Um sistema ERP, sigla em inglês para Sistema Integrado de Gestão Empresarial, trabalha a gestão administrativa, financeira e comercial de uma empresa de forma integrada. O software permite um planejamento mais assertivo, o que reduz gastos e otimiza processos de produção. Para uma empresa se adaptar ao sistema, é necessário cumprir seis etapas para total implementação e aproveitamento do ERP:
1 – Faça um levantamento de demandas
Qual é o departamento com o menor índice de cumprimento do planejamento anual? O setor financeiro está fazendo bons planejamentos? Dedique um tempo para fazer um processo de feedback 360° (em que colaboradores, clientes e diretoria participam e se avaliam mutamente). A partir disso, levante os departamentos mais problemáticos e que melhor se beneficiariam por um sistema de gestão eletrônico.
2 – Pesquise bem os tipos de software
A implantação de um sistema ERP começa com uma pesquisa em sites, fóruns online e consultas com outras empresas do ramo. Ouça o feedback de diferentes empresas para escolher a proposta que mais se adequa às suas demandas. Aproveite para se consultar com os profissionais do departamento de TI sobre a pesquisa. A equipe de TI pode ser uma grande parceira no processo de implantação de um software de gestão novo.
3 – Mapeie sua infraestrutra
Cadastre cada computador, hardware e mouse que sua empresa possui. Vai ser necessário adquirir um monitor novo? Anote tudo e aproveite para fazer as formatações necessárias nas máquinas mais antigas. Pode ser necessária a instalação de um novo servidor e a formulação de um banco de dados para empresa. Na hora de escolher um sistema ERP, a demanda por novos materiais pode pesar no bolso.
4 – Adquira a infraestrutura necessária
Na parte de compras de novas máquinas ou gadgets, é importante dedicar um tempo a uma pesquisa de campo para encontrar o melhor custo benefício. A internet é uma das formas mais eficientes de se encontrar um preço adequado para um empreendimento pagar. Às vezes, é válido recorrer a fóruns de internet ou consultar a experiência de outras empresas que instalaram ERP.
5 – Capacite sua equipe
Não adianta possuir um sistema moderno se a equipe não tirar o melhor proveito disso. Invista na capacitação de seus colaboradores para que usem o software de gestão da forma mais eficiente possível. Pode ser um workshop para a equipe como um todo ou um curso de gestão para os diretores de cada setor. Depois, passe para eles a responsabilidade do ensino para os demais colaboradores. Novamente, a equipe de TI possui um papel importante, pois seus colaboradores podem ministrar o curso.
6 – Construa um sistema de feedback
Eventuais dúvidas vão aparecer na fase de instalação do produto e no período de adaptação a ele. Para agilizar o processo para sua equipe, é interessante investir em um sistema de feedback, deixando alguns colaboradores – provavelmente do setor de TI – que estejam mais familiarizados com o software com algum tempo sem demandas para resolver os questionamentos dos funcionários
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