Gestão de bugdet: 6 dicas para fazer uma gestão eficiente

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Você já parou para pensar na responsabilidade que é fazer uma gestão de budget eficiente? Com certeza, não é nada fácil!

Se você é um empreendedor, sabe do que estamos falando. É necessário ser gestor antes de tudo, com entendimento financeiro apurado, análise de riscos, gestão de pessoal e, é claro, conhecer o DNA da companhia, além de entregar um serviço que faça jus à sua posição.

Vamos direto ao assunto! Para um planejamento orçamentário de qualidade, é preciso uma gestão eficiente de despesas. Não adianta elaborar estratégias, visando uma boa renda, se há custos excedentes que estão passando despercebidos no momento de implementar o planejamento financeiro.

Conheça, neste artigo, 6 dicas para fazer uma gestão de budget de sucesso na sua empresa. Continue a leitura!

1. Vincule o orçamento ao planejamento estratégico da empresa

Para que o objetivo possa ser atingido, é fundamental que o orçamento empresarial esteja alinhado e integrado ao planejamento estratégico da corporação.

Se o budget é tido como uma exigência de metas ditadas pelo setor financeiro e pela diretoria nas demais áreas da empresa, a probabilidade de que esses setores não se envolvam com essas políticas são grandes.

A participação de todos no processo orçamentário é imprescindível para gerar um verdadeiro mecanismo gerencial. E é com esse pensamento que a confecção do budget da sua empresa deve começar, ser realizada e finalizada, como um plano sólido a ser seguido por toda a equipe.

Esse processo inicial ajuda a:

  • reduzir os níveis de insegurança em relação ao futuro dos negócios;
  • melhorar o nível dos conhecimentos para tomada de decisões;
  • planejar recursos duráveis;
  • garantir o máximo de ROI (retorno sobre os investimentos) possível;
  • coordenar e assegurar as perspectivas dos acionistas;
  • possuir um pilar de comparação e saber se a empresa está sendo conduzida como planejado;
  • aumentar a lucratividade;
  • elaborar um plano de atividades efetivo;
  • monitorar a gestão operacional, melhorando o rendimento.

2. Seja conciso e tenha premissas claras

Quanto mais informações e detalhes, mais os planos de budget serão assertivos. Porém, é preciso ser prudente nessa etapa, para não gerar sobrecarga pelo excesso de detalhes e tornar maçante a tarefa dos gestores.

Se a sua marca possui uma linha de produtos sortida ou uma corrente de vendas diversificada, fica difícil para sua equipe de vendas gerar uma estimativa comercial com tanta variedade de mercadorias.

Por isso, procure estabelecer uma política de detalhamento relevante (mais enxuta) nesse processo, com dados suficientes, a fim de realizar um orçamento adequado.

Defina suas premissas com transparência. Ou seja, deixe bem claro para sua equipe quais são os critérios, procedimentos e a limitação financeira do possível orçamento, para que seu trabalho chegue ao objetivo com total noção do que pode ser gasto. Isso evita o retrabalho, por meio da revisão orçamentária, que costuma ser demorada.

3. Revise o orçamento-base

Em empresas de médio porte, é muito comum que o budget não seja aprovado na sua primeira versão. Normalmente são solicitados ajustes, cortes e, em alguns casos, até mesmo a adição de recursos que poderiam ter sido esquecidos.

Casos assim são muito comuns, exatamente pela alta administração ter um ponto de vista mais amplo da empresa e buscar sempre vincular o orçamento aos objetivos da marca.

Portanto, quando se nota que um setor da empresa está desalinhado com os objetivos principais, é necessário refazer o orçamento dessa seção por um novo ponto de vista, a fim de que todos percorram no mesmo sentido.

4. Projete cenários

Como vimos acima, o planejamento orçamentário é uma etapa extremamente útil e precisa ser executado de acordo com a realidade financeira da empresa. Porém, somente por meio dele, não é possível ter ciência de todos os fatores externos que contribuem para ter um orçamento que faz a diferença.

Muitos profissionais do ramo utilizam essas projeções para prever possíveis alterações que podem atingir diretamente as estratégias da empresa, alterando o orçamento aprovado.

Em condições como essa, a equipe faz a projeção de custos, investimentos e despesas conforme essa possível realidade. Assim, ajustam-se os valores, com a finalidade de evitar o comprometimento do fluxo de caixa que pode arruinar as finanças da companhia.

Em vista disso, crie cenários de acordo com os princípios e normas de seu negócio e defina planos alternativos para remediar possíveis falhas, caso um desses cenários funcione.

5. Analise a performance

De nada adianta planejar orçamentos se não acompanhar o realizado, comparando-o com o planejado, para checar se tudo está sendo conduzido de acordo com o que foi previamente definido.

Para isso, muitos coordenadores/gestores costumam utilizar índices de desempenho (KPI’s) com o intuito de estabelecer critérios que mostrem os resultados de forma mais clara e eficiente.

Procure selecionar os indicadores mais relevantes de cada procedimento para não desorientar o processo de análise de performance.

Depois de revisar o budget, é aconselhável executar o forecast (previsão orçamentária) com o intuito de verificar se o orçamento feito está conforme o planejado. Caso não esteja de acordo, realize alterações para ajustar o orçamento ao que foi estabelecido inicialmente.

Esse acompanhamento deve ser constante, para evitar desvios de condutas ou a tomada de ações erradas. Isso garante a validade e a recuperação dos planos.

Lembre-se: você, gestor, deve ser o protetor do orçamento; o responsável por monitorar sua realização. Caso haja alterações nas condições externas, reveja todas as demais propostas/premissas relacionadas.

Contudo, para que essa tarefa seja possível, é preciso que haja vínculo no modo como as informações são levantadas, a fim de permitir sua comparação.

6. Informatize sua gestão de budget

O processo orçamentário pode ser extremamente cansativo, porém não precisa ser desse jeito. A tecnologia não para de evoluir e novas ferramentas são lançadas constantemente para aperfeiçoar a gestão financeira, permitindo que os gestores definam o orçamento organizacional da melhor forma possível.

Por isso, faça como as empresas de sucesso: utilize softwares de gestão, em especial sistemas ERP. Com eles, é possível obter um melhor gerenciamento da empresa e reduzir custos nos processos.

As companhias precisam gerenciar atividades como:

  • contas a pagar e a receber;
  • folha de pagamento de colaboradores;
  • vendas e pedidos;
  • emissão de nota fiscal;
  • controle de estoque etc.

Administrar todas as informações separadamente ocupa muito tempo e é mais passível de erros. Quando todos esses dados estão reunidos dentro de um único programa, erros diminuem e a análise de todos esses elementos fica mais rápida.

Com essas 6 dicas, você certamente fará uma gestão de budget eficiente na sua empresa. Esperamos que você atinja grandes resultados nessa empreitada.

O que achou deste post? Deixe um comentário e compartilhe conosco suas experiências em gestão de budget!