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4 ferramentas simples de Gestão de Tempo para a sua empresa

Se na Física a velocidade é o resultado da divisão da distância percorrida pelo tempo gasto no trajeto, no ambiente corporativo a produtividade pode ser vista como o trabalho realizado em determinado período. Logo, se alguém faz mais tarefas em menos tempo, torna-se um profissional mais produtivo.

O tempo é um recurso limitado, principalmente no ambiente corporativo, onde distrações, congestionamentos e burocracia são fatores que “queimam” minutos preciosos em um dia. Com agendas cada vez mais apertadas, as empresas muitas vezes necessitam de recursos que ajudem a otimizar os processos e aumentar a produtividade. Por esse motivo, as ferramentas de gestão de tempo são quase que indispensáveis para qualquer empresa na atualidade.

Veja, em seguida, quatro ferramentas de gestão de tempo fáceis de serem usadas no cotidiano. Acompanhe!

1. Cronograma de atividades

Quem nunca começou uma tarefa, no meio do caminho pegou outra e, no fim das contas, não realizou nenhuma, não é mesmo? Em muitos casos, a falta de organização no trabalho é a causa do desperdício de tempo.

Com um simples cronograma que liste as atividades e as respectivas datas, já é possível economizar minutos valiosos. Esse instrumento pode ser realizado tanto em uma planilha de computador quanto em uma agenda de papel.

Começar a semana com os compromissos definidos e organizados em um local de fácil acesso é muito útil para evitar falta de foco no dia a dia.

2. Checklist

Não basta listar as tarefas se você não tem um controle do que é feito, concorda? Entre as ferramentas de gestão de tempo, uma de grande eficiência é a checklist. Ela permite que você altere os status de realização de uma tarefa, como “em aberto”, “em andamento”, “concluído”, entre outras possibilidades.

A checklist pode ser feita numa folha de papel ou em um aplicativo próprio para essa finalidade. Ao começar a usar essa ferramenta, de forma inconsciente, você se comprometerá com a execução do que foi planejado. Isso porque o cérebro encara o compromisso anotado como uma responsabilidade e se sente recompensado quando o item é realizado.

3. Aplicativos com ferramentas de gestão de tempo

Se por um lado alguns aplicativos dispersam a atenção, como aqueles de mensagens instantâneas ou os de redes sociais, outros são aliados na hora de economizar tempo e de aumentar a produtividade.

O aplicativo Evernote, por exemplo, permite que você crie listas de tarefas e estabeleça alertas para se lembrar dos compromissos. Ele pode ser muito útil para a execução da checklist que mencionamos antes.

Outro aplicativo que contribui para tornar o profissional mais produtivo é o Pomodoro. Nesse caso, a pessoa intercala períodos de trabalho de 25 minutos com pausas de 5 minutos. Para evitar distrações e garantir o alcance das metas, o aplicativo aponta o tempo certo de começar o intervalo.

4. Sistemas de automatização de processos

Levantar da própria cadeira, passar pelo corredor, tomar um café no meio do caminho e conversar com alguns colegas para, então, entregar um relatório para um gerente de área. Nesse percurso, alguns minutos podem ser desperdiçados sem que as pessoas percebam.

Para evitar gargalos e entraves entre um setor e outro, a utilização de sistemas de gestão pode ser uma maneira eficiente de fazer dados circularem com rapidez na empresa. Dessa forma, os profissionais conseguem acessar com mais agilidade as informações necessárias para o desenvolvimento de tarefas, sem precisar gastar tempo para encontrá-las.

Além das que apontamos no post de hoje, quais outras ferramentas de gestão de tempo você utiliza no seu dia a dia? Compartilhe sua experiência aqui nos comentários.