A implantação de um ERP, Enterprise Resource Planning, requer diversos desafios para a organização. Por envolver diversas áreas da empresa é preciso orquestrar os processos para que não haja problemas em suas etapas. Além da aplicação de metodologias e necessidade de planejamento forte, a elevada complexidade de implementação exige um alto nível de capacitação tanto da equipe técnica quanto dos usuários que utilizarão os sistemas. Formação é fator crítico de sucesso. No entanto, a importância dada à necessidade de treinamento torna-se, muitas vezes, inexpressiva ou subestimada em diversos projetos, podendo levar ao fracasso da operação. Como evitar que aconteça essa falha?

4 aspectos relevantes do treinamento para o uso do ERP merecem ser destacados

1- Considere todas as partes do aprendizado: certamente o parceiro da solução ERP fornecerá a educação técnica que os funcionários que irão utilizar o sistema precisam e oferecerá o suporte contínuo na solução de problemas. Entretanto o parceiro não pode encorajar a dependência de entendimento a longo prazo. É importante que o processo de capacitação seja iniciado antes da sua implantação, mesmo porque os usuários precisam adaptar suas rotinas com o aprendizado dos novos e diferentes processos. No início da utilização é natural pensarem que aumentou o trabalho, devido a falta de experiência na ferramenta, mas essa sensação logo passará e dará margem para que os resultados venham a tona. Existe distinção entre formação técnica e educação dos empregados da organização e é fundamental que os gestores e equipe de implementação do ERP compreendam isso e tratem no nível mais individual possível;

2- Estabeleça foco no usuário: é imprescindível que as pessoas que irão, de fato, utilizar a ferramenta no dia-a-dia, sejam devidamente capacitadas e incorporem a essência do ERP, pois não basta aprenderem como operar o sistema, é preciso ir além e mudar a forma de enxergar as coisas. O treinamento precisa ser intensivo e personalizado, de forma que todos os recursos sejam explorados e eliminado o risco da sensação de frustação causada por desconhecimento da solução, com consequente desuso da ferramenta. É preciso conquistar o cliente para que este fique encantado com a solução de automação empresarial e gere maior eficiência operacional para a empresa;

3- Verifique se existe tempo suficiente: pela experiência das implantações ERP, geralmente leva-se muito tempo entre a formação técnica e funcionários prontos para absorver as mudanças, convencidos que a solução irá funcionar. O time de implementação da organização precisa se precaver para despender todos os esforços necessários a capacitação das pessoas no tempo suficiente ao longo do processo de implementação. Tentar comprimir o cronograma, reduzindo o escopo ou carga horária de treinamento, pode sobrecarregar o funcionário, dificultar o pleno aprendizado e prejudicar muito a aceitação da solução ERP. O interessante é preparar uma agenda para capacitação, estimando o tempo necessário, e honrar com o planejamento;

4- Entenda que as pessoas não aprendem da mesma maneira: o ser humano atinge êxito no aprendizado através de experiências ou técnicas diferentes. Recursos visuais, auditivos, leitura, escrita, desenhos e outros podem afetar de formas distintas a capacidade de aprendizado das pessoas. Para atingir resultados mais satisfatórios, as empresas ao investirem em solução de ERP precisam utilizar diversos recursos ou métodos de aprendizagem, de forma a contemplar o seu capital humano.

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