Para um crescimento saudável e produtivo da sua empresa é necessário ser estratégico na gestão de projetos, buscando alcançar as metas e os resultados que são esperados em todo o planejamento.
A boa notícia é que existem tecnologias disponíveis que auxiliam o acompanhamento de processos e atividades empresariais: as ferramentas de gestão de projetos. Com esse apoio metodológico fica mais fácil conduzir atividades, gerenciar dados, monitorar a evolução do projeto e manter uma boa comunicação entre a equipe.
Caso você não conheça nenhuma dessas tecnologias ou ainda tem dificuldade em encontrar uma que se adapte às suas necessidades, descubra, ao longo deste post, as principais ferramentas de gestão de projetos que podem impactar positivamente a sua organização. Boa leitura!
1. Trello
Uma das mais conhecidas plataformas de gerenciamento de tarefas é o Trello. Essa ferramenta permite — por meio de uma interface simples e flexível — organizar prazos, atividades, ideias e acompanhar o desenvolvimento dos projetos.
Sua aparência assemelha-se a um quadro com post-its que podem ser alterados e atualizados de acordo com o ritmo do trabalho, oferecendo uma visão particular de cada tarefa e a perspectiva geral de todos os projetos que estão em andamento. Essas atividades podem ser agrupadas e divididas de acordo com temas ou prioridade.
A plataforma online pode ser acessada também por meio de smartphones e permite interação em comentários ou menção do usuário na tarefa. Disponível na versão paga e gratuita, é possível, também, anexar documentos e imagens.
2. Asana
Outra plataforma simples e que permite uma boa interação entre os usuários é o Asana, que funciona basicamente para criação e compartilhamento de tarefas entre a equipe.
Por meio da plataforma os gestores podem acompanhar o estágio de cada atividade, monitorando prazos, fazendo intervenções e deixando recados para os outros profissionais. Na plataforma também podem ser feitos comentários, marcações e anexar documentos.
A versão gratuita é indicada para empresas menores — com até 15 funcionários, em média. Já a versão paga é ideal para empreendimentos maiores, isso porque as funcionalidades se expandem e podem conectar gestores, funcionários, clientes e distribuidores, facilitando o gerenciamento de toda a logística do negócio.
3. Primavera
Esse é um software que ajuda principalmente na organização individual do trabalho, uma vez que sistematiza e arquiva os processos empresariais.
Ele é indicado para gerenciamento, análise e avaliação de dados, como mostra algumas de suas funcionalidades: Primavera P6 Analytics, Contract Management, Risk Analysis e Portfolio.
Outro ponto forte dessa plataforma é a integração com outros softwares, dinamizando e otimizando ainda mais a gestão de projetos.
4. Project
Desenvolvido pela Microsoft, essa é uma das ferramentas mais completas e, por isso, uma das mais complexas disponíveis para gestão de projetos. Sua interface — que lembra um pouco as planilhas do Excel —, serve de monitoramento de execução dos projetos.
O gestor pode acompanhar o progresso da tarefa, atribuir funções à equipe, avaliar orçamentos e até monitorar as cargas de trabalho dos profissionais. Um dos trunfos do software é a visão integrada de todas as tarefas em desenvolvimento, como datas, prazos e orçamentos que podem alterar a execução de uma atividade. Além disso, a plataforma ajuda a recalcular cronogramas e visualizar os efeitos dessa mudança em cada etapa de execução do projeto.
Outro ponto positivo é a elaboração de gráficos e relatórios que são bons instrumentos de análise de projetos. Essas informações geradas ajudam na avaliação dos prazos, metas, custos e recursos mobilizados no intuito de garantir o sucesso do que havia sido planejado anteriormente.
5. Basecamp
É o software de gestão mais conhecido e aprovado no mercado. Ele permite gerenciar projetos por meio de uma interface bastante simples, prática e ao mesmo tempo funcional. Todos os projetos podem ser inseridos na plataforma e os envolvidos conseguem anexar documentos, deixar comentários, adicionar eventos e produzir dados.
Uma das principais funções do Basecamp é a formação de uma linha do tempo em que consta todo o percurso das tarefas desenvolvidas. Dessa forma, todas aquelas que ainda deverão ser feitas até a concretização dos objetivos e metas podem ser acompanhadas de forma prática e organizada.
A versão gratuita pode ser testada em até 60 dias. Após esse prazo os planos são de 20 dólares mensais ou mais. A plataforma também pode ser acessada por meio de smartphones e tablets.
6. Jira
Um dos mais completos sistemas de gerenciamento por meio de nuvens, o Jira possibilita uma administração flexível das várias atividades que ocorrem simultaneamente na empresa, dividindo-as por setor ou tema.
A plataforma possibilita a criação de listas de tarefas, geração de dados, emissão de relatórios e avaliação do desempenho da equipe. Também é possível mensurar o tempo de execução de cada tarefa, o que ajuda muito no controle do desenvolvimento do projeto.
Os preços para utilização da plataforma variam de acordo com o número de usuários. O plano mínimo é para equipes de até 10 pessoas, que custam 10 dólares mensais.
7. Artia
Essa plataforma é um pouco diferente das demais, pois seu foco é a avaliação e o controle da performance da equipe na execução de projetos. O software, totalmente online, gera gráficos, tabelas e relatórios que mensuram o tempo gasto por funcionário e/ou equipe na execução das tarefas.
Além disso, ela conta com uma ferramenta de instrução para funcionários baseada na técnica Pomodoro (alternar períodos de trabalho e descanso) para melhorar o foco e a concentração da equipe. O objetivo é aumentar a eficiência e a produtividade do seu time.
Uma gestão eficiente dos projetos significa lucros, rotina produtiva e melhor entrosamento da equipe. Gestores de empresas de diferentes portes já perceberam que os planos não devem ser intuitivamente executados e monitorados, assim como o acompanhamento sistemático é fundamental para que os resultados planejados sejam alcançados com sucesso.
Nesse sentido, as ferramentas de gestão de projetos contribuem significativamente na otimização desses processos, controlando dados e datas, reduzindo os riscos de prejuízos e evitando decisões equivocadas.
Se você gostou desse conteúdo, leia mais sobre gerenciamento de projetos e aprenda quando é o momento certo para trocar o seu software de gestão. Até a próxima!