A gestão de folha de pagamento em uma empresa é uma tarefa muito delicada e merece atenção redobrada dos gestores. Sendo um dos principais custos operacionais, ela precisa ser analisada com muita cautela.

Uma falha neste processo pode prejudicar severamente todo o andamento de um negócio, levando-o rapidamente a uma situação complicada que pode resultar até mesmo em um “fechamento de portas”. 

Acompanhe este material para entender como a folha de pagamento impacta os custos operacionais da sua empresa. 

A folha de pagamento e os diferentes tipos de negócio

A atividade ou o faturamento de uma empresa pode causar muita diferença no montante gasto com pessoal no final de um mês. Isso ocorre devido à mudança no regime tributário do negócio. 

Por exemplo, uma empresa que desenvolve uma atividade que a obrigue a escolher entre o regime do Lucro Real ou Presumido terá os seus custos com pessoal elevados significativamente.

A base de cálculo no Lucro Real é o lucro efetivo obtido durante o período, que é calculado por meio de uma subtração de receitas e despesas. Já no Lucro Presumido, o excedente é obtido de forma presumida, determinando a porcentagem aplicada sobre o faturamento.

Essas empresas são obrigadas a contribuir com 20% sobre o total da folha de pagamento a título de contribuição para o INSS. Além desse percentual, há também os custos de encargos sociais e trabalhistas. 

Assim, caso um funcionário tenha um salário de R$ 1.000,00, além de ter que arcar com esse pagamento, a empresa terá um custo adicional de aproximadamente 68%, considerando os percentuais mencionados acima e os outros custos, como 13°, férias e FGTS depositado e rescisório.

Portanto, esse colaborador custará cerca de R$ 1.680,00 para a empresa.

Por outro lado, aqueles empreendimentos que se enquadram no regime de tributação do Simples Nacional podem se beneficiar com uma redução considerável nos custos da folha de pagamento. 

Isso ocorre porque não há a cobrança de alguns dos órgãos trabalhistas mencionados para essas empresas, nem mesmo a contribuição patronal do INSS, que corresponde a 20% sobre o total da folha.

Assim, um colaborador que receberia R$ 1.000,00 por mês, teria um custo total de aproximadamente 40% a mais, considerando todos os demais pagamentos que devem ser feitos. Nesse caso, o montante a ser gasto seria de R$ 1.400,00.

Valor máximo saudável para gastos com pessoal

Não existe um montante fixo considerado saudável para gastar com a folha de pagamento. Afinal, cada empresa tem suas particularidades relacionadas à sua atividade e às formas de trabalho.

Entretanto, os custos operacionais costumam corresponder de 15% a 20% do faturamento de uma empresa. Quanto maior for o percentual que a folha de pagamento consome das vendas, menor será o  lucro e mais elevado o risco de o negócio gerar prejuízo.

Quando uma empresa ultrapassa os limites mencionados, ela eleva as contas do negócio. Isso pode ocorrer, principalmente, quando há uma queda no número de vendas ou serviços.

Neste cenário, a gestão empresarial deve verificar a possibilidade de reduzir a sua folha de pagamento. Porém, isso precisa ser feito com muita cautela, tendo em vista que essa prática pode afetar a organização e a operação do negócio.

Como minimizar o impacto dos custos com pessoal

Não há como suprimir o custo com pessoal, pois ele é necessário para que o negócio funcione corretamente. Portanto, a forma mais eficiente de minimizar os impactos dos custos com pessoal é controlar tudo. 

As empresas devem criar uma rotina de controle extremamente eficiente e capaz de mostrar com detalhes minuciosos os custos com folha de pagamento, bem como o montante que corresponde ao seu faturamento.

Portanto, a folha de pagamento é um custo necessário e fundamental em uma empresa, pois ela é imprescindível para desenvolver as atividades. Porém, é crucial saber gerir esses custos operacionais de modo que eles não superem o percentual de lucro dos negócios.

Como gerenciar a folha de pagamento de forma inteligente e simplificada

Como vimos neste material, os recursos humanos são o bem mais valioso para qualquer organização e a sua eficiência está diretamente relacionada com a sustentabilidade e rentabilidade do negócio.

Implementar um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) ao gerenciamento de folha de pagamento é essencial para suprir as necessidades do departamento de recursos humanos de forma otimizada. 

O sistema unificado do ERP torna o processamento de salários, custos operacionais e gestão de folha de pagamento e de pessoal muito mais fácil e inteligente. Ele ajuda a planejar os recursos por meio da integração de dados e processos, fornecendo visão de todos os encargos e descontos a serem integrados na folha de pagamento.

Além disso, a ferramenta é essencial para organizar a contratação de funcionários, resolver questões como recrutamento, atribuições de departamentos, salários, desempenho, subsídios e muito mais. 

Veja as vantagens de um software ERP para gestão de folha de pagamento:

• Processamento da folha de pagamento de maneira periódica.
• Controle de lançamentos e históricos, com relatórios intuitivos e bem detalhados.
• Administração de rescisão e encargos.
• Gestão de afastamentos.
• Criação de guias de recolhimento de encargos sociais.
• Controle de benefícios. 

Uma gestão de folha de pagamento bem projetada e integrada com softwares ERP ajuda as empresas a obter uma equipe de RH robusta e a eliminar as adversidades que surgem ao trabalhar com uma força de trabalho diversificada.

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Nosso time de profissionais está preparado para auxiliar as empresas a gerar mais resultados positivos, aumentar a inteligência e agilidade na gestão de custos operacionais. 

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