda a situação de uma maneira mais rápida, dinâmica e completa.

É possível, por exemplo, diminuir o capital necessário investido em estoque, uma vez que o controle de giro de mercadorias e as previsões de compras se tornam mais assertivas.

Acaba-se, assim, com os “achismos”, e tem-se a diminuição das tomadas de decisões com base apenas em “feelings” ou “instintos” dos envolvidos.

Outra forma de utilização do BI nos negócios é a análise instantânea de lucratividade de cada serviço ou produto oferecido. E tal controle traz elementos fundamentais na hora de uma reavaliação do portfólio da empresa.

Afinal, todas as áreas podem ser beneficiadas por essa nova tecnologia, desde o marketing, qualidade, finanças e suporte até ao seu pessoal de manutenção. O que se precisa fazer é apenas ajustar a ferramenta às necessidades específicas do negócio.

Como tomar decisões com base em BI?

De fato, cada empresa utiliza a sua ferramenta de Business Intelligence de acordo com suas próprias metodologias e políticas de trabalho. Ainda assim, é importante entender que, geralmente, todas passam por 4 estágios muito bem delimitados. Vejamos quais são:

1. Reúna dados de qualidade

Antes de qualquer coisa, é preciso saber garimpar as informações corretas. Como a maioria dos sistemas de gestão é divida em módulos de serviços, é muito comum existirem vários tipos de relatórios. E alguns deles podem acabar sendo redundantes e bastante confusos.

Para trabalhar bom com BI, é essencial conseguir selecionar uma boa base de dados para a análise. Dados que são as fontes de onde as respostas surgirão. Por isso, qualquer erro de julgamento nesse início de projeto pode comprometer todo o processo.

Ao fazer essa seleção, avalie a relevância para o seu objetivo, a confiabilidade, a escala e, se possível, a existência de uma série histórica.

2. Tenha uma visão ampla do problema

Igualmente importante, esta fase está diretamente ligada ao tamanho do panorama levantado e à sua real compatibilidade com todo o contexto do problema. Basicamente, se trata de garantir que seja mesmo possível enxergar a dimensão total da situação.

Quanto a isso, muitos gestores cometem um erro gravíssimo: confundir o problema em questão com os seus sintomas.

Por isso, é fundamental conseguir ampliar o horizonte. Com bons indicadores de BI, você e sua equipe terão melhores condições de conhecer o real problema ou dificuldade a ser superada.

Isso diminui os riscos de achar, por exemplo, que seus investimentos de comunicação não estão relacionados diretamente com a rentabilidade de um novo produto.

Assim, o correto cruzamento de dados — que foram bem selecionados na fase anterior — fará com que fique mais fácil identificar pontos de melhoria e necessidades de mudança em seu modelo comercial.

3. Alinhe as decisões às metas e valores da empresa

Muitas vezes, os conceitos de visão, missão e valores de um negócio são esquecidos ou menosprezados durante a rotina de operação. E esse é um erro tanto comum como preocupante.

Isso porque tais preceitos são (ou deveriam ser) a base para todo o planejamento estratégico do negócio. Até porque os objetivos globais devem ser compartilhados por todos.

Tendo isso em mente, tome o cuidado de, no desenvolvimento do trabalho de BI na sua empresa, traçar um planejamento consistente e com grande aderência às metas do negócio depois de entendidos os indicadores e o panorama da situação em análise.

Afinal, não adianta definir estratégias de ação se elas não estiverem condizentes com a realidade e projeção de futuro da empresa. Assim, trabalhe seu panorama em alinhamento com o geral, de maneira a gerar resultados que fazem sentidos para todos.

E, em casos de necessidade — que são extremamente comuns —, aproveite o dinamismo e a velocidade do BI para ir fazendo os ajustes necessários no seu planejamento à medida que as coisas forem acontecendo.

4. Informe os resultados aos funcionários

O sentimento de pertencimento, de grupo, e a força da união só fazem sentido em qualquer contexto se forem compartilhados por seus integrantes. Logo, se você quiser uma equipe empenhada em atingir os mesmos objetivos, é preciso dividir os resultados atingidos.

A divulgação dessas informações ajudará a analisar erros e acertos, e também a conseguir um melhor comprometimento da equipe em corrigir pontos fracos.

Lembre-se: um profissional que sabe o objetivo final das tarefas que realiza tem muito mais comprometimento do que outro que simplesmente faz o que lhe é designado, esperando chegar o fim do dia.

Portanto, mantenha sempre o seu time ciente dos avanços conquistados e dos desafios pelos quais deverão passar. Dessa forma, Você terá pessoas mais comprometidas com os resultados.

Enfim, agora que você já pôde entender melhor por que usar o Business Intelligence, é hora de compreender a sua relação junto ao ERP. Então, aproveite para baixar o e-book que preparamos sobre a integração entre ERP e BI e tenha em mãos o manual para o sucesso do seu negócio!