Obrigações fiscais: saiba como softwares podem te auxiliar!

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Se as empresas só tivessem que lidar com seus próprios custos internos ou com os preços associados à sua manutenção, cuidar da firma seria muito mais simples. No entanto, elas precisam contabilizar os gastos operacionais, como contas de serviços, salário dos funcionários e pagamentos de empréstimos, já que as obrigações fiscais decorrentes podem ser extremamente onerosas.

O gerenciamento de documentos fiscais é o processo de manipulação das declarações de forma com que as informações possam ser criadas, compartilhadas, organizadas e armazenadas de maneira eficiente e apropriada no caso de eventual obrigação fiscal. Como tal, utilizar um sistema de gestão é fundamental para as empresas.

Para muitas organizações, o foco do gerenciamento de documentos é sobre a organização e armazenamento. Eles querem ser capazes de armazená-los de forma sistemática, segura e que ainda permita que as informações sejam facilmente encontradas.

Antigamente, nos softwares de gerenciamento financeiro, havia apenas planilhas suscetíveis de erros. Já atualmente, existe uma ampla gama de ferramentas de planejamento de recursos empresariais (ERP) para gerenciamento das finanças.

O software ou sistema ERP são projetados para melhorar o gerenciamento de arquivos eletrônicos de sua empresa. O problema é que muitas firmas pequenas têm que lidar com a mistura de dados em papel e arquivos eletrônicos — em alguns casos, a proporção de documentação física é muito maior.

Uma solução para o problema de ter um ambiente de dados misto é usar um sistema de imagem de documentos para convertê-los em formato eletrônico.

Por que manter os dados organizados e com fácil acesso?

O gerenciamento adequado de informações também traz benefícios de classificação significativos para a empresa. As informações geradas pela organização são classificadas ou organizadas de tal forma que podem ser encontradas e usadas ​​com sucesso para auxiliar nos processos de decisão empreendidos pelos gestores.

Isso é importante quanto às obrigações fiscais, uma vez que os departamentos de TI, jurídico, contabilidade, auditoria e financeiro são áreas críticas de interação que acabam sendo interligadas. Como  uma nota fiscal armazenada de maneira segura e eficiente, por exemplo, que pode ser acessada por todas as áreas por meio de um sistema.

Para qualquer transação financeira, é importante que a empresa mantenha em seus arquivos:

  • cópias de faturas e recibos para produtos vendidos ou serviços prestados;
  • faturas de bens ou serviços comprados, ou contas pagas, tais como aluguel, seguros, licenças etc.;
  • pagamentos de salários e serviços de terceiros;
  • demonstrações financeiras, incluindo demonstração de resultados e balanço patrimonial;
  • informação de retorno de imposto;
  • contratos, licenças e outros documentos jurídicos;
  • registros de funcionários, incluindo folhas de tempo e cópias de comprovantes de pagamento;
  • conta bancária e extrato de cartão de crédito;
  • registros de estoque de finais de ano e ativos;
  • demais documentos pertinentes ao negócio.

A maioria das empresas usam softwares ERP para, além de simplificar a manutenção de registros eletrônicos e produzir relatórios significativos, manter a documentação fiscal em dia. Existem muitas outras vantagens em usar esse tipo de sistema, conforme listado a seguir:

Redução do esforço para apurar tributos

Uma das coisas mais difíceis para as empresas é garantir consistentemente o cumprimento dos requisitos de conformidade. Os ERPs ajudam na regularização em virtude de dados seguros e validados combinados com relatórios internos, reduzindo o esforço e o tempo que seriam gastos se feitos manualmente.

Redução de tempo

As operações que são executadas de forma manual e desorganizada possuem maior probabilidade de erro e tendem a ter um grande número de funcionários envolvidos.

A automação e a padronização de processos permite que a empresa desempenhe suas atividades nas melhores condições, melhorando a produtividade, diminuindo o tempo de integração de novos funcionários e oferecendo aos gestores uma análise mais clara do negócio.

Na rotina do setor fiscal de uma empresa, há a conferência infinita de notas fiscais, emissões, contratos, clientes etc. Um software pode auxiliar no processo operacional fiscal, diminuindo visivelmente o tempo empregado na conferência, lançamentos e outros procedimentos realizados diariamente.

A redução do tempo gasto em processos operacionais rotineiros pode fazer com que o setor fiscal dedique mais atenção às atualizações e execuções de outras atividades relevantes para o setor.

Atualização do valor de impostos

Problemas na área de impostos poderiam sabotar oportunidades relacionadas a fusões ou aquisições, avaliações de empresas, financiamentos e ofertas públicas iniciais.

A quantidade de impostos pagos por uma empresa é bem grande, e sempre ocorrem alterações nos valores que devem pagos, seja por reajustes ou incentivos fiscais. Assim, é mais complicado para grande parte das firmas seguir essas mudanças manualmente e conseguir realizar os reajustes necessários.

O sistema ERP pode auxiliar no processo fiscal sendo conectado com as atualizações necessárias, e quando ocorrem esses reajustes, o valor é atualizado no sistema e as notas emitidas corretamente.

Hoje, é muito importante para as empresas modernizar os sistemas e se atualizarem e, por isso, implantar um software pode ajudar no processo fiscal mais eficiente e menos suscetível a erros.

Mais controle dos impostos da empresa

Manter todas as transações fiscais da empresa sob controle é uma tarefa que, muitas vezes, vai além da capacitação da equipe, mas pelo volume de trabalho que necessitam realizar diariamente.

O software para problemas fiscais auxilia no controle de todas as movimentações e, principalmente, na supervisão do trabalho que está sendo realizado pela equipe. Evitar atrasos e, até mesmo, o não pagamento de impostos é de suma importância para a economia na empresa, pois evita gastos extras com multas e regularizações.

Cuidados na hora de escolher um software ERP

Sua empresa pode exigir mais de um programa de software para atender a todas suas necessidades fiscais e legais, por isso é importante:

  • procurar aconselhamento de seu contador ou consultor financeiro antes de comprar um software para a manutenção de registros;
  • verificar se o software de contabilidade é compatível com impostos vigentes;
  • verificar se possui backups diários, especialmente para registros importantes;
  • certifique-se de que as cópias de backup são armazenadas em um local separado para o seu negócio em caso de incêndio, roubo ou desastre natural.

Se você gostou do nosso conteúdo, se interessou pelo assunto e quer saber mais sobre software ERP para obrigações fiscais, entre em contato conosco. Estamos à disposição para esclarecer todas as suas dúvidas.

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