5 sinais de que sua empresa precisa de um sistema ERP para gestão financeira

Como um ERP auxilia na gestão financeira
15 de abril de 2021

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Os gerentes financeiros de cada corporação lidam diariamente com diversos dados, que podem ser da própria empresa, como números de funcionários e pagamentos, ou de terceiros, como orçamentos, negociações e cadastros de fornecedores. Por conta disso, a falta de um sistema ERP para gestão financeira pode impactar na produtividade e nos negócios.

Afinal, com tantas informações diferentes, o gestor necessita de programas para cada atividade. Além disso, devido à quantidade de fórmulas e números, será necessário montar diferentes planilhas para conseguir realizar cada passo,
acarretando um grande volume de arquivos para, no final, gerar o relatório.

Todos esses longos processos geram dificuldades e gastos de tempo alocados em uma única atividade, que poderia estar sendo utilizada em outros projetos, visando os próximos passos e o crescimento da companhia, algo tão importante e necessário para todos que ocupam um cargo na companhia.

Porém, existe alguma maneira de perceber que é necessário contar com um sistema ERP para gestão financeira? Antes de responder essa pergunta, vamos por partes para entender o que é sistema ERP.

O que é Sistema ERP?

O Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ou, em inglês, Enterprise Resource Planning) foi desenvolvido para ser uma solução única e totalmente integrada, visando a automatização dos processos de uma empresa. Em uma única
arquitetura, o ERP une aplicativos e compartilha a mesma base de dados entre eles, facilitando a execução de múltiplas tarefas em um único lugar.

Como é o dia a dia do gestor financeiro?

Para descobrir se chegou a hora da sua empresa contar com um software de gestão, vamos abordar, nos próximos parágrafos, cinco sinais e pontos que devem ser observados e considerados pelo gestor financeiro, e administradores, para tomar essa decisão.

O primeiro sinal está no dia a dia. O gestor financeiro lida, diariamente, com desafios como colocar os dados e resultados nas diferentes planilhas de maneira manual (para ver os números de entrada, saída ou o consolidado daquele mês/período) ou entender como a empresa está performando. Nesse exemplo, o EPR pode auxiliar, já que reduzirá essa rotina de diferentes planilhas e programas para o dia a dia, que tratam, de maneira individual, cada informação que poderia estar integrada em um único lugar.

Lidar com dinheiro, orçamentos, pagamentos e fluxo de caixa também demanda esforço e, muitas vezes, o envolvimento de outros membros da equipe. Por isso, ter dentro da mesma plataforma todas as opções bancárias garante que o gestor acesse as contas e realize os pagamentos de fornecedores, funcionários e outras operações bancárias necessárias com toda a integração e cuidado que o ERP proporciona.

Com isso, sobra tempo para a realização de um trabalho importante com os bancos: o relacionamento, algo que só pode ser feito com uma correta perspectiva financeira da companhia. Caso isso não esteja acontecendo, se torna um ponto de atenção e um segundo sinal. Afinal, estar em dia com as contas e saber que os dados bancários estão em ordem, garante acessos a benefícios, descontos em possíveis taxas e confirma que a sua empresa está em ordem.

Ainda falando da parte financeira, a integração pode ajudar na economia de gastos que parecem relativamente simples no primeiro momento, como o de papel, tintas para impressoras ou outros suprimentos de papelaria, mas que podem gerar um grande impacto no orçamento, dependendo do tamanho da empresa. E nada melhor que contar com a organização em uma única tela a ter uma imensa pilha de papéis.

Com a conexão de departamentos e uma melhor gestão financeira, será possível olhar ainda mais para dentro da companhia e entender como é a administração referente às atividades relacionadas à equipe. Aqui, neste terceiro sinal, falamos de todos os setores da companhia, não só do financeiro.

