Os 7 principais erros em controle de estoque e como evitá-los

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Um bom controle de estoque é essencial para a gestão de qualquer empresa independentemente de seu porte. Assim, é preciso estar atento aos pequenos erros que podem minar a gestão de seus itens e comprometer até mesmo a continuidade de seu negócio.

Neste post você vai conhecer os 7 principais erros em controle de estoque e como evitá-los. Além disso, você vai entender a sua importância para o negócio como um todo e como um controle bem-feito poderá fazer a diferença para a sua gestão.

1. Falta de comunicação entre os departamentos

Uma das grandes falhas que existe no controle de estoque pode ser originada pela falta de comunicação entre os diferentes departamentos. Aqui é preciso desenvolver uma estratégia e passo a passo, devidamente informado a todos os envolvidos no processo.

Por exemplo, uma gestão de estoque de sucesso deverá considerar as demandas de venda da sua empresa e o fluxo dos produtos. Isso também vale para os componentes envolvidos quando o foco é a prestação de serviços. Dessa forma, para manter um método eficaz, sua empresa precisa transmitir esse fluxo aos setores de compras e financeiro.

Além disso, é preciso aliar a isso um bom software para o controle dos níveis de estoque, permitindo o lançamento, a consulta e a manutenção de maneira otimizada, com relatórios eficientes.

2. Negligência quanto ao processo de compras

O setor de compras, além de estar alinhado ao processo produtivo ou de comercialização de produtos ou serviços, também deve desenvolver um processo próprio. O objetivo é buscar os melhores fornecedores, prazos e condições a fim de ter aquisições de qualidade e no tempo adequado.

Nesse contexto, é importante desenvolver manuais de compras, relacionamento com fornecedores e procedimentos para que tal processo seja o mais rápido e eficiente possível, já que é preciso aliar bons preços a níveis ótimos de mercadorias em estoque para sua empresa.

3. Desequilíbrio na hora do controle de estoque

A falta de equilíbrio na hora de adquirir estoques pode ser fatal na boa gestão de sua empresa. Faltar mercadorias — ou sobrar — pode prejudicar a companhia. No caso dos produtos que ficam parados, caso sejam perecíveis, por exemplo, corre-se o risco de inviabilizar a comercialização, resultando em prejuízo para o seu negócio.

Já em situações de mercadorias que possuem questões tecnológicas envolvidas, corre-se o risco da obsolescência, o que também impacta de forma negativa seu resultado, já que o valor com mercadorias é um custo significativo.

Por outro lado, caso seus estoques fiquem abaixo do nível mínimo, você poderá ficar sem mercadorias, produtos ou componentes para oferecer em seus serviços, o que poderá levar os seus clientes a procurar a concorrência.

Pelo que você pode notar, a palavra predominante é equilíbrio. Além disso, é preciso compreender o seu processo e melhorar a comunicação, pois isso ajuda não só o processo de compras, mas permite alcançar um nível de estoque ótimo, de acordo com as necessidades de sua empresa e de seus clientes.

4. Não utilizar software de gestão

O uso de um bom software é uma diferencial que sua empresa deve ter em relação aos seus concorrentes, pois ele permite uma maior competitividade e ainda torna o seu processo decisório mais fácil, rápido, objetivo e seguro.

Apesar de o gerenciamento de mercadorias ser possível com o uso de planilhas, ou, até mesmo, controles manuais, somente com o uso de um bom software de gestão é possível integrar diferentes áreas, gerar diversos relatórios e gerenciar de forma mais eficaz os seus estoques.

Lembre-se de que, na atualidade, as tecnologias estão cada vez mais acessíveis e fáceis de usar devido a suas interfaces amigáveis, que permitem inserir e consultar os dados de maneira rápida e segura, garantindo mais agilidade ao processo de controle de seus estoques.

5. Não entender os relatórios de estoque

Alguns gestores simplesmente ignoram a importância da boa gestão dos estoques e, por consequência, a correta utilização dos relatórios de inventário. Em alguns casos, chegam a confundir os valores monetários com as quantidades disponíveis em estoque, o que pode levar ao desequilíbrio de unidades.

Aqui será necessário combinar o uso de soluções tecnológicas com o conhecimento do processo produtivo ou de comercialização e a experiência do gestor em relação ao estoque. Isso ajudará a interpretar os números que mostram se os inventários estão com bom desempenho ou não.

6. Não detalhar a descrição dos seus estoques

Pode até não parecer necessário, mas o detalhamento é essencial em diversas tarefas dentro de uma empresa. Na boa gestão de estoques isso não seria diferente. Assim, erra quem pensa que registrar somente a entrada das mercadorias e o seu número já é o suficiente. É preciso qualificar cada um dos elementos e detalhar ao máximo as suas características.

Tal detalhamento será utilizado, por exemplo, para que você possa identificar os produtos mais vendidos ou consumidos ou ainda monitorar possíveis erros ou pequenos desvios que podem gerar grandes perdas em seu estoque. Quanto mais informação de qualidade for gerada, melhor e mais seguro será o processo de tomada de decisão.

7. Não atualizar seus estoques de maneira frequente

De nada adianta um bom software de gestão se você não investir em treinamento e conscientização de suas equipes envolvidas com a compra, registro e saída dos estoques. É preciso que todos no time estejam conscientes de quão importante é a correta utilização do software de gestão, percebendo que a atualização diária precisa refletir a realidade atual da empresa em termos de armazenamento de produtos e mercadorias.

Um estoque desatualizado pode dar uma falsa noção de que existem mercadorias que já não fazem parte de seu inventário ou, ainda, de que há componentes em falta, o que pode levar o responsável pelo setor de compras a fazer pedidos desnecessariamente.

A atualização constante também pode garantir negociações mais atrativas com os seus fornecedores incluindo melhores prazos de entrega, condições de pagamento, preços e descontos, já que estes costumam ser influenciados pela antecipação do processo de negociação.

Neste post você viu que uma boa gestão do seu estoque é vital para a saúde financeira da empresa como um todo. Dentro desse processo, alguns passos são necessários como, por exemplo, evitar a falta de comunicação entre os departamentos, já que isso é importante na definição do seu processo produtivo, seja para vendas de produtos ou prestação de serviços.

Adicionalmente, buscar o equilíbrio na hora de fazer suas compras, bem como utilizar um bom software integrado de gestão e entender que os relatórios de inventário são diferenciais no bom gerenciamento de suas mercadorias.

Por fim, o detalhamento e a atualização frequentemente também são primordiais para refletir a realidade de seus estoques e permitir um processo de tomada de decisão com base em dados atualizados e confiáveis.

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