Como um sistema de gestão pode melhorar o seu controle de custos?

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controle de custos

Você já se perguntou como um sistema de gestão pode lhe ajudar a melhorar o controle de custos da sua empresa? Será que é possível aliar eficiência, qualidade na informação e geração de dados?

Neste post você vai saber um pouco mais sobre como uma solução informatizada pode ser um diferencial competitivo para o seu negócio, padronizando processos, fornecendo diferentes possibilidades de análises e permitindo ganhos em produtividade. Vamos lá?

Controle do processo produtivo

O uso de um bom sistema de gestão integrado ou ERP, como também é conhecido, pode auxiliar de forma definitiva no controle do processo produtivo. Isto ocorre porque estes sistemas são integrados e quando há um lançamento, por exemplo, de compra de estoques, já são automaticamente alimentadas informações em outros departamentos da empresa.

Com isso, é possível acompanhar toda a movimentação que ocorreu desde a entrada da matéria-prima, processamento, apuração dos custos e venda. Também será possível conhecer o tempo de cada etapa e quanto a empresa levou para receber pela comercialização.

Este controle do processo produtivo é essencial para identificar e evitar gargalos de produção, geração excessiva de sucatas e eventuais erros e desperdícios que estejam acontecendo. Além disso, permite um melhor controle dos estoques e de todo o ciclo de produção.

A automatização do processo produtivo traz ganhos também para o processo de compras, deixando este mais rápido, fácil e econômico, o que pode gerar uma importante fonte de economias para a sua empresa.

Análise gerencial

A análise gerencial é outra grande vantagem de um bom sistema de gestão. A tecnologia permite, por exemplo, a geração e análise de diferentes tipos de relatórios, sejam eles por produtos, linhas de produção ou de acordo com a necessidade de cada gerente ou empresa.

Estas análises gerenciais permitem identificar custos com valores muito altos ou com variações muito grandes. Com base nestes dados é possível fazer substituições, diminuições ou até mesmo cortes. Também é possível identificar produtos e serviços que possuem maior saída e incentivar suas vendas, o que permite ganhos no resultado.

A análise gerencial permite aos tomadores de decisão dados para o planejamento, seja ele de curto ou de longo prazo. Permite saber, por exemplo, se a empresa passa por épocas de sazonalidades, com maiores ou menores entradas de recursos.

Assim, caso ela identifique que em determinada época do ano possui uma menor entrada de recursos, poderá criar uma reserva para arcar com os custos fixos, que são aqueles que continuam existindo independentemente da produção e venda, evitando descapitalização.

Agilidade e praticidade nos processos

Uma boa parte dos custos das empresas acaba acontecendo por falta de agilidade e praticidade nos processos. Desta forma, o uso de um sistema de gestão pode auxiliar na padronização dos processos, evitando retrabalhos e desperdício de recursos tanto financeiros quanto humanos.

Com processos funcionando de forma integrada e harmoniosa, além de evitar problemas administrativos sua empresa evitará, por exemplo, o pagamento excessivo de horas extras, o que também impacta na redução dos custos no final do mês.

Além disso, uma vez que estes sistemas são integrados, ocorrerá a alimentação automática de informações em diversos módulos do sistema ao mesmo tempo, o que oferecerá ganhos adicionais em tempo e qualidade das informações.

Essa agilidade também prioriza o processo de tomada de decisão, já que as informações estão disponíveis de forma rápida e completa no menor tempo possível, o que é primordial no atual mercado competitivo.

Menos riscos e menos erros

A utilização da tecnologia também reduz os riscos e os erros, principalmente na hora de gerar e enviar obrigações acessórias, ou seja, aquelas relacionadas com o fisco. Permite a geração e pagamento correto dos impostos devidos, bem como o acompanhamento dos seus valores ao longo do tempo.

Com o uso de um bom sistema de gestão é possível, por exemplo, evitar erros na hora de codificar as operações de diferentes estados, evitando multas e juros desnecessários. Possibilita também acompanhar e o controlar a variação dos valores de impostos e identificar possíveis erros em sua apuração.

Adicionalmente, o sistema permite a segurança da emissão, armazenagem e validação das notas fiscais eletrônicas, evitando problemas administrativos, o que também pode gerar custos desnecessários para a empresa.

A segurança das informações também se destaca, já que estas estão armazenadas e disponíveis. Assim, evita a preocupação com valores para backups, cópias de segurança e outras formas de armazenamento, já que tudo é feito de maneira automática e prática.

Controle dos estoques

Outra fonte possível de economia de custos é o controle dos estoques. Com o uso de um sistema de gestão este processo pode ser muito mais ágil e fácil. A empresa evita que os produtos percam a sua validade, o que poderia gerar custos e perdas desnecessárias.

É possível também obter ganhos com a armazenagem, evitando ficar com mercadoria em excesso ou, até mesmo, com falta de produtos para a comercialização. A contagem dos estoques também poderá ser automatizada, deixando o processo rápido, prático e econômico.

Outra possibilidade que pode economizar para a empresa é o ganho com uma boa política de fornecedores. Buscando os melhores fornecedores a empresa pode ter preços mais competitivos, melhores condições de pagamentos e outros ganhos que impactarão em seus resultados.

Neste post você viu que o uso de um bom sistema de gestão é essencial para aquelas empresas que querem melhorar o seu sistema de custos. Você compreendeu que com o uso de uma solução informatizada e inteligente é possível agir de forma pontual, no processo produtivo e no gerenciamento e controle dos custos.

Pode-se obter outros tipos de ganhos, como aqueles relacionados com as análises gerenciais, aquelas que possuem relação com a agilidade e praticidade dos processos, bem como um menor índice de erros e retrabalho. Outra grande vantagem é o controle da parte relacionada ao fisco, evitando multas, juros e problemas administrativos, bem como a gestão eficiente dos estoques, evitando desperdícios e falta de mercadorias para a comercialização.

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