Aprenda como organizar os insumos da sua empresa

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Em uma organização que trabalha para prover um produto ou serviço, seja ela uma gigante no mercado, pequena, média ou, ainda, um microempreendedor, está fadada ao fracasso se o planejamento é falho ou inexistente. De semelhante modo, a organização de insumos na empresa é primordial para que o negócio cresça.

Para atender a demanda e obter o sucesso no seu empreendimento, é necessário que a administração seja capaz de fazer uma gestão eficiente de tudo que compõe a organização, desde a gestão de materiais, até a produção, o setor financeiro e os processos. Pensando nisso, preparamos este artigo com algumas orientações. Acompanhe!

Controle os estoques

Manter o seu estoque organizado é fundamental. Além evitar o excesso ou a falta dos produtos, controlar a estocagem tem grande função na área financeira da empresa. Em outras palavras, o estoque físico vai refletir nas finanças: você pode saber a quantidade de matéria-prima e/ou mercadoria disponível, bem como o valor monetário que isso simboliza.

Para não perder as rédeas das entradas e saídas do seu estoque, tanto em dinheiro quanto em insumos, siga as estratégias a seguir.

Estoque físico

Faça um inventário de espécie rotativa. Monte um sistema para contar periodicamente alguns itens elegidos. O que você encontrar de diferente na contagem, investigue a razão. Esse método pode ser feito diariamente.

Não deixe que nenhuma parte de seu estoque seja transferido, trocado ou produzido sem uma devida requisição de saída. Documentar tudo é muito importante. Use um sistema informatizado para registrar entradas e saídas.

Estoque financeiro

Tanto a entrada quanto a saída de materiais, seja para fins comerciais externos seja para a produção, deve ser acompanhada de perto. Não deixe que esse controle não seja uma obrigatoriedade.

Todas as movimentações que acontecem na empresa geram um registro contábil. Isso deve ser usado a favor da sua gestão. As normas de entrada e saída de estoque devem ser seguidas à risca.

Assim, as informações estatísticas sobre o que está sendo produzido/vendido/repassado dão a base para que o giro acerca dos materiais e mercadorias seja calculado, além de prover a garantia de que tudo está sendo usado com o maior aproveitamento possível.

Defina e analise o seu público-alvo

Para quem é o seu produto? Qual diferencial competitivo ele apresenta para ser uma solução mais atraente que a do concorrente? Seja qual for o fator decidido, é indiscutível que você precisa saber qual é a expectativa do seu cliente.

Por isso, saber quem é o seu cliente ideal é o primeiro passo. Quando você define os grandes objetivos da empresa, para poder criar uma estratégia de sucesso, é preciso que você conheça o seu público-alvo a fim de, justamente, saber como alcançá-los.

Depois desse passo, o planejamento tático entra em ação, quando começamos a analisar não apenas o cliente enquanto mero consumidor, mas também a sua demanda: quais são as condições de venda mais atraentes? Quais prazos suprem essa demanda?

Dados acerca da logística, no sentido de tamanho de requisições, volume de vendas, manuseio de carga, localização etc., também devem ser considerados. A estratégia deve caminhar de forma a garantir a máxima utilização dos recursos para resultados eficazes.

Defina a localização dos insumos

O importante aqui é garantir que o armazenamento seja ideal, bem como pensar questões de retirada e transporte. Assegure-se de manter os seus produtos prontos para saída sem mais dificuldades.

Pensar no local como um meio de estar próximo ao cliente ou aos pontos de venda pode conferir mais presença no mercado. Situar um centro de distribuição desta maneira consolida mais rapidamente as tendências de consumo.

É possível optar por diversos formatos quanto à localização. O depósito pode ficar próximo à produção, garantindo comunicação rápida entre as equipes das duas áreas, bem como a cooperação entre elas.

Para tomar essa decisão, considere o porte da sua empresa, dando atenção especial ao volume que o seu estoque precisa ter. É possível terceirizar e alugar estoques, mas vale a pena lembrar que o fluxo de mercadorias fica mais controlado quando não.

Sempre cumpra os prazos

A primeira dica para não deixar de cumprir os prazos é nunca dar uma previsão mirabolante. Sempre dê prazos que a empresa pode respeitar, mesmo que isso signifique um período um pouco maior do que o ideal.

Faça o cálculo do prazo já prevendo o tempo de produção do serviço, além de uma folga para incidentes e acontecimentos inesperados. Não se corrompa pela pressão de oferecer prazos mais curtos (e impossíveis), mesmo que a sua concorrência faça isso.

A sua empresa deve cumprir o compromisso que firmou com o cliente, isso é sinônimo de qualidade. Caso o prazo esteja sendo uma desvantagem competitiva, coloque em pauta no planejamento e faça essa redução de forma estruturada.

Invista em tecnologia para otimizar a gestão

Um dos fundamentos da administração é que o que não se pode controlar o que não se mede. Para mensurar a produtividade, use uma solução que lhe permita fazer a gestão das equipes externas: o uso de um ERP.

software de gestão permite que a produção seja monitorada, transformando informações de desempenhos em dados para uma análise de performance. Assim, a tomada de decisão também é orientada, diminuindo o risco de erros e, consequentemente, de prejuízos.

Desde o planejamento, passando pelos cargos intermediários, até chegar nos operadores e em quem faz o transporte, na conservação dos depósitos e na capacitação de quem manuseia os produtos: tudo precisa ser acompanhado de perto — com a ajuda das ferramentas adequadas — para que a qualidade seja garantida.

Para manter a organização dos insumos de uma empresa sob controle, a linha de frente tem que estar alinhada com a estratégia. Todas as pessoas envolvidas nos processos envolvidos devem ter consciência ativa da ordem a ser seguida, não no sentido coercitivo, mas no sentido de harmonia entre as etapas.

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