Como fazer uma gestão de contas a pagar eficiente com o uso de um software

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Segundo um estudo realizado pelo Sebrae, um terço dos empreendimentos brasileiros fecham em até dois anos de operação (e 60% deles em até cinco anos). Isso se deve ao fato de muitas pessoas começarem seus negócios sem um preparo mínimo para lidar com todos os desafios da administração e, principalmente, da gestão de contas a pagar.

A realidade é que dirigir uma empresa vai muito além de oferecer bons produtos ou serviços de qualidade. É necessário lidar com diversas questões legais, financeiras e administrativas que demandam tempo, dedicação e conhecimento na área, independentemente do tamanho do negócio.

O desafio para empresas de pequeno e médio porte é ainda maior, uma vez que erros simples podem comprometer todo o capital disponível. Consequentemente, as chances de recuperação são reduzidas.

Pensando nisso, reunimos a seguir alguns pontos de suma importância para você fazer uma gestão de contas a pagar de maneira eficiente na sua empresa. Confira!

Qual é a importância da gestão de contas a pagar, afinal?

O controle financeiro é baseado na coordenação das atividades e na avaliação da condição financeira da empresa. Isso ocorre por meio de relatórios financeiros elaborados com os dados patrimoniais e a situação do fluxo de caixa.

O fluxo de caixa é referente à soma dos valores recebidos e gastos por uma companhia durante determinado período de tempo (algumas vezes, está ligado a um projeto específico). Esse conceito é útil ao controle do capital e ao estudo da viabilidade de um projeto antes mesmo de sua execução, pois identifica, com antecedência, o volume de fundos que será procurado em fontes de créditos.

Além disso, a ferramenta ajuda a:

  • captar a confiança dos credores, já que os procura com antecedência;
  • controlar os eventuais desvios em relação aos planos traçados;
  • prever possíveis aplicações para um excesso nos fundos;
  • promover o uso eficiente e racional dos recursos disponíveis.

Controlar as finanças só é possível quando o empresário tem consciência da situação financeira real em que se encontra. Deve-se saber qual é o melhor momento para realizar investimentos.

Quando uma companhia inicia suas atividades, é comum que os gestores adotem planilhas para fazer um controle, já que existem diversos modelos disponíveis na internet. Porém, conforme a organização cresce, a planilha acaba se tornando um problema, pois perde a confiabilidade e principalmente as informações. Por isso é indicado partir para o uso de sistemas mais completos e seguros.

Como ter uma eficiente gestão de contas a pagar?

Quando uma empresa começa a funcionar, já tem algumas contas a pagar, como de água, luz e telefone, além de possíveis dívidas com fornecedores. Justamente por esse bombardeio de despesas logo no início, é essencial ter um controle rígido desde o primeiro momento.

Você precisa de ajuda nessa tarefa? Preparamos 4 dicas que parecem simples mas são extremamente valiosas para manter a saúde financeira de uma empresa. Continue lendo!

1. Não contraia mais dívidas do que a empresa pode arcar

A base para manter a gestão financeira da empresa positiva é não gastar mais do que se pode pagar. Por isso, é essencial ter um fluxo de caixa muito bem organizado e constantemente alimentado, respeitando o cenário organizacional e se antecipando a possíveis cenários de escassez.

2. Registre todas as suas contas a pagar

É de extrema importância registrar todas as contas a pagar, de modo que o gestor consiga ter um controle das despesas da empresa sem perder os prazos de vencimento. Assim, fica muito mais fácil ter uma visão ampla sobre o setor.

3. Mantenha suas contas em dia

Pagar as contas em dia faz com que o negócio evite multas e outras possíveis complicações, ou seja, significa não ter que dispor de mais dinheiro para suprir a falta de organização. Antecipar pagamentos visando a descontos é uma excelente forma de economizar também. Converse com seus fornecedores e veja se existe essa possibilidade.

4. Em caso de dificuldades, renegocie

Caso perceba que a situação ficou apertada, não espere as contas saírem completamente de controle. Negocie com seus fornecedores o quanto antes para diminuir os prejuízos e conseguir a estabilidade financeira novamente.

Quais são as vantagens de usar um software especializado?

Se você almeja o crescimento de seu negócio, é imprescindível contar com dados seguros e confiáveis. Ao utilizar planilhas para o controle de contas a pagar, qualquer informação inserida de forma equivocada pode comprometer todo o orçamento da empresa.

Por isso, listamos as principais vantagens da adoção de um software especializado. Acompanhe!

Concentra todas as informações da empresa

Atualmente, encontramos no mercado algumas opções de sistemas especializados nesse tipo de controle. Uma das maiores e mais significativas vantagens a serem destacadas é a possibilidade de reunir todas as informações necessárias em um só lugar.

Como consequência, o gestor tem uma visão mais ampla, completa e detalhada da situação financeira da companhia. Além disso, o processo se torna mais prático e a produtividade da equipe aumenta significativamente — já que tanto o gestor quanto os colaboradores terão mais tempo disponível para que possam se dedicar a outros assuntos importantes.

Garante a segurança dos dados

Quando é manual, a gestão de contas a pagar costuma ser controlada por meio de planilhas — que, apesar de imensamente úteis no início da vida da empresa, não são tão seguras para esse tipo de trabalho. Vale lembrar que qualquer um pode ter acesso às suas informações e até alterá-las ou se equivocar no momento do preenchimento.

Os softwares de gestão costumam ser controlados com login e senha de acesso, o que restringe o uso a pessoas autorizadas. Como resultado, há uma segurança maior para seus dados.

Diminui a possibilidade de falhas

Trabalhar com números não é nada fácil. Essa complexidade aumenta quando eles vêm acompanhados de uma responsabilidade tão grande quanto a do setor de contas a pagar, que é primordial para a sobrevivência de uma organização.

Um valor inserido de forma errônea pode comprometer todo o orçamento da empresa e causar uma enorme dor de cabeça, já que será necessário o retrabalho de conferir todas as informações para encontrar a falha.

Mas o uso de um sistema elaborado especialmente para tal tipo de trabalho diminui consideravelmente a possibilidade de erros. Isso porque tudo é feito de forma automatizada, com a geração de relatórios detalhados das movimentações.

Torna os processos mais eficientes

software de gestão de contas a pagar é um sistema inteligente que facilita as tarefas cotidianas, tornando-as mais intuitivas. Ao permitir o agendamento de pagamentos e a ativação de lembretes de vencimentos, ele faz com que a rotina empresarial fique mais dinâmica em meio a tantas atividades a serem concluídas.

Todas as informações são automaticamente armazenadas em um banco de dados, de modo que o gestor tenha acesso a elas sempre que julgar necessário. Essas informações ajudam a ter um controle mais claro de toda a operação, o que resulta na execução das atividades com êxito e segurança.

Portanto, é essencial contar com um software para auxiliar nos processos administrativos, a fim de garantir a confiabilidade das informações. Um sistema especializado reúne tudo de que você precisa, além de oferecer relatórios completos e detalhados sobre o cenário da organização.

Agora que você já sabe tudo sobre como fazer uma boa gestão de contas a pagar, aproveite para baixar nosso guia sobre governança corporativa!