Controle de estoque: 7 motivos para usar a tecnologia na sua empresa

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Controle de Estoque

O controle de estoque é uma tarefa muito importante na indústria e no comércio. Não existe eficiência operacional sem cuidar dessa área. Afinal, ela é determinante para evitar desperdícios, otimizar o uso de recursos, reduzir extravios etc. Com isso, você obterá a máxima lucratividade para fazer melhores investimentos e continuar crescendo constantemente.

Para isso, o uso da tecnologia é essencial, pois os softwares de automação empresarial permitem que várias tarefas sejam feitas em alguns segundos com a máxima integração e atualização em tempo real. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe nosso post!

1. Integração dos processos

Na indústria, a integração de processos é imprescindível para ganhar mais eficiência e produtividade. Afinal, todas as etapas, desde a recepção dos insumos até a entrega dos produtos para os clientes, devem ser bem concatenadas para não haver erros ou desperdício de recursos. Para que você entenda melhor esse benefício, vamos a um exemplo prático.

Vamos supor que um de seus representantes de vendas feche um contrato e, a partir disso, seja gerada uma ordem de venda. Ao utilizar um software para a gestão de estoque, todo o negócio poderá trabalhar com ele para garantir o sucesso da entrega.

Tudo começa com o gerenciamento de usuários. Assim, é possível delegar atribuições para cada funcionário dentro do sistema, como gerenciamento, administração e atendimento, e estabelecer permissões específicas. Assim, somente pessoas autorizadas poderão fazer o controle direto do estoque. Isso traz segurança ao processo, pois evita que alguém altere as informações para esconder alguma perda.

Em outras palavras, o acesso a cada módulo e função está restrito às responsabilidades de cada um, permitindo melhor controle das transferências. Além disso, há mais privacidade, pois os relatórios só poderão ser vistos pelos gestores, reduzindo as chances de vazamento de dados.

Ademais, as funções de gestão de tarefas e de documentos traz uma colaboração aprimorada entre os membros das mais diversas equipes. É possível fazer o compartilhamento de documentações com um clique de maneira totalmente integrada.

Além disso, há uma comunicação automática entre todos os módulos. Assim, se houver uma emissão de nota fiscal no caixa, instantaneamente é feita a baixa no estoque sem precisar de nenhum comando do usuário.

Há uma colaboração total entre todas as partes: clientes, fornecedores, colaboradores, gestores e executivos. Os sistemas oferecem uma visibilidade interdepartamental dos pedidos de vendas, das remessas e das transações internas.

Também, é possível criar fluxos de trabalho bem estabelecidos para garantir o compliance com sua política de controle de estoque. Por exemplo, é possível criar um procedimento fixo para as remessas.

Dessa forma, o sistema aciona todos os envolvidos para a execução das ações necessárias. Os responsáveis pela separação do estoque poderão confirmar a baixa, fazer o embalo para a entrega, registrar para o frete, conferir o status da entrega e realizar a satisfação do cliente no pós-vendas.

Por fim, até mesmo as operações fiscais são facilitadas. Nas indústrias de manufatura, há a obrigação de registrar várias transações no Bloco K. Com um software, todos os registros são feitos automaticamente e seu contador poderá fazer toda a escrituração de acordo com as exigências da lei.

2. Melhoria no atendimento ao cliente

A maior visibilidade das informações permite que seu atendimento ao cliente seja aprimorado. Afinal, você poderá fazer compromissos muito mais eficazes. Um problema muito frequente nas indústrias é fechar negócios sem ter matérias-primas e insumos suficientes para a fabricação. Desse modo, acabam atrasando ou cancelando os pedidos.

Isso gera uma insatisfação muito grande e compromete a imagem da sua empresa, mas pode ser evitado com processos de gestão de estoque mais precisos. Você terá mais segurança de que as informações no sistema refletem a realidade do seu negócio.

3. Gestão de validade com controle de lotes e rastreabilidade de ponta a ponta

Muitos negócios trabalham com produtos perecíveis, especialmente no setor de alimentos. Com isso, torna-se imprescindível controlar a validade dos lotes a fim de evitar perdas ou utilizar insumos inadequados, comprometendo a qualidade dos seus produtos finais.

Assim, é possível fazer uma política que reduz bastante os desperdícios. Por exemplo, o sistema pode lançar alertas quando a validade de um insumo estiver se aproximando. Então, os gestores podem priorizá-lo.

4. Redução o tempo de balanço

Até alguns anos, o processo de balanço de estoque era extremamente moroso. As empresas fechavam suas operações por dias para completá-lo. Todas as equipes eram mobilizadas e, mesmo assim, ainda havia muitos erros. Assim, era preciso fazer recálculos e retrabalhos constantemente.

Atualmente, com os sistemas de gestão, todo esse processo poderá ser feitos em minutos. Os relatórios são executados com apenas alguns cliques e você poderá selecionar todas as informações mais importantes para a sua tomada de decisão.

5. Comunicação eficaz com os fornecedores e colaboradores

Além disso, grande parte dos softwares de gestão empresarial contam com ferramentas internas de comunicação, como chats e fóruns. Desse modo, todos os colaboradores podem conversar entre si diretamente, reduzindo os ruídos de comunicação.

Também, em algumas ferramentas, é possível deixar alertas ou requisições de ação. Assim, quando a conclusão de determinada tarefa de estoque dependa de outra pessoa, ela a executará o quanto antes.

6. Maior controle de armazenamento e reposição

Outra funcionalidade bastante interessante é o controle das condições de armazenamento. Muitos produtos demandam uma temperatura e uma umidade específicas para evitar a deterioração. Você pode cadastrar essas informações e criar tarefas que exigem uma conferência periódica das informações.

7. Melhor aproveitamento dos recursos

Tudo isso leva a um maior aproveitamento dos recursos, pois são reduzidas as perdas. Junto a isso, são maximizadas a eficiência e a produtividade, pois todos os funcionários saberão exatamente o seu papel dentro do controle de estoque e quais são os fluxos de trabalho necessários para uma maior qualidade.

Portanto, a tecnologia permite um alinhamento completo das operações de inventário com os seus objetivos no planejamento estratégico. Em outras palavras, todo o seu negócio estará alinhado para atingir sua missão.

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