10 problemas resolvidos com um sistema de gestão de estoque

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A sua empresa está fazendo uma gestão de estoque que permite que a empresa ofereça os produtos certos na hora exata? Com ela, é possível saber tudo o que se tem no depósito e, a partir desses dados, programar as compras. Trata-se, então, de um setor que deve ter um planejamento bastante preciso.

Com um sistema de gestão de estoque adequado, é mais fácil controlar diferentes aspectos dessa operação. Assim, tem-se mais eficiência no uso de recursos e no planejamento de vendas, por exemplo, de forma a evitar prejuízos. Além disso, com uma ferramenta especializada, a tarefa é feita de forma automática, ficando mais ágil, simples e eficiente, permitindo que a equipe dedique mais tempo a atividades estratégicas.

Quer saber quais problemas podem ser resolvidos com a adoção de um sistema desse tipo? Confira a seguir!

1. Otimização de processos

Um sistema de gestão de estoque automatiza as tarefas internas. Com isso, todas as atividades são centralizadas, padronizadas e de fácil acesso para a equipe. Assim, há a otimização dos processos de vários setores do negócio e ganha-se tempo.

2. Pedido de compra

Esse tipo de ferramenta identifica quando há um novo pedido de compra e qual o prazo para a entrega da mercadoria. No fim do processo, indica se ele foi entregue ou não no prazo, bem como se o fornecedor mandou tudo o que foi solicitado ou se deixou algo pendente.

Isso significa que um sistema como esse garante que os produtos sejam entregues na data certa. Afinal, ele evita que se aceite um pedido quando o item não estiver disponível. Assim, a empresa não terá clientes insatisfeitos por não receberem o produto na data prometida.

3. Ordem de produção

O controle e o acompanhamento da ordem de produção permitem identificar o que é realmente utilizado e, dessa forma, deixar o sistema sempre atualizado com o estoque real. Com isso, a própria ferramenta identifica se o estoque tem as quantidades necessárias ou se há algo em falta e já provisiona as quantidades necessárias.

Assim, não é preciso parar o processo de produção por falta de matéria-prima, fazer novo pedido de compra e esperar a entrega dos insumos, por exemplo. Esse tipo de atraso pode representar um prejuízo importante para o empreendimento — com um sistema de gestão de estoque, evitam-se essas dificuldades.

4. Alerta de estoque mínimo

Um recurso importante do sistema de gestão de estoque é o alerta de estoque mínimo. Esse recurso informa quando um produto atinge a quantidade mínima disponível em estoque e que é o momento de efetuar uma nova compra daquele item.

5. Redução de erros

Um sistema de gestão de estoque permite prevenir problemas e reduzir o índice de erros. Isso porque, quando o controle é feito de forma manual, é quase impossível não deixar que situações passem despercebidas e, assim, terminem em falhas.

E é importante ter em mente que mesmo os defeitos que pareçam insignificantes podem causar dificuldades na conciliação de dados. Isso, inevitavelmente, leva a imprecisões nos processos contábeis e gerenciais da companhia e pode se transformar em grandes transtornos.

6. Contenção de desperdícios de recursos

Não ter produtos para vender afeta a satisfação do cliente, mas ter mercadorias em excesso pode trazer prejuízos às finanças da empresa. Então, quanto melhor é a gestão de estoque da organização, menor é a chance de que se comprem itens desnecessários.

7. Prevenção de prejuízos

Quando a organização tem um sistema de gestão de estoque, sabe quais mercadorias saem rapidamente e quais demoram, qual a frequência de reposição e assim por diante. Assim, pode identificar as causas das perdas e preveni-las, além de desenvolver ações promocionais para que nem a empresa nem os clientes sejam prejudicados.

Ou seja, quando há uma quantidade grande de um produto em estoque, a empresa pode lançar uma promoção para liberar espaço no depósito. O mesmo ocorre quando a ferramenta identifica que o prazo de validade de itens armazenados está perto do vencimento — afinal, esse é um momento importante para colocá-los em oferta.

Além disso, as promoções podem ser excelentes instrumentos de apoio às estratégias de marketing da companhia. Afinal, elas ajudam a atrair a atenção de novos clientes e a engajar os já antigos, o que pode representar um diferencial competitivo para a companhia.

8. Atualização automática

Esse tipo de solução faz todas as operações de entrada e saída de estoque automaticamente. Assim, quando uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é recebida, as autoridades identificam que a empresa tem aquela quantidade disponível em seu estoque.

Quando a empresa emite uma NF-e, por sua vez, o governo é informado de que o estoque foi diminuído. Além disso, a Receita Federal do Brasil (RFB) sabe os produtos e as quantidades pelo documento enviado mensalmente pela organização. Essa atualização automática facilita o confronto de informações.

9. Gestão e emissão de relatórios

Periodicamente, o sistema de gestão de estoque emite relatórios variados: estoque próprio, de terceiros em poder da empresa e da empresa em poder de terceiros. Assim, a equipe pode saber onde está um produto ou mesmo se uma mercadoria enviada por um terceiro não foi totalmente devolvida.

Esse cuidado é essencial para garantir que os itens sejam completamente devolvidos a quem os enviou. Se isso não ocorrer por meio de um controle efetivo feito pela organização, ela pode ficar sujeita a receber multas por atrasos.

10. Atendimento ao cliente

Qualquer que seja a área de atuação do empreendimento, atender às necessidades dos clientes é fundamental. Só assim é possível ter consumidores sempre satisfeitos. O sistema de gestão de estoque é o recurso primordial para isso, pois permite saber o que e quando comprar para assegurar o bom atendimento ao público.

Em resumo, a gestão de estoque é crucial para a organização. É como se ela fosse o alicerce da empresa: se não há um controle da entrada e da saída de produtos efetivo, a qualidade do atendimento ao cliente é afetada e a empresa fica mais vulnerável e sujeita a desvios.

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