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Como implantar uma caixa de sugestão online

Hoje, a caixa de sugestões online é o modo mais assertivo para os funcionários oferecerem ideias às empresas. A maneira tradicional se tornou obsoleta e esquecida, com pouca esperança de uso futuro

Essa mudança ocorre porque as caixas de sugestões tradicionais estão desatualizadas e podem trazer mais problemas do que soluções. Elas bloqueiam ideias em um buraco negro, onde a inovação e o Kaizen, conceito que significa mudança para melhor, desaparecem. 

Tudo isso somado à crescente adoção de modelo de trabalho home office, há menos motivos para a caixa de sugestões continuar como um item físico, instalado em um escritório.

Por que ter uma caixa de sugestões online?

A principal razão para implantar uma caixa de sugestões online é simples: os líderes empresariais querem ouvir os membros de sua equipe, a fim de melhorar a forma como o trabalho é executado e a cultura da empresa é moldada, além de procurar maneiras de tornar o local de trabalho mais produtivo.

Embora seja bem-intencionada, a caixa de sugestões tradicional não permite que isso aconteça. Uma caixa de sugestões online, no entanto, abre oportunidades para criar uma experiência que constrói confiança, além de garantir privacidade.

As caixas de sugestões online são o equivalente digital da coleta de informações de forma segura e anônima, por meio da tecnologia. Para clientes e funcionários, basta seguir um link para enviar comentários, ideias e sugestões de melhorias.

Boas sugestões têm o poder de melhorar seu negócio. Quando um funcionário da British Airways sugeriu descalcificar canos de banheiro de aviões para torná-los mais leves, essa ideia, provinda de uma caixa de sugestões online, economizou para a empresa mais de US$ 700.000 por ano em custos de combustível.

Confira algumas razões que mostram como as caixas de sugestões online funcionam melhor:

  • Acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana em todas as regiões – O público-alvo pode morar e trabalhar em um fuso horário diferente da empresa ou ter horários flexíveis. Caixas de sugestões online fornecem acesso instantâneo a qualquer hora e em qualquer lugar.
  • Coleta verdadeiramente anônima – A coleta de respostas confidencial é fundamental para ter um sistema não tendencioso, seguro e que possa proteger os dados das pessoas.
  • As pessoas certas recebem as informações rapidamente – Os processos de envio de caixas de sugestões online podem ser configurados para permitir que pessoas específicas saibam quando elas foram recebidas em tempo real.
  • Decisões de negócios informadas – O canal online é mais eficiente para as equipes de pesquisa, desenvolvimento, marketing e vendas receberem opiniões dos clientes, a fim de planejar com precisão suas atividades comerciais. 
  • Permite percepções verdadeiras – A ausência de influências externas, como observadores próximos ou o risco de repercussões, ajuda a obter respostas, permitindo que as sugestões ou críticas sejam efetuadas sem receio.
  • Coleta resultados automaticamente – com uma caixa de sugestões tradicional, um funcionário gasta tempo lendo e coletando respostas manualmente. Já na online, é possível fazer isso de forma automática, o que possibilita trabalhar os conselhos mais rapidamente.

Quatro fatores cruciais para a implantação de caixa de sugestões

  • Envio

Enviar ideias deverá ser um processo simples e rápido, assim como a inclusão de imagens, fotos, desenhos, esquemas, fluxogramas etc. As sugestões podem ser enviadas pelo computador ou por meio de aplicativos de dispositivos móveis.

  • Avaliação

Os funcionários devem ter permissão para dar sua opinião e se envolver em um ambiente aberto e amigável. Os comentários podem criar inovação e diferentes descobertas. Também é preciso permitir que os gestores, líderes ou administradores sejam os primeiros a aprovar todas as ideias, antes que elas fiquem visíveis para avaliação.

  • Retorno

É fundamental dar feedback e organizar as ideias, pedindo mais informações sobre ela e parabenizando os autores, após a implementação. Outro caminho é alterar o status de uma sugestão, conforme ela passa pela revisão e eventuais etapas dentro do processo.

  • Relatório de dados

Os relatórios de dados devem ser obtidos com facilidade, como os fatos sobre quem envia os comentários e respostas e o que foi implementado no intervalo de datas de sua escolha. Tudo deve ser extraído instantaneamente para a produção de apresentações. 

  • Cuidados ao implantar caixa de sugestões online

O poder de uma caixa de sugestões online será uma realidade somente se os funcionários e clientes puderem ver que sua opinião faz a diferença. Nada motiva mais do que o reconhecimento. 

Reconhecer os colaboradores por contribuírem para o Kaizen, seja na marca ou local de trabalho, cria mais confiança, engajamento das equipes e contribui para o planejamento estratégico. Assim, gera mais credibilidade a caixa de sugestões, formando um canal efetivo de comunicação gerador de inovação e melhorias.

Há uma linha tênue entre implantar uma caixa de sugestões online e realizar uma pesquisa. Na primeira medida, as ideias são mais amplas e abertas, enquanto na segunda opção as perguntas são mais objetivas. Entretanto, é possível utilizar as duas na mesma estratégia. 

Depois de receber sugestões interessantes, postar uma pesquisa online sobre o assunto pode aprofundar o entendimento dos gestores. Isso permite transformar uma simples opinião em algo, de fato, proveitoso. 

É importante ressaltar que as caixas de sugestões online fornecem aos administradores uma maneira perfeita de fechar o ciclo da inovação e melhoria contínua dentro das empresas.

A Uppertools pode te ajudar

A Uppertools é especialista em soluções ERP de alta qualidade e conta com profissionais capacitados para entender e auxiliar a gestão empresarial em diversos setores. Nosso objetivo é estar sempre de prontidão para auxiliar nossos clientes a melhorar seus negócios e ter uma operação mais otimizada e inteligente.

Por isso, desenvolvemos a Miranos, uma plataforma de gestão de capital humano que proporciona total alinhamento dos membros da equipe com os processos e metas da companhia, por meio de um modelo que garante mais produtividade e eficiência nos processos internos.

A plataforma Miranos dispõe de um recurso que é uma verdadeira oficina de ideias para ser implantada no programa de melhoria contínua. Com uma caixa de sugestões online coordenada e totalmente conectada, ela garante sucesso total na criação de um sistema de captação de ideias.

Com uma abordagem moderna e simplificada, o Miranos é ideal para identificar a inovação e novas percepções, permitindo uma maneira mais prática de manter os colaboradores e gestores no caminho certo.

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