Entrada e saída de caixa: os 9 erros mais comuns no fluxo de caixa!

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Toda organização bem-sucedida tem fluxo de caixa positivo. Isso quer dizer que a movimentação financeira deve ter mais entradas de dinheiro a longo prazo do que saídas.

No fluxo de caixa, é possível saber se a empresa é rentável e lucrativa. E isso parece um tanto básico, mas o fato é que ter entradas de caixa não significa que tenha lucro. Como andam as entradas e as saídas da sua empresa?

A partir da análise dessas movimentações financeiras ao longo do tempo, é possível tomar decisões melhores a respeito do dinheiro da empresa. É essencial, então, evitar erros no fluxo de caixa. Quer saber como? Continue a leitura.

Erros de fluxo de caixa que devem ser evitados

Seja por inexperiência, seja por desconhecimento da área financeira, os erros de fluxo de caixa são comuns em muitas empresas. Isso pode afetar a avaliação do fluxo de recursos e levar a decisões equivocadas. Veja, a seguir, alguns dos erros mais cometidos.

1. Desconhecer conceitos básicos

Nem sempre o empresário é especialista em contabilidade. Mesmo assim, é essencial que conheça os conceitos básicos, especialmente aqueles ligados diretamente ao fluxo de caixa, para ser capaz de acompanhá-lo de forma adequada e usar as informações obtidas estrategicamente. Afinal de contas, ele vai precisar entender o que acontece em sua empresa, principalmente no que tange a dinheiro.

2. Não atualizar o fluxo de caixa regularmente

Qualquer empresário brasileiro sempre tem um dia agitado e continuamente corrido. Contudo, atualizar o fluxo de caixa constantemente é essencial para conhecer as informações com precisão e, assim, tomar decisões confiáveis. Essa atualização deve ser feita sempre que houver entradas ou saídas, de forma a garantir o controle adequado do fluxo de caixa.

3. Deixar de lado a organização dos lançamentos em categorias

Entradas e saídas devem ser bem organizadas e separadas por categorias, pois só assim é possível saber de onde vieram, para onde foram e quando ocorreram. Essas categorias devem ser o mais detalhadas possíveis, já que os rótulos “outras entradas” ou “entradas diversas” não são nada esclarecedores e podem levar a erros.

É importante, ainda, distinguir quais saídas são impostos, pró-labore e funcionários, por exemplo. Isso permite que o responsável saiba em quais áreas os recursos são gastos e possa, então, criar estratégias que ajudem a reduzir despesas. O mesmo vale para as entradas: ao detectar as maiores rentabilidades, é possível direcionar mais investimentos para as áreas correspondentes.

4. Confundir contas pessoais e corporativas

Tratar o caixa da empresa como a conta bancária pessoal e fazer saques constantes ali não é uma boa prática. É fundamental estabelecer um valor fixo para o pró-labore e incluí-lo no planejamento para evitar retiradas que levem a perdas maiores. Sem contar que ao fazer o fluxo de caixa da empresa, entradas e saídas podem ficar confusas, sem mostrar a quem realmente pertence.

5. Contar com entradas que ainda não ocorreram

Muitos empreendedores gastam antes de o dinheiro efetivamente entrar no caixa da empresa. Então, se existirem atrasos, surgirem despesas urgentes, ou qualquer outro imprevisto, e o dinheiro não movimentar o fluxo, o caixa do seu negócio pode ficar negativo.

Em compras à vista, é possível contar com o valor imediatamente. Quando elas são parceladas, porém, o dinheiro só entra no vencimento das parcelas. Por isso, é preciso lançar corretamente os recebimentos para não gastar antecipadamente.

6. Ter informações inconsistentes

O detalhamento dos dados lançados ajuda a evitar inconsistências e erros de fluxo de caixa. Por isso, informações claras e completas devem constituir o padrão dos registros. Assim, não é preciso perder tempo para se lembrar do significado de uma observação, nem se corre o risco de interpretá-la de forma incorreta.

7. Superestimar a previsão

É a partir dos dados obtidos que o gestor faz as previsões de ganhos. Com eles, pode projetar o estoque, harmonizar os pagamentos e planejar o crescimento da companhia. Se as informações forem imprecisas, as previsões também serão.

É aí que o excesso de otimismo — geralmente obtido a partir de palpites sem bases sólidas — pode levar a estimativas de lucro mais altas do que as que a organização pode de fato conquistar. Por isso, as previsões devem ter como base projeções precisas a partir de dados reais.

8. Fazer compras ou investimentos por impulso

Todas as ações dentro da organização devem ser planejadas. Iniciativas impulsivas não são a melhor forma de tomar decisões e, invariavelmente, terminam em prejuízos para a empresa. Se, por exemplo, o estoque for superdimensionado, o dinheiro vai ficar indisponível para outras necessidades eventuais.

Em outras palavras, antes de investir em algo (sejam novos equipamentos, sejam compras desnecessárias), é importante analisar o momento da companhia. Muitas vezes, o ideal é aguardar uma oportunidade melhor, pesquisar preços mais adequados e investir apenas no que possa trazer o retorno necessário para a cobertura dos gastos.

9. Não adotar um software de gestão empresarial

Planilhas eletrônicas não são a melhor opção para quem busca organizar o fluxo de caixa, já que são bastante vulneráveis a erros e não oferecem a confiabilidade necessária. Por isso, vale investir em um software de gestão: informatizado, ele é a melhor forma de reduzir — ou eliminar — erros de fluxo de caixa.

Ele permite fazer o registro de informações e a gestão de pagamentos e recebimentos, bem como o monitoramento e o controle do fluxo financeiro. Assim, os processos da empresa são automatizados e os dados se tornam mais seguros e confiáveis. Com rotinas empresariais mais simples, a equipe pode se concentrar em atividades estratégicas.

A conclusão é que o fluxo de caixa da sua empresa deve ser acompanhado de perto e ser usado como principal referência para as tomadas de decisão. Dessa maneira, o gestor pode identificar riscos com antecedência e tomar providências em tempo hábil. Além disso, é preciso ficar atento para não cometer erros que possam atrapalhar o crescimento do seu negócio.

Está preparado para acompanhar o fluxo de caixa da sua organização de forma eficiente? Então, entre em contato com os nossos especialistas e saiba como podemos ajudá-lo nesse processo!