Uma das grandes dificuldades das pequenas e médias empresas (PMEs) hoje é conseguir gerenciar o volume gigantesco de informações disponível. Muitas vezes, o empreendedor centraliza as atividades da organização em si mesmo, o que dificulta o acesso aos dados e a interpretação deles para uma gestão eficiente.
Nesse cenário, surge o conceito de gestão integrada e os softwares ERPs (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa). Para entender melhor o assunto e conhecer os maiores benefícios de uma gestão integrada, continue lendo!
O que é a gestão integrada?
Esse conceito já é amplamente aplicado nas organizações, podendo ser utilizado por empresas de qualquer porte. Basicamente, a gestão integrada tem por finalidade integrar diferentes sistemas de gestão para facilitar o alcance dos objetivos organizacionais.
E essa forma de gerenciamento organizacional traz diversos benefícios à empresa, permitindo que o gestor tenha uma visão mais ampla sobre os processos e resultados da empresa. Assim, ele pode tomar decisões mais assertivas e identificar pontos que requerem melhoria.
Além disso, a reputação da empresa pode ser fortalecida; clientes, fornecedores, investidores e colaboradores podem se sentir mais satisfeitos; falhas podem ser prevenidas etc. — em suma, gerir o negócio de maneira integrada é uma ótima maneira de obter os melhores resultados.
E, para isso, são necessários os softwares ERPs. Com o uso desses sistemas, os dados coletados pela PME são unificados e disponibilizados em um só local, permitindo que o empreendedor e o gestor tenham acesso rápido e possam interpretá-los.
Além disso, a adoção dos ERPs impacta diretamente na produtividade e elimina parte da burocracia existente nos processos. Portanto, assim a gestão é mais simples e o empreendedor pode analisar diversos aspectos da sua empresa, como questões contábeis, administrativas, financeiras etc.
Qual a importância da gestão integrada para PMEs?
Existem ainda outros vários benefícios que o sistema ERP pode trazer para a sua empresa. Confira os principais a seguir!
1. Padronização de processos
Geralmente, as PMEs têm dificuldade na padronização dos processos existentes. Isso ocorre porque, muitas vezes, a empresa cresceu, mas os processos ainda ficaram centralizados no empreendedor, que tem dificuldades para delegar tarefas e acompanhar tudo o que está acontecendo no negócio.
Com o uso do software ERP, portanto, os colaboradores são direcionados a uma padronização de processos, levando à aplicação das melhores práticas de negócio. Além disso, processos padronizados significam redução de custos, aumento de produtividade, eliminação de controles manuais de processos e, consequentemente, dados mais atualizados e que refletem melhor o status da empresa.
2. Redução da burocracia
Por mais chato e impertinente que pareça, a burocracia tem um motivo para existir. E no caso das PMEs, seu objetivo é o de padronizar processos e organizar o trabalho como um todo — mas nem sempre esse é o resultado.
O impacto negativo da burocracia reside na necessidade de realizar algumas atividades manuais, como preenchimento de planilhas, armazenamento de documentos, verificação de orçamentos, geração de relatórios etc.
Com o software ERP, todas essas atividades podem ser geradas automaticamente, evitando que um ou mais colaboradores fiquem focados nessas tarefas e deixem de lado outras atividades importantes.
3. Aumento da produtividade e da agilidade
Esse ponto é uma consequência direta dos dois expostos anteriormente. Afinal de contas, se os processos estão padronizados e há menos burocracia no caminho, o resultado certamente será um aumento significativo de produtividade e agilidade.
Além disso, é importante destacar que o software ERP garante que os dados sejam acessados mais facilmente e estejam reunidos em um único local. Assim, não é preciso ir a diferentes departamentos ou falar com vários líderes dos setores para conseguir verificar os dados mais recentes, por exemplo.
4. Melhoria dos fluxos de trabalho
Outro problema comum entre as PMEs é o fato de o fluxo de trabalho nem sempre ser bem definido, e o gestor, apesar de tentar controlar tudo o que acontece, ficar alheio a muitos detalhes dos setores. O software ERP ajuda nesses dois quesitos, porque melhora os fluxos de trabalho por meio da padronização dos processos.
Além disso, pela própria integração dos dados, o sistema permite controlar o fluxo de caixa, fazer o controle de pedidos e financeiro, gerenciar as vendas, monitorar o estoque etc. É importante ressaltar que as PMEs tendem a ter processos mais enxutos; ou seja, a adoção de um software ERP consolida processos que ajudam a agregar valor à empresa e ainda tem um período pequeno para implementação.
5. Melhor gerenciamento do estoque
As gestões de compras e de estoques são duas atividades que nem sempre recebem a devida atenção nas corporações, especialmente nas PMEs. No entanto, é possível reduzir muito os custos da empresa tendo um bom gerenciamento do estoque.
Com o software ERP, o empreendedor sabe quais produtos estão armazenados, quais têm mais saída, quais dependem de períodos de sazonalidade (como ventiladores, por exemplo, que vendem mais durante o verão) etc.
