Gestão de processos: como identificar falhas e melhorias?

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Gestão de Processos

Uma empresa que almeja o sucesso e o lucro precisa se preocupar com a gestão de processos e o nível de entrega resultante deles. Cada etapa é importante, e os departamentos devem atuar em conjunto para que a informação tenha alcance positivo.

Quando um negócio é bem-aceito no mercado e cresce rapidamente, os processos podem não acompanhar o crescimento, o que acarreta sérios riscos de controle e geração de dúvidas sobre o desempenho — afinal, a empresa está gerando lucro ou prejuízo?

Neste post, você vai saber quais são as possíveis falhas na gestão de processos e como identificar cada uma delas, além de entender a importância da melhoria para a rotina de toda a empresa.

O que é gestão de processos?

A todas as atividades que colaboram para o bom funcionamento da empresa e que exigem o cumprimento de etapas, para alcançar os resultados propostos, podemos chamar de processos.

Logo, a gestão de processos é o controle e o acompanhamento efetivo para que cada uma dessas atividades encontre o lugar adequado e permita a continuidade em bom ritmo cíclico.

Para isso, os profissionais com habilidades diversas devem estar lotados nos setores correspondentes, com responsabilidades atribuídas por cargo, formação e competências. A organização e a disciplina são fundamentais para garantir uma boa entrega.

Qual a importância dos processos para a melhoria da rotina na empresa?

Como afirmamos, quem está no topo da pirâmide deve ter uma visão holística da empresa e enxergar com clareza todos os aspectos que envolvem o desenvolvimento da capacidade produtiva.

A competitividade só existe para empresas engajadas, que estão ativas e produtivas no mercado, mas que não negligenciam a necessidade de constantes melhorias para oferecer experiências cada vez melhores a seus clientes.

Se os processos obedecerem ao mesmo ritmo de execução e todas as equipes compreenderem que o cumprimento de metas depende da agilidade e do empenho de cada um, certamente a empresa será referência e terá papel fundamental na economia do segmento em que estiver inserida.

A má gestão, sem diretrizes ou metas, tende a contaminar e desmotivar os funcionários, ocasionando baixo desempenho. Uma equipe bem gerida pode e deve ser estimulada a sair da zona de conforto e criar diferenciais competitivos internos que vão ao encontro da filosofia participativa e colaborativa.

Quais são as possíveis falhas e como identificar cada uma delas?

Tudo isso pode ser percebido e analisado com um trabalho processual benfeito, que seja monitorado no dia a dia e corrigido de imediato, quando detectadas as falhas. As falhas são responsáveis pela maioria dos impactos negativos vivenciados dentro de uma empresa.

Algumas situações esbarram na insatisfação do cliente ou no comportamento desengajado de um funcionário prestes a se desligar da empresa, mas é nos processos que se encontram os maiores gargalos. Algumas falhas se evidenciam mais que outras.

Processos divergentes por falta de comunicação

Em uma empresa robusta, com cadeia produtiva ampla, é comum a subdivisão em departamentos para facilitar o cumprimento das etapas. É comum, também, embora repreensível, que a comunicação seja deficiente nesse cenário.

Quanto mais falha a comunicação interna, maior é a divergência de processos. O que poderia ser facilmente resolvido toma tempo e onera a empresa porque, dependendo do problema, vai refletir no atendimento ao cliente, que não poderá absorver o prejuízo por erros internos.

Investimento insuficiente em automação

Há muito o trabalho manual deixou de ser eficiente e ágil. Quando não investe em automação, a empresa está assumindo o risco da falha humana — cobranças indevidas, duplicidades, entre outros — e dizendo ao mercado que não está preparada para a inovação.

Parece cruel, mas é isso mesmo. Em tempos de avanço tecnológico e desenvolvimento de softwares cada vez mais otimizados e intuitivos, operar manualmente gera retrabalho, atrasos e dificuldades de se manter competitivo.

Falta de controle

Como uma falha puxa outra, se não há boa comunicação nem uma ferramenta capaz de auxiliar os processos, não existe controle eficiente. Se os processos circulam sem amarração, não se sabe ao certo a quem recorrer quando há um problema.

A tendência é que, diante do descontrole, todas as pessoas envolvidas se eximam da responsabilidade e sentenciem o modo de operação, a rotina sem direcionamento, pela incapacidade de se comunicarem e estabelecerem procedimentos conjuntos.

Por isso, cabe à gestão o papel de reestruturar, passo a passo, os processos desenvolvidos e promover a adequação de todos os setores para o cumprimento das novas regras ancoradas pela gestão de processos.

Como melhorar a gestão de processos e quais os possíveis resultados obtidos?

Identificar as falhas é bom e necessário, mas propor melhorias é melhor ainda, para fortalecer o seu perfil de gestão e restaurar a confiança da equipe, dos parceiros e clientes da sua empresa e do seu negócio.

Confira as medidas que você pode tomar de imediato!

Implante um sistema de gerenciamento de processos

Depender da memória, das anotações ou da execução manual é desejar não ter histórico ou arquivo das ocorrências. A tecnologia, por meios das soluções inteligentes, chegou para armazenar informações de forma centralizada, para serem consultadas e utilizadas por todos.

Um bom software de gerenciamento de processos e de rotina será parametrizado para identificar gargalos de impacto nos resultados, não só do dia a dia, mas de todo um período da empresa.

Um sistema que gerencie bem os processos vai gerar informações e processos desde a venda até o recebimento, garantindo que departamentos como compras, estoque, financeiro e RH tenham pleno controle da entrada e saída de mercadorias e produtos, das contas e da movimentação de pessoal.

Imaginemos que, em cada um desses setores, pelo menos um funcionário esteja envolvido no mesmo processo de vendas. Essa identificação torna possível levantar os custos de operação para contribuir na formação de preço ou elaboração de orçamentos para o cliente.

Mapeie as etapas dos processos

Com processos bem mapeados e desenhados, você como gestor conhecerá com riqueza de detalhes os resultados de cada departamento e terá elementos suficientes para propor mudanças comportamentais e processuais.

No departamento financeiro, por exemplo, atividades corriqueiras de contas a pagar podem estar sofrendo penalidades como cobranças de multas e juros se os documentos de compras chegarem atrasados para pagamento.

Já no RH, você só vai saber se a folha de pagamento está coerente e se o número de funcionários está adequado se os números de produção e vendas chegarem às suas mãos em relatórios reais e completos.

E, por falar em vendas, é essencial confrontar os números de vendas com o volume de inadimplência e de faturamento. É possível que a sua empresa esteja produzindo muito, vendendo na mesma proporção, mas sofrendo com o percentual crescente de inadimplência.

Somente o mapeamento dará a você a dimensão das possíveis falhas na gestão de processos e a conclusão sobre as medidas corretivas a serem adotadas. Não tenha dúvida de que o redesenho e uma boa gestão de processos serão responsáveis pelo fortalecimento da sua marca no mercado.

Se você gostou deste post, não pode deixar de ler mais um conteúdo que tem como pauta a visão geral dos processos da empresa e a importância de acompanhar tudo de perto. Boa leitura!