Alocação de recursos: como diminuir os desafios?

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Ninguém mais duvida de que os tempos mudaram, e, com isso, também mudaram as relações empresariais, de mercado e de trabalho. Hoje em dia, os gestores de uma organização têm pela frente desafios que não eram comuns poucos anos atrás, como a alocação de recursos.

Caso tais desafios não sejam corretamente enfrentados e manejados, podem trazer sérios riscos e prejuízos à empresa, comprometendo seu desempenho e sua competitividade no mercado.

Dentro desse contexto, a correta alocação de recursos figura como um dos fatores mais determinantes no sucesso ou fracasso de uma corporação. Cabe ao gestor (ou aos gestores) responsável desempenhar essa atividade com excelência, para garantir a alta performance e diminuir os custos.

Obviamente, isso não é uma tarefa fácil e exige um alto nível de conhecimento dos processos empresariais e excelente capacidade de planejar estrategicamente.

Mas como diminuir os desafios do gestor quando se fala em alocação de recursos? Confira o artigo de hoje e fique por dentro!

Alocação de recursos: a importância da visão além do alcance

Só é possível realizar a alocação de recursos de maneira efetiva e eficiente se o gestor responsável tiver uma visão sistêmica de toda a organização. Sabendo o que cada área, departamento ou projeto realmente necessita, ele pode demandar os recursos que têm disponível de maneira assertiva.

Entretanto, para fazer isso, obviamente, o gestor tem que estar ciente dos recursos que possui “em suas mãos” e como pode utilizar melhor cada um deles. Com a combinação da visão das necessidades mais a compreensão total dos recursos disponíveis, os resultados tendem a ser excepcionais.

Dentro do gerenciamento de um projeto em específico, por exemplo, sabendo exatamente cada etapa e objetivo do projeto e quais habilidades e competências cada um dos colaboradores envolvidos possui, fica muito mais fácil delegar as tarefas a quem é mais competente para realizá-las, correto? Parece simples e, inclusive, um pouco óbvio, mas acredite: não é tão fácil quanto parece, especialmente em empresas de maior porte.

Então, quais ferramentas o gestor pode lançar mão, a fim de ampliar sua visão sistêmica da empresa e, assim, aprimorar a alocação de recursos? Confira a seguir.

Ferramentas para aprimorar a gestão e a alocação de recursos

Relatórios gerenciais

Para saber o que acontece dentro da empresa, é preciso ter informações à sua disposição, não é mesmo? Como cada departamento ou setor da empresa está desempenhando suas atividades previstas para determinado período? Onde estão as falhas? Como solucioná-las?

Essas questões podem ser respondidas por meio de relatórios gerenciais periódicos. Esse tipo de documento é crucial para auxiliá-lo na tomada de decisões assertivas e para a correta alocação de recursos dentro da organização. Reúna sua equipe de gerentes com frequência e discuta com eles os resultados, as necessidades e as prioridades de cada departamento.

Softwares de gestão

Entramos de vez na era da hiperconectividade. Então por que não fazer bom uso dela, em prol do bom desempenho da organização e da correta alocação de recursos? A aquisição de um software de gestão é uma excelente opção para auxiliar os gestores nessa tarefa.

A partir do momento em que esse tipo de ferramenta passa a fazer parte do dia a dia da empresa, todos os processos se unem e se conectam em uma mesma plataforma. O acesso às informações se dá de maneira direta, rápida e organizada, e relatórios e indicadores são gerados de maneira automática e sem complicações.

Com isso, é possível ampliar a visão sistêmica dos gestores – imprescindível para a correta alocação dos recursos – e facilitar de maneira excepcional o entendimento dos processos e estratégias empresariais, levando a tomadas de decisões mais ágeis e certeiras.

Terceirizações e parcerias

Outra boa maneira de realizar uma alocação de recursos eficientemente é com a terceirização de serviços necessários à empresa, mas que não estão ligados diretamente à sua atividade principal, como a a área de TI, a segurança, a limpeza ou a portaria, por exemplo.

Ao delegar esses serviços a empresas especializadas, as companhias podem focar seus esforços no desenvolvimento e qualificação de seus produtos e serviços. Além disso, os custos com contratação de mão de obra e treinamento e capacitação de pessoal são sensivelmente diminuídos.

Dentro desse mesmo contexto, as parcerias com outras empresas, com maior know-how do que a sua em determinado processo ou serviço, é uma forma inteligente e acertada de alocar recursos de maneira correta. Em alguns casos, os investimentos necessários à criação de um departamento específico para a área faltante não compensam e não trazem os mesmos resultados que a parceria com outra organização especializada pode trazer.

Benefícios da correta alocação de recursos

Você pode estar se perguntando agora se o esforço para alocar recursos da maneira mais eficiente vale mesmo a pena. Quando realizada da maneira correta, essa estratégia traz, sim, inúmeros benefícios à corporação. Os principais são:

  • Redução de custos: quando se sabe quais recursos serão destinados a quais setores ou atividades, os riscos de gastos desnecessários e equivocados diminuem sensivelmente;
  • Aumento da performance e da produtividade: alocando os recursos certos para as atividades certas, a produtividade e a performance se elevam consideravelmente, diminuindo atrasos na entrega de projetos, sobrecarga de colaboradores e adiamento de tarefas.
  • Foco nas estratégias: caso o gestor consiga monitorar e coordenar de maneira eficiente a alocação de recursos, o foco nas estratégias, objetivos e metas da empresa será extremamente facilitado.

A alocação de recursos, quando realizada de maneira eficiente, é capaz de destinar corretamente os recursos de uma empresa, de modo que eles possam ser utilizados da melhor forma possível, convertendo-se em resultados finais positivos à companhia.

E é esse o principal desafio dos gestores responsáveis por essa atividade. Como você pôde observar, essa não é das tarefas mais simples de se executar.

Porém, se você souber utilizar sua expertise, aliada às ferramentas disponíveis atualmente para ajudá-lo nesse desafio, seu trabalho será bastante facilitado, e os resultados alcançados serão os melhores.

E você, como lida com os desafios inerentes à alocação de recursos em sua empresa? Utiliza alguma das estratégias citadas aqui? Compartilhe sua experiência com a gente nos comentários e enriqueça a discussão sobre o assunto!