Os 6 principais desafios para escolher um sistema de gestão

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Na busca pela otimização dos processos internos da empresa, é comum encontrarmos pelo caminho a necessidade de escolher um sistema de gestão novo. Se a sua organização está passando por essa fase, é um sinal de o que o negócio está rodando em um bom ritmo, mas também que está na hora de tomar decisões importantes.

Para fazer com que a escolha do seu próximo sistema de gestão não se torne um pesadelo, listamos alguns pontos que merecem sua atenção neste momento. Vamos a eles!

1. Definir o objetivo para o uso do sistema

De extrema importância, essa é a questão-chave de todo o processo. Existem no mercado várias opções de ERPs (Enterprise Resource Planning). Cada um deles é um conjunto de programas que trabalha de maneira integrada para tornar a gestão de uma empresa mais fácil, ágil e profissional.

No meio desse mar de opções, fica mais fácil navegar se você souber para aonde quer ir. Tendo o seu objetivo em mente, você evita perda de tempo avaliando soluções que não são o que você precisa exatamente.

É importante lembrar também que talvez seja necessário fazer algumas adaptações em ERPs, para que a sua solução fique exatamente como você precisa.

Por isso, é preciso que você avalie a sua empresa e defina qual o objetivo principal que busca em uma solução de sistema de gestão. A primeira questão a considerar são sempre as suas necessidades internas de gestão.

2. Analisar o momento da empresa

Toda organização é um organismo dinâmico e sofre influências tanto externas como internas. É nesse movimento de adaptação e busca pelas melhores oportunidades que a sua gestão precisa tomar as melhores decisões, focando energia e recursos em diferentes tipos de atividades.

Se o seu empreendimento tiver um bom volume de vendas, mas uma deficiência grande na gestão de processos, pode ser uma boa ideia buscar um sistema de gestão que tenha desenhado procedimentos automatizados que se adaptam bem ao seu tipo de negócio. Com isso, sua empresa terá grandes chances de evoluir mais rápido, diminuindo essa fragilidade.

O importante é fazer uma leitura geral da situação e tentar imaginar que tipo de ferramentas poderia ajudar mais no momento. Avalie também se a solução será adequada no médio e longo prazo.

3. Listar as utilidades que a empresa precisa

Aproveitando o gancho do tópico anterior, vamos falar um pouco mais das necessidades específicas que você tem em sua organização.

Dissemos que você precisa considerar quais as ferramentas mais importantes para atuarem em aspectos pontuais da sua empresa; mas, além disso, é importante avaliar também as necessidades constantes do seu negócio.

O correto é fazer um bom mapeamento de tudo. Se você gerencia, por exemplo, um centro de distribuição, inevitavelmente precisará considerar um sistema de gestão que facilite a logística integrada. Se atuar no comércio B2C (business to consumer) e atender a um volume grande de clientes de varejo, terá de ter uma atenção especial à rotina de vendas.

Portanto, some às suas necessidades momentâneas tudo aquilo que é essencial, para que a sua empresa consiga desempenhar uma boa performance no foco do seu negócio, em seu core business.

4. Planejar a implementação

O movimento de mudança dos sistemas de gestão é crítico e pode tanto ser o próximo degrau para a ascensão da corporação como um passo para a desorganização e o caos. O que vai definir qual o resultado de tudo é um bom planejamento e o devido acompanhamento dessa mudança.

Avalie o nível de maturidade do seu pessoal de TI e converse bastante com os especialistas da nova ferramenta. Veja se os papéis de cada lado estão bem ajustados e se as fases de testes, migração de dados, ferramentas de backup e a definição de métricas estão bem estabelecidas.

Se estiver certo de que a solução é a mais adequada, mas houver ainda algum receio quanto ao movimento de transição, considere uma consultoria especializada no assunto.

5. Atentar para a personalização

Como já falamos, é importante que você liste todas as ferramentas que precisa ter funcionando dentro do seu negócio. Em alguns casos, pode ser necessário desenvolver alguma função especialmente para a sua empresa.

Por isso, ao buscar um sistema de gestão, avalie qual o nível de personalização que você terá com essa nova solução. Se não houver boa flexibilidade para que alguns processos sejam alterados, novas funcionalidades acrescentadas, dentre outras alterações que você possa necessitar, pense melhor.

Por mais que todo tipo de solução possa já ter uma boa aderência a um segmento de mercado, fatalmente haverá necessidades pontuais que precisarão ser atendidas. Se você escolher um sistema de gestão que não ofereça essa margem de adequação, acabará insatisfeito e tendo de rodar seu negócio sobre uma solução meio “manca”.

6. Conferir a escalabilidade

Depois de ter entendido o momento vivido pela sua empresa, avaliadas as necessidades pontuais, mapeados todos os requisitos fundamentais para a sua operação, a flexibilidade da ferramenta e considerado o melhor planejamento para a implantação, você precisa conferir se o novo ERP consegue oferecer uma escalabilidade adequada ao seu tipo de operação.

O bom planejamento é aquele que consegue visualizar de maneira apropriada a situação atual do negócio e prever as possibilidades de crescimento. É por isso que você tem de avaliar se a solução que anda sondando para o seu negócio terá reais condições de te atender em momentos futuros.

Pondere sobre a relação de custo-benefício no caso de um aumento considerável e brusco no seu negócio. Veja também como tudo se comporta caso você precise recuar um pouco devido a uma queda de demanda.

Esse movimento de ajuste precisa ser bem acompanhado também pelo seu sistema de gestão. Do contrário, terá de avaliar rapidamente mais uma necessidade de migração de ferramenta de gestão ou pagando proporcionalmente mais caro do que precisaria.

Considerando todos esses pontos de atenção de maneira responsável, você terá uma excelente chance de escolher um sistema de gestão totalmente adequado ao seu tipo e momento de negócio.

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