Cada vez mais empresas aderem ao sistema ERP por entender a necessidade de integrar todos os seus setores para conseguir melhores resultados — afinal, ele pode ajudar a solucionar uma série de problemas e a tornar a organização mais coesa.

Segundo o artigo do Olhar Digital, o ERP tem tudo para ser o sistema do futuro, desde que se adapte às mudanças. Realmente, esse tipo de software proporciona grandes avanços, tanto tecnológicos quanto operacionais, quando sua implementação é bem realizada.

Nesse sentido, o grande erro ao começar a utilizar o sistema é achar que ele fará uma mágica e que as pessoas aprenderão a utilizá-lo rapidamente. Outro equívoco é achar que o processo de implantação será instantâneo e que não provocará mudanças. Isso pode agravar a situação da empresa e até causar prejuízos.

Por isso, confira o artigo de hoje e saiba como se prevenir. Boa leitura!

O que você não deve fazer ao implantar um ERP?

Se você quer que o seu ERP seja um sucesso, veja abaixo os 9 erros que não deve cometer ao implantar o software.

1. Acreditar que a solução ERP vem pronta

O sistema ERP não é algo engessado ou que vem pronto: ele precisa se adaptar às necessidades e peculiaridades da sua empresa para trazer melhores resultados. Assim, ele leva em consideração os seguintes fatores:

• a infraestrutura da empresa;
• os recursos de segurança;
• a realização de testes personalizados;
• o treinamento dos funcionários;
• a melhor forma de integrar os setores.

Claro que essas são apenas algumas etapas. No entanto, elas são fundamentais para o sucesso da implantação e não podem ser deixadas de lado.

Além disso, é importante averiguar se o sistema escolhido oferece manutenção e suporte no pós-implantação, já que existe o risco de que problemas graves na migração resultem em prejuízos financeiros — principalmente em casos de personalização ou de mudança nos processos.

A princípio, tudo isso pode parecer um tanto trabalhoso. No entanto, basta ter em mente que, quando o sistema ERP estiver rodando sem erros, todo o investimento será recompensado pelos resultados positivos observados na sua empresa — como o ganho na eficiência, na qualidade e no desempenho.

2. Não planejar a migração

Para implementar o ERP é preciso fazer um grande planejamento, como vimos no tópico anterior — afinal, o seu funcionamento afetará todas as áreas da empresa. É preciso estabelecer processos e como eles funcionarão após a implementação do sistema.

Isso inclui verificar os impactos que ocorrerão, quanto tempo esse processo demorará, quais serão os recursos necessários, entre outros detalhes. Essa etapa é fundamental e, quando negligenciada, pode atrapalhar todo o resultado.

3. Não selecionar fornecedores

Existem muitas empresas que oferecem esse tipo de software. Embora o preço seja um atrativo, optar pelo produto mais barato pode não ser a melhor escolha. É preciso verificar quais são as opções e o que cada uma oferece à sua empresa.

Muito além disso, deve-se saber qual suporte você terá da fornecedora, pois isso é fundamental para o êxito da implementação.

4. Não pensar no tipo de licenciamento do software

Antes de escolher um software de ERP, é preciso saber que existem diversas modalidades de licenciamento. Assim, você deve optar por aquela que melhor se adapta à sua empresa. Para entender melhor, veja algumas opções disponíveis no mercado:

• sistemas instalados em servidores próprios;
• utilização de servidores terceirizados para implantação do sistema;
• solução baseada em Cloud (dados em nuvem);
• licença de uso para cada usuário único.

Cabe ressaltar que cada uma dessas modalidades apresenta vantagens e desvantagens — de acordo com o seu tipo de negócio — e que elas podem ser mescladas entre si.

5. Não ter profissionais para acompanhar esse processo

Deixar tudo na mão da sua fornecedora é um grande erro. É preciso ter, pelo menos, um profissional da sua empresa para acompanhar todo esse processo. Isso quer dizer que ele deve estar envolvido desde o planejamento até a pós-implantação do programa.

Ele deve estar ciente de tudo o que ocorre em todas as fases, trabalhar para que os erros sejam solucionados (pois eles aparecerão em algum momento) e também ajudar a implantar a mudança da cultura organizacional.

Além disso, esse profissional deve dominar toda a customização — afinal, ela precisa estar adequada às necessidades da empresa para não criar lacunas no futuro.

6. Não preparar os seus funcionários

A implementação de um ERP influencia os processos da empresa como um todo. Por isso, os funcionários precisarão se adaptar a essa nova rotina, que não apenas estará ligada à mudança do sistema, mas, muitas vezes, também aos processos.

Treine os funcionários e deixe claro para eles os motivos pelos quais as mudanças estão ocorrendo, quais os impactos que elas poderão causar e também os benefícios por elas proporcionados.

7. Não investir em segurança

De fato, a criação de uma política de segurança e de sigilo dos dados da organização é fundamental. Logo, ela precisa abranger todos os colaboradores e fornecedores da empresa. Para que isso ocorra corretamente, é necessário estabelecer de forma clara os direitos e os deveres de todas as partes.

Além disso, é importante definir senhas de acesso para garantir que o sistema ERP será acessado somente por pessoas autorizadas e realizar backups periódicos dos arquivos para resguardar dados relevantes para a organização.

8. Não cuidar da manutenção

Mesmo depois de implantado e funcionando é preciso sempre verificar se existem melhorias que podem ser feitas e atualizações disponíveis para o sistema. Nesse caso, o contato com o fornecedor deve ser mantido — também é essencial contar com profissionais de TI para cuidar de todo esse processo.

9. Não utilizar todo o potencial do sistema ERP

Por último, é fundamental ressaltar que o sistema ERP é uma solução robusta, que entrega diversas funcionalidades para o seu negócio. Contudo, os dados apontam que menos da metade das empresas possuem claro entendimento sobre todos os recursos disponíveis.

Se pararmos para refletir sobre o tempo e dinheiro gastos implantação do software, torna-se um desperdício a não utilização de todo o seu potencial, não é mesmo?

Por isso, é necessário dedicar algum tempo para compreender o sistema e definir a melhor forma de alinhá-lo às peculiaridades da sua empresa. Assim, contar com o apoio da fornecedora nesse processo é fundamental.

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