Fechamento do caixa: como evitar os principais erros e fraudes?

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Por automatizar funções administrativas e processos operacionais que, quando realizados manualmente, demandam mais tempo e recursos, um sistema ERP pode ser uma excelente ferramenta para trabalhar em prol da empresa. Além disso, ele contribui para reduzir a incidência de fraudes e de inconsistências, principalmente no fechamento do caixa.

Com ampla funcionalidade, um sistema de gestão integrada reduz custos e imprime maior confiabilidade às operações, em grande parte, devido à sua agilidade e à ausência do fator humano que, muitas vezes, é suscetível de falhas. Nesse sentido, a tecnologia está intrinsecamente ligada às rotinas do setor financeiro.

Para ajudá-lo a solucionar todas as dúvidas sobre o assunto, neste post, trazemos algumas das principais vantagens adquiridas ao adotar um software de gestão para as finanças da organização a fim de evitar erros e fraudes no fechamento do caixa. Continue a leitura e confira!

Traz maior segurança para a área financeira

Em muitas empresas, os problemas de fechamento do caixa são decorrentes de uma má gestão, ou seja, algumas delas até têm boa produtividade e vendem bem, mas seus números de entrada e de saída não batem.

Claramente, ao longo do processo, existem gargalos e desperdícios que devem ser corrigidos, assim como problemas contábeis que afetam a boa saúde do negócio. Com o auxílio de um software de gestão, torna-se mais fácil gerenciar receitas, custos e investimentos corporativos.

Dessa forma, além de cada setor poder ser analisado de maneira aprofundada, também é possível apontar o impacto de cada um no desempenho individual e geral da empresa, demonstrando sua influência nos resultados finais.

Vamos a um exemplo: suponhamos que o lucro atual esteja de acordo com as expectativas. No entanto, ao analisar a gestão de estoque isoladamente, o empresário identifica problemas que levam ao aumento do desperdício e, por consequência, dos custos de reposição. Com a ferramenta, ele pode reorganizar as tarefas e corrigir vulnerabilidades.

Assim sendo, seu principal objetivo é mostrar para onde o dinheiro vai, a fim de que o responsável possa analisar e apontar maneiras mais eficientes para otimizar o seu uso. Nesse cenário, um sistema ERP se mostra um excelente aliado para aprimorar a gestão financeira e automatizar processos.

Facilita o acompanhamento de auditorias

Nas empresas brasileiras, um dos entraves no fechamento do caixa é a questão fiscal, que exige a atenção de gestores comprometidos com a sua estabilidade. Isso ocorre porque o sistema tributário do país é altamente complexo, o que leva muitos a serem multados em decorrência de erro involuntário resultante da falta de conhecimento.

Contudo, há como contornar esse quadro. Com a implementação de um software de gestão, pode-se calcular, com exatidão, todas as obrigações fiscais devidas, bem como as alíquotas aplicáveis a cada imposto. Assim, ao evitar arrecadações inequívocas, em atraso ou de valores abaixo do estabelecido, você mantém sua situação em dia.

No dia a dia da organização, muitos preferem efetuar os cálculos manualmente, porém, como se tratam de diversas atividades burocráticas, os responsáveis pela tarefa podem cometer equívocos. Ao adotar o ERP, esse processo pode ser automatizado com sucesso.

Então, a gestão fiscal passa a ser realizada com maior precisão e agilidade, colaborando para o correto fechamento do caixa. Além disso, os envolvidos podem acompanhar auditorias sem qualquer dificuldade, já que todas as informações estão corretamente listadas no sistema.

Padroniza processos financeiros

Um dos benefícios de um software ERP é a padronização de processos. Isso garante a integração entre todos os setores da empresa, eliminando erros na sincronização entre planilhas e sistemas, por meio do cruzamento de dados. Ele também pode ser adotado nas filiais, promovendo a redução do tempo de fluxo de informação entre elas.

Antes de efetuar sua implantação propriamente dita, é preciso que o empreendedor invista no planejamento e na reestruturação do sistema. Com isso, é possível normatizar, de maneira segura, os dados e os procedimentos para o descarte de informações não operacionais.

Independentemente do porte ou segmento de atuação do negócio, pode-se adaptar e direcionar o sistema de gestão para os mais diversos objetivos. Com a interação de seus módulos, é viável fazer o diagnóstico das áreas menos rentáveis, focando na melhoria de processos e priorizando o que, de fato, precisa ser corrigido.

Com a padronização, os mais diversos setores da organização trabalham com informações corretas e confiáveis, sem o risco de que o mesmo registro seja gravado em diversas partes do sistema, facilitando, assim, os apontamentos relacionados ao orçamento.

Diminui erros de gestão no fechamento do caixa

Quando uma companhia realiza suas atividades manualmente, é comum que problemas aconteçam. Um simples erro de digitação pode resultar em números financeiros contraditórios. Outra situação comum é o esquecimento de uma tarefa, que pode colocar em risco, até mesmo, a estabilidade do planejamento estratégico do negócio.

Com uma base de dados abrangente, esse tipo de ocorrência não acontece. Então, os números que anteriormente não batiam, agora fecham corretamente. A veracidade das informações confere maior tranquilidade para gestores e empreendedores, os quais não precisam se preocupar com inconsistências, o que se reflete positivamente em todos os setores do negócio.

Reduz custos

Efetuar as operações financeiras corretamente não se trata apenas de uma questão de eficiência operacional, mas também de economia. Monitorando-as, o empreendedor consegue identificar pontos que geram desperdício e podem ser modificados, aumentando sua viabilidade.

Quando se trabalha com um sistema de gestão integrada, as finanças ficam em dia e sem erros, e os custos diminuem. Isso permite que a empresa, além de aperfeiçoar sua metodologia, trabalhe dentro de seu planejamento estratégico, evitando retrabalhos.

As campanhas de marketing, por exemplo, não precisam ser refeitas devido a falhas na comunicação nem multas serão pagas como consequência de equívocos. A ideia central é utilizar a tecnologia como aliada para fortalecer a companhia e, como resultado, ter entradas e saídas equilibradas.

Em suma, trabalhar com informações precisas e confiáveis é de fundamental relevância para aqueles que buscam crescer e se solidificar no mercado. Por isso, um sistema ERP se mostra como uma necessidade, detectando vulnerabilidades e inconsistências pontuais, o que se reflete diretamente no fechamento do caixa, garantindo a estabilidade financeira do negócio.

Quer saber mais sobre como evitar erros e fraudes no caixa com o uso de um software de gestão ágil e eficaz, que ofereça resultados que contribuem positivamente para a estratégia da empresa? Então, não deixe de entrar em contato conosco e ter a melhor solução trabalhando a seu favor!