E isso também ajuda a gerenciar as informações dos pontos de venda, caso a sua PME trabalhe com esse modelo — já que eles passam a fornecer dados mais atualizados e isso ajuda a manter toda a cadeia de abastecimento, evitando gastos desnecessários e otimizando os produtos que estão sem giro.
6. Redução do tempo de espera para o cliente
O cliente deve sempre ser bem atendido, e isso deve ocorrer, preferencialmente, em pouco tempo. Nesse sentido, o ERP agiliza o atendimento, porque os fluxos de trabalho estão padronizados e sabe-se sempre exatamente o que é possível oferecer, já que se conhece o estoque.
Outro ponto importante é que o pós-venda é muito beneficiado. Atualmente, as empresas melhoram sua reputação quando mostram que se preocupam com o consumidor. Assim, agir no pós-venda — não só indicando novos produtos, mas também apresentando promoções e verificando se o cliente precisa de algo — é fundamental. Dessa forma, com o sistema ERP, todos os dados estão integrados e os vendedores podem rapidamente acessá-los para entrar em contato com o cliente.
7. Diminuição de erros
Como dissemos, os sistemas ERP integram todos dados, e isso facilita os processos internos, mas a verdade é que ele também reduz consideravelmente a possibilidade de erros. Isso ocorre porque o software traz um histórico do fluxo de processos, permitindo que o empreendedor ou o gestor acesse os dados e tome as decisões corretas.
Aqui é importante destacar que essa diminuição de erros ocorre em todos os departamentos, inclusive no de estoque, já citado. Nesse caso, por exemplo, diminui-se a possibilidade de adquirir produtos já armazenados, reduzindo o valor empregado para a compra de produtos ou matérias-primas e mantendo um estoque mínimo, necessário para o funcionamento da empresa
8. Monitoramento dos resultados
Os sistemas ERP garantem que você possa acompanhar as informações da empresa de forma prática e efetiva. Por meio da plataforma, é possível monitorar vendas, acompanhar resultados, verificar como anda a relação com os clientes e fornecedores e fazer um controle da qualidade dos processos.
Com a realização de um monitoramento efetivo, você pode tomar uma série de medidas para promover ações corretivas ou para a manutenção de bons resultados. Com isso, sua PME pode conquistar um bom posicionamento no mercado, pois ela estará em aperfeiçoamento constante.
9. Geração de dashboards
Os dashboards são excelentes para a realização do trabalho, pois eles permitem o acesso a todas as informações essenciais do sistema. O software gera gráficos em que você pode acompanhar os processos da empresa. Isso permite a realização de avaliações mais completas e efetivas, pois será possível acompanhar as variáveis ligadas ao negócio.
Os dashboards ajudam também no aumento da agilidade do trabalho. Ao visualizá-los, você tem acesso a uma série de informações, bastando que o colaborador faça a integração desses dados. Os profissionais assim têm mais facilidade no cotidiano de trabalho, podendo tomar decisões de forma ágil a partir de argumentos sólidos e evidências concretas.
Dessa forma, a equipe poderá realizar as atividades com mais consciência dos processos. Esse fator garante um melhor desempenho da corporação no mercado, sendo um diferencial competitivo diante das concorrentes.
10. Aumento da segurança
Contar com a segurança da informação é fundamental para que a sua PME possa se sair bem no mercado. O sistema de gestão integrada garante um manejo seguro dos dados, evitando erros no software. Além disso, o acesso às diferentes telas do sistema pode ser restringido com senhas, de forma que apenas profissionais habilitados possam manejar essas informações.
Com esses recursos, você evita que os dados sejam manuseados por colaboradores que não estejam familiarizados com o sistema e minimiza a chance de ocorrer algum tipo de vazamento de informações. Ou seja, sua empresa fica protegida por um sistema altamente eficiente.
11. Melhoria na qualidade da informação
O sistema de gestão integrada apresenta uma informação de maior qualidade, já que ele integra uma série de dados e os torna acessíveis para o usuário. Com o ERP, é possível ter registros em vários formatos. Assim, você pode otimizar esse processo.
A chance de erros no sistema é quase mínima, o que garante que você possa trabalhar com mais qualidade e efetividade. A presença dos dashboards e a alta segurança da plataforma garantem que todo o trabalho da equipe se tornará mais inteligente e com uma informação de qualidade. Assim, você garante uma melhor performance da corporação.
O sistema de gestão integrada pode trazer uma série de benefícios para a sua PME. Os processos são padronizados e otimizados, garantindo mais qualidade e efetividade para o trabalho da equipe. Além disso, você tem a oportunidade de reduzir burocracias e o tempo de espera do cliente, promovendo um melhor atendimento.
Outras vantagens do ERP são a maior segurança, a geração de dashboards e a facilitação do monitoramento dos processos. Esses fatores favorecem a tomada de decisões, aceleram as atividades e garantem mais efetividade para o cotidiano da sua equipe de trabalho. Todos esses elementos garantem uma melhor posição da sua empresa no mercado.
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