Gestão de estoque: veja como o SAP Business One é a solução ideal

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A gestão de estoque dentro de uma empresa pode ser o verdadeiro “calcanhar de Aquiles” para o negócio. Erros nos processos que envolvem o setor podem gerar prejuízos consideráveis e impactar negativamente na lucratividade, na saúde financeira e no próprio crescimento.

O problema fica ainda maior para aqueles empresários que sequer sabem que os seus estoques podem estar drenando sua capacidade financeira. Por isso, é fundamental que você conte com um sistema de qualidade para fazer a gestão dessa área da empresa.

Neste artigo, mostraremos como o SAP Business One pode solucionar esse tipo de problema dentro do seu negócio. Acompanhe-nos nesta leitura!

Monitoramento de informações estratégicas

Uma das soluções que o SAP Business One proporciona ao seu estoque é o monitoramento de algumas informações estratégicas para esse setor da empresa. Com esse sistema de gestão é possível analisar as condições de armazenamento, ou seja, o tempo em que determinado produto está estocado.

Dessa forma, fica mais fácil organizar as saídas de produtos evitando que itens que tenham maior capacidade de deterioração sejam mantidos por muito tempo no estoque. A função que controla a validade desses itens também auxilia em muito nos processos de controle do armazenamento.

Outro detalhe que vale a pena mencionar é a facilidade na localização de itens estocados. É muito comum encontrar setores de estoque em que seus colaboradores perdem muito tempo procurando por itens específicos que estão armazenados.

Isso consome muito tempo da sua equipe e pode prejudicar as demais etapas do processo. Pode parecer insignificante o tempo gasto em atividades como essa, entretanto, ao final de um período maior de análise você perceberá o quanto essa prática prejudica a produtividade da sua equipe e da empresa como um todo.

Automação do controle

Outro ponto que o SAP Business One favorece na gestão de estoque é a automação do controle de entradas e saídas. Em muitos casos esse tipo de gerenciamento é feito com planilhas simples geradas no Microsoft Excel.

Mesmo com toda a tecnologia que existe hoje, ainda é possível encontrar empresas que controlam as entradas e as saídas de estoque com fichas ou formulários que não são mais utilizados há anos. Isso prejudica a gestão do seu estoque.

Ter um controle automatizado facilitará o cadastro de entradas e saídas, economizando tempo de seus colaboradores e tornando essa gestão otimizada, evitando erros que acontecem comumente nos controles manuais que conhecemos.

Essa automação promovida pelo SAP Business One evitará aquele velho problema que muitas empresas enfrentam de ter um estoque com quantidade X e o relatório de produtos demonstrando Y, ou seja, quantitativos totalmente distintos para o mesmo produto.

Essa questão se torna um verdadeiro gargalo na sua empresa, pois o departamento de compras nunca sabe, exatamente, quanto de um determinado item existe no estoque, contribuindo para a aquisição desnecessária ou o esgotamento de um produto necessário.

Otimização do ciclo de vendas

A gestão de estoque utilizando o SAP Business One também facilita o ciclo de vendas de sua empresa. Ambos os setores precisam estar em perfeita harmonia. Imagine, por exemplo, uma situação em que um vendedor concretiza uma negociação em grande volume de determinado produto, considerando que ele fez a pesquisa e constatou que o estoque seria capaz de suprir a necessidade do cliente.

No momento da expedição, portanto, o setor é surpreendido com a notícia de que a quantidade de itens adquiridos, na prática, não existe dentro do estoque. Consegue imaginar o tamanho do problema? É muito provável que esse cliente jamais volte a fazer negócios com a sua empresa, além de perder toda a negociação que foi feita.

Isso gera queda de receita para a sua organização, além da deterioração da sua credibilidade no mercado. Ao contar com um sistema como o SAP Business One na gestão de estoque esse problema pode ser eliminado por completo, tendo em vista que todos os departamentos envolvidos no ciclo de vendas terão acesso à situação real dos produtos armazenados.

Integração das informações

Toda essa otimização — especialmente a que mencionamos no tópico anterior entre os setores responsáveis pelo ciclo de vendas — ocorre graças a um termo que já faz parte do dia a dia de muitos empresários espalhados pelos quatro cantos do país: a integração.

Por meio desse processo, um ato praticado em um departamento aciona todos os outros setores envolvidos. Por exemplo, a entrada de um documento fiscal movimenta o estoque, financeiro etc.

Ter um sistema que facilita essa integração faz toda a diferença na gestão de estoque de uma empresa, e o SAP Business One proporciona esse grau de interligação entre os setores.

Atualização em tempo real

Outro ponto que merece destaque é a atualização em tempo real. As movimentações realizadas no estoque dentro do sistema SAP Business One são modificadas instantaneamente na base de dados, evitando que um departamento receba alguma informação desatualizada que possa prejudicar todo o processo.

Planejamento de produção e material

Por fim, ao contar com um sistema para fazer a gestão de estoque você também favorecerá o planejamento da produção, bem como da aquisição de materiais para serem utilizados dentro da sua empresa.

Ao ter um controle efetivo do seu estoque você saberá exatamente as quantidades de cada produto que precisam ser adquiridas, evitando que a sua empresa fique sem determinados itens essenciais para o desenvolvimento da sua atividade.

Da mesma forma, ele também evita que algum produto ou insumo acabe durante um processo de venda ou produção, acionando o departamento de compras quando o número de um determinado item começa a abaixar, indicando, portanto, o momento ideal para fazer a aquisição.

Por fim, é importante destacar que o SAP Business One pode ser aliado a outras ferramentas e plataformas que contribuirão com a sua gestão de estoque, evitando prejuízos que se originam nessa área da empresa e se espalham pelos outros departamentos, criando um verdadeiro gargalo financeiro que drena seus recursos.

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