Muitas companhias funcionam como uma engrenagem e qualquer falha em determinado setor pode acarretar paralisação das atividades de outros colaboradores que não têm relação direta com aquela demanda. Além disso, se
essa empresa for uma fábrica, cada minuto que o chão ficar parado pode gerar consequências orçamentárias negativas e atrasos para os clientes finais.

Com a administração por meio do ERP, é possível entender todo o funcionamento de mão de obra e, até mesmo, das máquinas, possibilitando melhor o planejamento e a manutenção de maneira mais fácil ou de entender rapidamente como, em caso de falhas, qual é a melhor solução para a continuidade e correto fluxo.

Outro ponto benéfico é o melhor controle das atividades. O gestor financeiro, por meio da ferramenta, pode analisar como o departamento, o produto ou a demanda é desempenhada, possibilitando que a companhia trace estratégias e aumente o foco naquilo, caso os números estejam positivos, ou mude o seu foco se não estiver colhendo os melhores resultados.

Assim, chegamos ao quarto sinal de que o sistema ERP pode auxiliar o departamento de gestão contábil e financeira, além de todos os outros funcionários: objetivos individuais, de departamentos e de toda a empresa.

Muitas companhias determinam metas para os seus funcionários, departamentos ou gestores. Mas esse controle pode ser, muitas vezes, problemático por conta da quantidade de informações que serão entregues e de maneiras separadas, já que cada área desenvolverá o seu relatório e, algumas vezes, diferentes métodos de controle. Com o software de gestão, é possível gerenciar como essas métricas serão adicionadas.

Por exemplo, imagine que a companhia conte com cinco gerentes. Cada um deles contará com acesso ao sistema e, assim, conseguirá adicionar as informações do seu setor da maneira que foi determinada anteriormente. Esses dados, dependendo de qual for o objetivo, podem ser unificados instantaneamente, mostrando que a área ou a empresa alcançou os objetivos propostos.

Caso o foco seja individual, onde falamos de um único colaborador ou de uma única área, também é possível gerenciar e ver se a meta foi alcançada, facilitando nas tomadas de decisões futuras e, se for o caso, no estudo para as respectivas bonificações ou possíveis mudanças de estratégias para melhorar o rendimento de cada um deles.

Fechando os cinco sinais, vamos falar de desperdício de tempo na gestão de dados. Listamos anteriormente várias informações que ocorrem no dia a dia de, praticamente, todas as médias e grandes companhias ou fábricas. Agora imagine a quantidade de números, valores e informações que são geradas a cada minuto.

Tudo isso precisará ser reportado integralmente ou de maneira separada para, assim, entender quais decisões corporativas serão tomadas para o futuro da companhia. Ou seja, sem a tecnologia do ERP, será necessário trabalhar
individualmente em cada planilha, apresentação ou de outra maneira escolhida pelo gestor financeiro.

E essa grande quantidade de informações pode gerar, além de atrasos, erros e duplicidade de informações, já que serão dados vindos de todos os lados e, às vezes, um simples descarte errôneo de uma folha de papel pode ocasionar na repetição de uma atividade de dias, interferindo em um tempo que poderia ser usado para a organização pensar estrategicamente no futuro.

SAP Business One

Citamos cinco pontos e desafios que os gestores financeiros e as companhias passam quase diariamente. E, em todos eles, tivemos um personagem em comum para auxiliar: o software de gestão SAP Business One.

Como já explicado, ele foi desenvolvido para unificar e solucionar todos os processos que demandam tempo, enormes papeladas e muita atenção. Quando a companhia adota esse sistema, o gestor financeiro pode contar, além de todas as opções citadas, com a consistência em seu trabalho e a facilidade para resolver conflitos do dia a dia.

Como a Uppertools pode te ajudar?

A Uppertools, especialista em soluções ERP de alta qualidade, conta com profissionais capacitados para entender e auxiliar todas as demandas das companhias, independentemente do seu setor de atuação. Parceira da SAP no Brasil, a empresa fornece o SAP B1 e é a fabricante da suíte certificada BR One.

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