Gestão de processos: como identificar falhas para otimizar os processos?

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Gestão de Processos

A gestão de processos é imprescindível para a otimização das operações da sua empresa. Será como se tivesse um maestro coordenando todos os esforços e recursos, a fim de impedir ineficiências e improdutividades. No entanto, isso não é uma tarefa simples e é preciso identificar falhas e gargalos.

Por essa razão, preparamos este post bem completo sobre o assunto. Aqui, você conhecerá os passos básicos para conquistar seus objetivos e como a tecnologia pode ajudar nisso. Quer saber mais? Acompanhe!

Como otimizar os processos da sua empresa?

A otimização de processos corporativos é uma ação imprescindível em um mercado cada vez mais competitivo. Para manter preços e qualidade adequados para seus clientes, será necessário obter o máximo de eficiência com o menor custo possível.

Realizar o mapeamento dos processos

O mapeamento de processos é o primeiro passo para o sucesso de qualquer estratégia de otimização. A partir dele, o gestor compreende melhor todas as relações entre fluxos de trabalho e pode identificar potenciais gargalos e riscos. Desse modo, pode-se propor ações corretivas e preventivas.

O principal objetivo dessa estratégia é facilitar a visualização das tarefas da empresa com um mapa claro e intuitivo. Para isso, você poderá contar com ferramentas, como o LucidChart, as quais apresentam funcionalidades completas para os fluxogramas. Há também ERPs com esse tipo de função, o que é o mais interessante pelo fato de tudo ficar dentro da plataforma usada por seus colaboradores no dia a dia.

No entanto, antes de colocar a mão na massa, é preciso levantar muitos dados. Então, o ideal é começar o mapeamento com uma reunião envolvendo todos os gestores para que eles conheçam o escopo dessa ação e saibam exatamente quais atividades devem identificar e registrar. Requisite o envolvimento de todos os membros das equipes para que nada seja deixado de lado.

Depois disso, será a hora de montar o quebra-cabeça. Com base nos relatórios elaborados por eles, reconstrua cada fluxo de trabalho, eliminando redundâncias.

Identificar e eliminar as falhas de processo

Com todos os seus processos mapeados, você poderá identificar falhas e eliminá-las. A seguir, vamos explicar os principais erros cometidos que comprometem a qualidade dos seus processos.

Redundância

Uma boa gestão de projetos deve se guiar pela economia de esforços, isto é, tudo o que puder ser feito com uma única ação deve ser feito. A redundância se refere àquelas tarefas que são feitas diversas vezes por pessoas diferentes.

Por exemplo, o registro de uma nota fiscal. Ele é necessário para escrituração fiscal da contabilidade, fluxo de caixa no financeiro e controle de estoque na cadeia de suprimentos. Imagine o tanto de tempo que é perdido se um funcionário de cada setor tiver de tabular o conteúdo dentro dos seus processos.

Para eliminar a redundância, é possível unificar as tarefas em uma única etapa manual. Por exemplo, um funcionário insere os dados em uma tabela compartilhada. Então, é melhor contar com um sistema automatizado que já transfira rapidamente os dados da nota diretamente para as ferramentas utilizadas por cada setor.

Duplicação

Apesar de semelhante, a duplicação é um erro mais grave. Quando não controlamos nossos processos e não há uma comunicação adequada, frequentemente dois funcionários acabam fazendo exatamente a mesma tarefa.

Obsolescência

Com o tempo, todo o negócio adota novas práticas, o que torna algumas etapas obsoletas. No entanto, elas continuam ali drenando recursos.

Eliminar as etapas desnecessárias

Com todos esses dados disponíveis, você poderá eliminar muitas etapas desnecessárias. Além disso, é interessante pensar quais delas podem ser automatizadas. Vamos falar um pouco mais sobre o assunto a seguir.

Quais tecnologias auxiliam a gestão de processos?

Há determinadas ferramentas que podem facilitar bastante o trabalho de gestão de processos. Confira!

Integração

A integração entre seus módulos virtuais é essencial para a otimização de processos. Com isso, é possível enxugar os fluxos de trabalho para que eles se tornem mais rápidos e eficientes. Por exemplo, vamos pegar uma tarefa presente em todas as empresas, o controle de caixa.

Quando realizado manualmente ou com ferramentas não integradas, o processo pode ser bem ineficiente. Ao final de todos os dias, um colaborador terá de recolher todas as notas fiscais de entrada e de saída, registrar cada valor em uma planilha e depois calcular o saldo.

Com a integração, assim que uma nota é emitida dentro do sistema, automaticamente a informação é atualizada em todos os módulos que precisam daquela informação. Portanto, é uma etapa a menos.

Quando você conta com softwares personalizados para seu negócio, a vantagem pode ser ainda maior. Afinal, o fornecedor de sistema vai levar em consideração seu mapa de processos para fazer as melhores integrações possíveis para reduzir a redundância de esforços.

Automação

A automação é uma das principais ferramentas corporativas atuais. Com ela, você pode substituir diversas tarefas manuais demoradas por funcionalidades que as executam em segundos. Portanto, atualmente, sem esses recursos, não é possível fazer uma gestão de processos eficiente.

O grande diferencial é o monitoramento em tempo real dos resultados e dos indicadores dos processos. A cada tarefa realizada o próprio software atualiza as informações em relação ao orçamento, prazos, tempo de execução, receita gerada etc. Então, o gestor pode utilizar as informações mais atualizadas para tomar suas decisões, em vez de confiar somente na intuição.

ERPs

Esses sistemas de gestão corporativa conquistaram muito espaço nos últimos anos. Praticamente, não há empresa sem um ERP hoje em dia. Isso se deve ao fato de serem muito completos, com funcionalidades para diversos setores, como:

  • marketing, vendas e relacionamento com os clientes no módulo de Client Relationship Management (CRM);
  • gestão de cadeia de suprimentos no Supply Chain Machine (SCM);
  • gestão de recursos humanos (HRM);
  • gestão financeira;
  • gestão fiscal e contabilidade;
  • ferramentas de business intelligence etc.

Tudo isso em um ambiente completamente automatizado com diálogo total entre os módulos. Ademais, os melhores fornecedores de ERP são capazes de fazer a integração com outros softwares que você eventualmente use na sua empresa, como aplicações de bancos e de pagamentos.

Portanto, a gestão de processos deve englobar uma série de atitudes bem enérgicas. Mobilize todo o seu time para que todos fluxos de trabalham sejam mapeados e todas as falhas identificadas. Para isso, não deixe de abrir mão de todos os benefícios que a tecnologia tem para oferecer.

Quer saber mais sobre as ferramentas que o melhor ERP do mercado, o SAP, tem a oferecer? Então, entre em contato com a gente e saiba como podemos elaborar uma estratégia personalizada para as necessidades do seu negócio!