O departamento de compras é fundamental para que uma empresa obtenha um retorno positivo. Tal recompensa impacta toda a cadeia do negócio — indo desde o processo de produção até a melhoria dos indicadores de produtividade e financeiros.

No entanto, para que isso seja possível, é necessário adotar algumas estratégias corporativas capazes de aprimorar o setor. Assim, os resultados são ampliados e passam a fazer a diferença inclusive no fluxo de caixa do empreendimento.

Em momentos de crise e flutuações na economia, com um mercado cada vez mais forte e competitivo, é essencial que a equipe de compras faça as aquisições necessárias da melhor forma possível. Não deve haver desperdício de recursos e compras equivocadas ou que estavam fora do planejamento.

Quer tornar seu departamento de compras cada vez mais eficiente e otimizado? Então, confira as 7 dicas a seguir!

1. Analise o contexto

Na correria das atividades diárias, nem sempre o empresário ou o gestor responsável pelo departamento de compras está a par do que realmente acontece no setor. Portanto, faz-se necessária uma análise e verificação mais aprofundada das atividades desenvolvidas.

Assim, é possível detectar suas vulnerabilidades ou falhas — e, a partir daí, criar metodologias de trabalho e um direcionamento mais estratégico, baseado em inteligência comercial.

Nesse caso, um software especializado, como um ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial), é extremamente útil, pois ajuda a gestão a ter uma visão mais realista e objetiva da empresa. Como consequência, torna-se viável a busca por novas soluções para tornar o setor mais otimizado e moderno.

2. Adote um plano de ação

Trata-se de um documento que deve estar alinhado ao plano estratégico da organização. Não se esqueça de que as metodologias adotadas para o departamento de compras precisam trabalhar em sinergia com as demais áreas da empresa.

Afinal, cada uma deles depende, direta ou indiretamente, do setor em questão. Por isso, existe a necessidade de se trabalhar de maneira conjunta, já que não podem faltar suprimentos nem produtos para nenhum departamento da companhia.

Então, é preciso contar com um plano de ação bastante detalhado, com todas as obrigações, metas e os demais itens que o responsável considerar relevantes. Se realizado junto a gestores de outras áreas, de modo que fique ainda mais completo, melhor para a organização.

3. Faça uma análise comparativa

A análise comparativa, também conhecida como benchmarking no mundo corporativo, é uma metodologia utilizada por várias empresas. O objetivo é elevar a qualidade dos processos de gestão por meio da avaliação contínua de produtos, serviços, processos, técnicas e práticas adotadas por companhias reconhecidas como as melhores do mercado.

Com essa ferramenta, é possível saber se o departamento de compras está no caminho correto ou se ainda é preciso fazer ajustes, de modo a adequá-lo às boas práticas.

Em caso de dúvidas, é recomendado que gestores e empreendedores façam um histórico comparativo de casos de sucesso na área de gestão de compras. Aproveite as metodologias utilizadas em casos mais antigos e agregue o que for viável a seu plano de ação.

4. Amplie a rede de fornecedores para o departamento de compras

Definidos os parâmetros para uma gestão mais objetiva do departamento de compras, chegou o momento de fazer a cotação de preços com diferentes fornecedores.

É importante que o gestor busque por empresas de qualidade, que tenham boa reputação mercado e a capacidade de suprir todas as necessidades da organização, sem falhas nem atrasos. Afinal, de nada adianta pagar menos, mas ter uma fornecedora que não consiga cumprir com demandas e prazos.

Então, ao conversar com companhias diversas, pode-se iniciar uma negociação com o parceiro comercial atual, com o objetivo de conseguir melhores vantagens no contrato vigente. Caso não seja possível chegar a um acordo, é hora de recorrer aos novos fornecedores, contatados para a cotação.

Certamente, um deles sinalizará interesse em trabalhar com você por um preço competitivo.

5. Realize cotações online

Além do tradicional contato com seus fornecedores, é preciso que o departamento de compras faça cotações online, inclusive com pessoas jurídicas de outras localidades do país — por influenciarem bastante no preço, elas devem ser consideradas pelo gestor.

Vale lembrar que é importante nunca aceitar os primeiros valores que forem oferecidos ou considerar ofertas que estejam muito abaixo do preço praticado pelas demais empresas. Sempre desconfie de quantias que pareçam boas demais. Pesquise mais a fundo para não ter problemas no futuro!

Procure os melhores preços por meio de cotações e faça a comparação das propostas, considerando sempre o custo total de aquisição. Muitos deles podem surpreender positivamente. Teste e comprove!

6. Defina processos internos

Para que o setor funcione com o máximo de agilidade e eficiência, é fundamental que suas atividades estejam alinhadas com as demais áreas da organização. Ou seja: cada uma delas deve seguir os processos internos padronizados na hora de fazer os pedidos.

Essa é a melhor forme de manter o trabalho organizado, evitando falhas ou contratempos. E o modelo ideal para que tal processo funcione é, mais uma vez, com a ajuda de um software ERP, capaz de integrar a demanda de todos os departamentos em uma única plataforma.

Nesse caso, a tecnologia ajuda a evitar erros por falta de comunicação ou atenção. Vale a pena investir nessa solução para economizar recursos e otimizar as atividades do setor de forma simples e efetiva.

7. Controle o estoque

Esse é um gargalo de muitas empresas. Por vezes, compra-se determinado item em excesso, o que gera custos desnecessários de armazenagem e, até mesmo, perdas para o negócio.

Por outro lado, o responsável pela gestão do estoque pode adquirir um produto em uma quantidade menor do que deveria. Isso resulta em escassez e irritação dos clientes que buscam e não encontram o que querem, levando-os diretamente para a concorrência.

Portanto, é absolutamente necessário fazer o controle e o monitoramento do estoque de maneira adequada. Deve-se manter o equilíbrio entre o número de pedidos e o volume de entregas.

As estratégias para melhorar a performance do departamento de compras vão desde o processo de organização do setor, para encontrar suas vulnerabilidades e seus gargalos, até o investimento em tecnologia, capaz de integrar as informações.

Tudo isso permite um gerenciamento mais efetivo, com baixíssimo índice de erros — o que se reflete diretamente nos resultados da organização.

Gostou de nossas dicas para otimizar o departamento de compras do negócio? Então, aproveite e confira como um sistema de gestão pode melhorar o controle de custos da empresa!