Como um sistema de gestão pode melhorar o seu controle de custos?

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controle de custos

Você já se perguntou como um sistema de gestão pode ajudar a melhorar a gestão de custos da sua empresa? Será que se consegue aliar eficiência, qualidade na informação e geração de dados?

Neste post, você vai saber um pouco mais sobre como uma solução informatizada pode ser um diferencial competitivo para o seu negócio, padronizando processos, fornecendo possibilidades de análise e permitindo ganhos em produtividade. Vamos lá?

Controle do processo produtivo

O uso de um bom sistema de gestão integrada — ou ERP, como também é conhecido — pode auxiliar de forma definitiva no controle do processo produtivo. Isso ocorre porque, nesses sistemas, quando há um lançamento, por exemplo, de compra de estoques, outros departamentos já são automaticamente informados, com atualização dos dados para todos.

Com isso, consegue-se acompanhar toda a movimentação que ocorreu desde a entrada da matéria-prima, passando por processamento e apuração dos custos até chegar à venda. Também será possível conhecer o tempo gasto em cada etapa e quanto a empresa levou para receber pela comercialização.

Esse controle do processo produtivo é essencial para identificar e evitar gargalos de produção, geração excessiva de sucatas e eventuais erros e desperdícios que estejam acontecendo. Além disso, permite um melhor controle dos estoques e de todo o ciclo de produção.

A automatização do processo produtivo traz ganhos também para o processo de compras, deixando-o mais rápido, fácil e econômico, o que pode gerar uma importante fonte de economias para a sua empresa.

Análise gerencial

A análise gerencial é outra grande vantagem de um bom sistema de gestão. A tecnologia permite, por exemplo, a geração e análise de diferentes tipos de relatório, sejam eles por produtos, linhas de produção ou de acordo com a necessidade de cada gerente ou empresa.

Essas análises gerenciais ajudam a identificar custos com valores muito altos ou variações muito grandes. Com base nesses dados, é possível fazer substituições, diminuições ou até mesmo cortes. Também se pode verificar se há produtos e serviços de maior saída e incentivar suas vendas, o que levará a melhores resultados.

A análise gerencial fornece aos tomadores de decisão dados para o planejamento, seja ele de curto ou de longo prazo. Permite saber, por exemplo, se a empresa é afetada por sazonalidades.

Assim, caso se identifique que, em determinada época do ano, há uma menor entrada de recursos, será possível se programar para criar uma reserva para arcar com os custos fixos, que são aqueles que continuam existindo independentemente da produção e venda, evitando descapitalização.

Agilidade e praticidade nos processos

Uma boa parte dos custos das empresas acaba acontecendo por falta de agilidade e praticidade nos processos. O uso de um sistema de gestão pode auxiliar na padronização dos processos, reduzindo retrabalhos e desperdício de recursos tanto financeiros quanto humanos.

Com processos funcionando de forma integrada e harmoniosa, além de ter menos problemas administrativos, sua empresa evitará, por exemplo, o pagamento excessivo de horas extras, o que também impacta os custos no final do mês.

Além disso, uma vez que esses softwares são integrados, ocorrerá a alimentação automática de informações em diversos módulos do sistema ao mesmo tempo, o que oferecerá ganhos adicionais em tempo e qualidade das informações.

Essa agilidade também impacta o processo de tomada de decisão, já que as informações estão disponíveis de forma rápida e completa no menor tempo possível, o que é primordial no atual mercado, tão competitivo.

Menos riscos e menos erros

A utilização da tecnologia também reduz os riscos e os erros, principalmente na hora de gerar e enviar obrigações acessórias, ou seja, aquelas relacionadas com o fisco. Afinal, ela facilita o pagamento correto dos impostos devidos, bem como o acompanhamento dos seus valores ao longo do tempo.

Com o uso de um bom sistema de gestão, se consegue, por exemplo, evitar erros na hora de codificar as operações de diferentes estados, afastando a perspectiva de multas e juros desnecessários. Ainda, pode-se acompanhar e controlar a variação dos valores de impostos e identificar possíveis falhas em sua apuração.

Adicionalmente, o sistema permite a segurança da emissão, armazenagem e validação das notas fiscais eletrônicas, reduzindo a probabilidade de problemas administrativos, que também podem gerar custos desnecessários para a empresa.

Ademais, deve-se destacar a segurança das informações, já que estas ficam armazenadas e disponíveis. Assim, evita-se a preocupação com valores para backups, cópias de segurança e outras formas de armazenamento, já que tudo é feito de maneira automática e prática.

