No panorama econômico atual do país, a redução de custos em uma empresa é de extrema importância. No entanto, diminuir os gastos nem sempre é tarefa fácil, pois se faz necessária a colaboração de toda a equipe. E é nesse ponto que o sistema ERP entra como um bom aliado.

Hoje, o ERP é uma ferramenta bastante acessível até para pequenos empreendimentos. O software pode ser adaptável às necessidades da organização, sendo que os resultados proporcionados valem todo o investimento.

Como o sistema ERP concentra os processos da empresa em um só lugar, as despesas com programas e manutenção diminuem consideravelmente. Confira, a seguir, de quais maneiras essa ferramenta pode auxiliar o seu negócio na redução de custos:

Geração eficiente de relatórios

Com o sistema ERP implementado, será possível ter acesso a informações completas sobre a empresa como um todo. O programa gera relatórios que vão possibilitar a avaliação dos custos setor a setor.

Tomar uma decisão sabendo que foi a coisa certa a se fazer é uma das vantagens de quem conta com um sistema ERP. Dessa forma, o empreendedor tem embasamento para realizar o corte de gastos desnecessários e pode pensar em ações que tragam mais lucro para a companhia.

Direcionamento de possíveis melhorias

O ERP pode fazer uma análise de desempenho profunda e listar os índices de retrabalho, ociosidade e desperdício de tempo, apontando ao empreendedor quais processos necessitam de melhorias. Com esse estudo em mãos, os gestores podem realizar ajustes para adequar as equipes às reais demandas do trabalho.

Aumento da produtividade

A organização trazida à empresa pelo ERP ajuda a poupar mão de obra. Os colaboradores passam menos tempo em busca de uma informação — e isso aumenta a produtividade. Eles também podem se sentir mais motivados e valorizados ao contar com uma ferramenta que agiliza e facilita o trabalho.

Menor desperdício

Controlar suprimentos e outras atividades em planilhas manuais pode demandar tempo. E o ERP também auxilia com esse controle preciso, que levará à redução de desperdícios e compras desnecessárias.

Não é mais necessário ter um espaço ou pessoas dedicadas para o arquivamento de documentos e outras informações. Assim, gastos com papel e outros materiais são reduzidos.

Maior controle de prazos

Com um sistema integrado de ERP, os colaboradores podem controlar melhor as agendas, os contatos e todos os prazos para a entrega dos trabalhos.

Trata-se de uma maneira de evitar que os compromissos sejam perdidos e que haja conflitos de calendário, entre outros problemas de organização. Isso ajuda os colaboradores a organizarem melhor suas rotinas, aumentando a produtividade de todos.

Atualização imediata

Aqui, nos referimos a dois tipos de atualização. O primeiro diz respeito às mudanças na própria plataforma. Todas as funcionalidades são atualizadas imediatamente, podendo ser acessadas por todos os colaboradores, sem comprometer o andamento do trabalho.

O segundo se refere às atualizações das próprias informações inseridas na ferramenta, que ficam disponíveis imediatamente para os funcionários. Assim, pode-se aumentar a eficiência do trabalho e facilitar a colaboração entre as equipes sem atrapalhar a realização das tarefas.

Quadro de funcionários mais enxuto

A automação do trabalho, além de aumentar a eficiência dos colaboradores, acaba reduzindo a necessidade de pessoas. Isso porque ela otimiza a realização de tarefas e organiza melhor a performance dos funcionários.

Assim, acaba sendo preciso ter bem menos pessoas realizando o trabalho, principalmente o que é mais simples. Tudo isso representa mais economia, por ser preciso contratar menos colaboradores.

Diminuição de erros e fraudes

Seja pela ocorrência de erros ou por má fé, as fraudes tributárias e financeiras geram grandes perdas para as empresas, inclusive por conta da aplicação de multas e encargos. A integração no ERP cria processos mais transparentes e fáceis de serem geridos e controlados, diminuindo problemas com incorreções ou golpes.

Melhor a gestão do estoque

Eficiência e segurança. É nessas duas palavras que o ERP baseia a gestão do estoque.

Isso acontece porque, uma vez integrado a outros sistemas, o software gera notificações para diversos setores, permitindo que a empresa faça um planejamento de compras mais eficiente. Fica bem mais simples saber quando algum material atinge um ponto crítico ou não há saída suficiente.

Redução do retrabalho da equipe

Quando as informações não são centralizadas, é possível que haja falhas na comunicação dos colaboradores. Eles podem acabar fazendo a mesma tarefa simultaneamente ou se dedicando por muito tempo à mesma demanda. Um sistema integrado ajuda a focar o trabalho em uma única frente, o que reduz o tempo de execução e evita retrabalhos.

Facilidade de controle do negócio

Todos os controles da empresa podem ser feitos dentro da plataforma ERP, reduzindo a necessidade de diversos outros softwares e documentos dispersos. Isso facilita o controle das informações, que ficam reunidas em um único lugar, com mais segurança e integração.

Além disso, há a redução de custos com a aquisição de outras ferramentas tecnológicas ou a ocupação de espaços com arquivos físicos. Dessa forma, evita-se o desperdício de papel ou materiais.

Aumento da eficiência da organização

O que, sem o ERP, seria uma série de processos, com o software, se resume em um só. Ao adotar o sistema, a organização torna-se mais eficiente, pois o programa gera informações para o estoque, para o marketing e para o financeiro.

E essa integração traz, ainda, outro benefício: diminui a incidência de erros que poderiam ocorrer se as tarefas fossem feitas manualmente.

Maior compartilhamento de informações

Como o ERP pode estar integrado a sistemas e softwares de fornecedores e/ou clientes, há uma grande melhoria na troca de informações. Tarefas como vendas previstas e ordens de compras ou de produção acabam se tornando bem mais eficientes, evitando incidentes de última hora que demandem altos custos.

Enfim, adotar um sistema ERP representa diversas melhorias que, em pouco tempo, oferecem uma redução de custos nas operações da empresa. É uma forma de otimizar processos e aumentar a produtividade dos colaboradores. Tudo isso reflete em melhores rendimentos para o seu negócio.

Você já viu como a integração de vários processos dentro de uma só plataforma pode trazer inúmeras vantagens para a sua empresa. Agora, assine a nossa newsletter para saber mais sobre como melhorar a gestão de seu negócio e reduzir custos. Até a próxima!