Gestão dos estoques

Outra fonte provável de redução de custos é o controle dos estoques. Com o uso de um sistema de gestão, esse processo pode ser muito mais ágil e fácil, possibilitando que a empresa se previna contra a perda de validade dos produtos, o que poderia gerar custos e perdas desnecessárias.

Pode-se, também, obter ganhos com a armazenagem, de modo a não ficar com mercadorias em excesso ou, até mesmo, com falta de produtos para a comercialização. A contagem dos estoques também poderá ser automatizada, deixando o processo rápido, prático e econômico.

A empresa também pode economizar ao desenvolver uma boa política de fornecedores. Buscando bons parceiros, a empresa pode ter preços mais competitivos, melhores condições de pagamento e outros ganhos que impactarão seus resultados.

Levantamento e análise de todos os custos

O primeiro passo para o sucesso de qualquer estratégia de gestão de custos é ter uma visibilidade completa sobre as movimentações da sua empresa. Assim, você poderá saber quais setores e atividades representam um impacto maior. Para isso, um sistema de gestão é essencial, pois oferece ferramentas automatizadas para facilitar o trabalho dos seus colaboradores.

Em outras palavras, não será mais preciso manipular várias planilhas para analisar o fluxo de caixa, as movimentações do estoque, os custos fixos e os variáveis. Os ERPs têm módulos para todos os setores e integram esses dados em um único banco. Portanto, você poderá utilizar as ferramentas de relatórios para que sejam elaboradas análises automáticas de diversas variáveis que influenciam a saída de capital.

Compreenda todas as despesas

Com esse documento em mãos, colaboradores, gestores e executivos deverão refletir sobre a importância de cada custo para a empresa. Para isso, pode-se responder às seguintes questões:

  • quais deles são inevitáveis para as atividades do negócio?
  • Quais deles são passíveis de negociação?
  • Quais custos variáveis podem ser reduzidos no momento?
  • Há algum indício de ineficiência?

Então, será possível fazer um planejamento completo de corte de gastos sem que isso implique no comprometimento das atividades do seu negócio.

Verifique a margem de contribuição

A margem de contribuição é um indicador muito importante para as equipes de gestão, pois oferece uma visibilidade do quanto fica disponível para o seu negócio após o pagamento dos custos variáveis.

Como os custos fixos são difíceis de manejar, é importante que seu negócio enxergue o seu perfil financeiro pela margem de contribuição. O ideal é sempre reduzi-la ao mínimo possível sem comprometer a qualidade do serviço.

A partir da sua margem de contribuição, você conseguirá ver o capital restante para o pagamento das despesas fixas. O que restar será a sua taxa de lucro.

Encontre o ponto de equilíbrio

Nesse sentido, há um outro conceito bastante interessante: o ponto de equilíbrio. Ele mostra em qual momento sua receita se iguala às despesas fixas e variáveis. Teoricamente, é a partir daí que sua empresa passa a ter lucro.

Ou seja, quando todas as partes envolvidas conhecem esse valor, elas passam a trabalhar para otimizá-lo, o que pode ser feito de duas formas, basicamente: aumentando as vendas e cortando os custos.

É imprescindível contar com um software para ajudá-lo a calcular essa métrica, pois ela não é estática. Como os custos variáveis crescem à medida que você produz e vende mais, a curva se modifica — e, com ela, o ponto de equilíbrio.

Invista em um sistema de gestão empresarial

Os sistemas de gestão empresarial (ERPs) certamente são as ferramentas mais importantes para a gestão de custos hoje em dia. Eles oferecem uma integração dos dados dos mais diversos processos, como vendas, aquisições, pagamento de salários etc. Assim, suas métricas e indicadores ficarão atualizados em tempo real.

O Business One, da SAP, é considerado uma dos melhores ERPs do mundo. Ele conta com módulos completos com soluções para atendimento ao cliente, controle de estoque, gerenciamento de fornecedores etc.

Pode-se obter outros tipos de ganho, como aqueles relacionados às análises gerenciais, que têm relação com a agilidade e praticidade dos processos, bem como com um menor índice de erros e retrabalho.

Outra grande vantagem é o controle da parte relacionada ao fisco, evitando multas, juros e problemas administrativos, além da gestão eficiente dos estoques, permitindo o mínimo de desperdícios e garantindo que haja mercadorias para a comercialização.

Neste post, você viu que o uso de um bom sistema de gestão é essencial para aquelas empresas que querem melhorar o seu sistema de custos. Você compreendeu que, com o uso de uma solução informatizada e inteligente, é possível agir de forma pontual no processo produtivo e na gestão de custos.

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